Aplikacije za online video konferencije kao što su Zoom, WebEx, Skype i GoToMeeting su izvrsni alati koji omogućuju onima koji rade kod kuće da se gotovo susreću sa suradnicima i kolegama. Omogućuje donošenje odluka u stvarnom vremenu i istodobno stvaranje osobnog odnosa sa suradnicima. I sve ove profesionalne suradnje olakšavaju onima od nas koji traže ravnotežu između posla i života kako bi ga pronašli.
Da, ovi alati na mreži zaista su super, dok nisu.
Dok sastanci s tim alatima mogu biti djelotvorni, učinkoviti načini za ljude da se sastaju, postoji nekoliko upozoravajućih priča. Uzmi, primjerice, ženu koja je čuvala nokte na sastanku ... a dok joj nije bila poznata, bila je projicirana na zidnom zaslonu na drugim lokacijama tvrtke diljem svijeta. A onda je bio tip koji je radio od kuće i vidljiv na sastanku samo od prsa. Nosio je lijepu, Oxfordovu košulju. No, kad se ustao sa stolice, došao je do veselja kada je došao do knjige. Nosio je samo boksere ispod Oxforda.
Unatoč tim snafus, virtualni sastanci su uzimajući off u korporativnom svijetu - nešto što one od nas koji rade kod kuće doista cijenimo. Tehnološki napredak, zajedno s voljom više tvrtki da omoguće zaposlenicima da rade barem dio vremena od kuće, napravio je online video konferencije vrijedan, troškovno svjestan način za suradnike.
No, tu je i tamna podrhta koja se povezuje s takvim sastancima, koji se mogu kretati od čistoga histerijskog do pretjerano ponižavajućeg na brzo otpuštanje iz tvrtke. Ako trebate sudjelovati na tim sastancima, evo nekoliko stvari koje morate imati na umu.
01 Video i video Gaffes
Možda mislite da to ne treba reći, ali ako ste u sobi ljudi, a vi ste angažirani na video konferenciji s drugim dalekosežnim sobama ljudi, a vi ste na samom rubu vaše grupe, pa u središtu snimljenog fotoaparata, nije dobro vrijeme za manikuru. Nemojte zaboraviti gdje se nalazite. Vi ste na radnom sastanku. Poštujte svoje kolege i svoju tvrtku.
Negdje u svim videokonferencijskim aplikacijama postoji način za isključivanje zvuka kako se ne može čuti. Budite svjesni lokacije ovog gumba i moći ćete kliknuti na brzinu svjetlosti.
Jednom u videokonferencijskom sastanku nedugo prije, u kojem je potpredsjednik tvrtke držao na strateškom, a to, jasno kao zvono, žena koja je bila na pozivu rekla: "Ovaj tip ne zna što @@ o kojem govori. On je takav @ ** # @ %%. "S gotovo 200 ljudi na pozivu, tišina je bila podjela na ušiju. Nedugo zatim, ta je žena bila odvojena od tvrtke. Lekcija dana: gumb za isključivanje zvuka je vaš prijatelj.
02 Obiteljska pitanja
Naravno, beba koja plače u konferencijskom pozivu je problem. To je očito. Ali što je s psovkim supružnikom koji zvuči u pozadini ili golom malom djetetu koji prolazi kroz vaš ured tijekom videochata. Ako pokušavate projicirati profesionalnost dok radite kod kuće to će vas potkopati na velika vrata! Pobrinite se da vaša obitelj zna (i pridržava se) vaših osnovnih pravila rada.
03 Problemi s kućnim ljubimcima
Tko ne voli Rover? Ljudi s kojima održavate videokonferenciju, koji ga moraju slušati kako laje. Isto vrijedi i za Kitty koji se pomiče na tipkovnicu dok upisujete u chat!
Osim ako postoji vrlo mala skupina na sastanku i smatrate da ste postigli visoku razinu povjerenja i povjerenja s tim ljudima, nije dobro staviti Shih tzu na vas da se nalazite na radnom sastanku!
Kućni ured bi uvijek trebao imati vrata tako da možete isključiti kućne ljubimce i druge potencijalne smetnje tijekom video sastanaka i dobrih staromodnih telefonskih sastanaka. Ovo je također korisno ako se vaš sastanak podudara s najsretnijim momentom psa u danu ... dolasku pošiljatelja.
04 Razmjena zaslona Snafus
Mnogi sustavi za video konferencije omogućuju vam dijeljenje zaslona s drugima na sastanku. To vam omogućuje da otvorite proračunsku tablicu koju ste radili cijeli tjedan i podijelite ga sa svojim članovima tima kako bi mogli vidjeti (a) da zaista znate o čemu govorite kada se radi o ovom projektu i (b) su visoki učesnik jer ste svladali mogućnost dijeljenja zaslona.
Ali nemojte se ispred sebe. Ako imate osjećaj prije videokonferencije da biste mogli podijeliti svoj zaslon, ne zaboravite da će vaš zaslon biti vidljiv svima prije nego što otvorite tu proračunsku tablicu. Na primjer, ne biste bili optimalni, ako ste počeli dijeliti zaslon i svatko, uključujući vašeg šefa, vidio da ste upravo provjerili najnoviju online prodaju na Bed Bath & Beyond ili još gore napisati pismo za novi posao!
05 Etiketa za chat
Online razgovor je brz i snappy i vrsta zabave. Što bi moglo poći po zlu? Pa ... kad je u pitanju video konferencija, razgovor može postati zečja rupa, digitalna uličica koja sažima pažnju s odgovarajućeg sastanka. Zumiranje, popularno rješenje virtualnog sastanka, ima lijepu chat funkciju koja može biti korisna. Chat poruke poput "Izgubila sam zvuk" ili "Postoji li veza do prezentacije?" Jesu dobra pitanja jer mogu upozoriti organizatora sastanka da postoji tehnički problem ili da postoji potreba za dijeljenjem više informacija široko.
No, ova vrsta bočne trake za razgovor tijekom sastanka - pogotovo kada ima desetaka ljudi na sastanku - može brzo zbuniti. Sjeti se da svatko vidi one izvanprijenosne razgovore kao što su "Što danas radiš za ručak, gladujem" ili "Ti si pas je CUTEST!"
06 Izlaz: Koristite svoj uobičajeni smisao
Kao i kod većine tehnologije, on-line video konferencija je čudesan alat koji pokreće poslovni angažman i omogućuje ljudima koji rade izvan tradicionalnog ureda da budu važni suradnici na timu na radnom mjestu.
No, isto kao i kod većine tehnologija, korisnici trebaju snažan, zdrav razumni pojam o tome što je i što nije u redu u videokonferencijskim sastancima. Prije mnogo mjeseci, moj prvi šef imao je ove savjete u vezi s porukom e-pošte : "Ako svoju poruku ne pišete na razglednicu domu majci, vjerojatno ga ne biste trebali slati e-poštom." U svijetu video konferencija, ova vrsta zdravog razuma još uvijek je vrlo dobar savjet.