Kako napisati učinkovite poruke e-pošte

by Laureen Miles Brunelli

9 pravila za pisanje e-pošte koja je lako odgovoriti

Mnogi od nas nisu naučili pisati e-poštu u školi, ali znajući kako napisati e-poštu je neprocjenjiva vještina na radnom mjestu. To je osobito istinito za one koji rade (ili traže) daljinske poslove. Pored dobrog telefonskog etiketa , vjerojatno nema vještine važne za dobivanje i održavanje posla kod kuće.

Dobro napisana e-pošta olakšava primatelju razumijevanje i djelovanje na svojoj poruci. U traženju posla, e-pošta može prethoditi ili čak zamijeniti prvi dojam licem u lice pa je ključna pravopisna poruka i koherentna poruka ključna. I na poslu, nejasne poruke e-pošte uzrokuju zbunjenost i kašnjenja. Slijedite ove savjete kako biste napisali učinkovite poruke e-pošte kolegama, klijentima, potencijalnim klijentima, upraviteljima iznajmljivanja, pa čak i prijateljima i obitelji.

01 Prvo, razmotrite poruku i primatelja

U vašem umu treba započeti s porukom e-pošte, a ne s prstima na tipkovnici. Da biste učinkovito napisali e-poštu, najprije razmislite o tome zašto pišete. Kakav odgovor želite? Koju poruku želite prenijeti? Ako zatražite informacije, prijavite se za posao ili se raspitate o otvore, provjerite je li vaš primatelj zahtjev za radom jasan.

Zatim, razmotrite stajalište primatelja. Koje informacije on mora poduzeti ili razumjeti vašu poruku? Dajte potrebne (ali ne previše) pozadinske informacije. Imajte na umu i odgovarajuću etiketu za ovaj primatelj. Emoticons i kratice, poput OMG ili LOL, nisu prikladne za aplikacije za posao i većinu poslovne e-pošte.

Napišite opisnu liniju predmeta e-pošte

Kada napišete e-mail, nemojte pisati nešto nejasno u naslovu kao što je "hi" ili "work-at-home jobs" ili ostavite prazno. E-poruke s ovakvom vrstom predmeta imaju dobre šanse da se završi u primateljevu spama ili jednostavno ignoriraju. Ako se prijavljujete za posao, navedite naziv mjesta u naslovu. Ako je e-adresa kolegi, napravite predmetnu liniju kratku rečenicu koja sažima svrhu poruke. Još jedna pogodnost za pisanje deskriptivne teme jest da će vam biti lakše pronaći u pristigloj pošti ako ga kasnije trebate pretražiti. Nešto s linijom e-pošte poput "Pitanja" neće biti korisno, međutim.

Pozdravite primatelja ispravno

Ako znate ime svog primatelja, ali ga osobno ne poznajete, pozdravite pomoću naslova, npr. Draga gđa Brunelli. (Koristite "gospođicu" za žene kada ne znate je li "gospođa" ili "gospođa" prikladna.) Ako niste sigurni u spol, jednostavno upotrijebite ime i prezime, tj. Dragi Chris Smith. Ako ne znate ime osobe, započnite s porukom e-pošte bez pozdravnog poziva ili jednostavnim pozdravom, npr. Pozdrav, čestitke, dragi upravitelj itd.

Ako je e-adresa kolegi ili nekom drugom korisniku, koristite ime koje biste osobno upotrijebili ili na telefonu.

Koristite ispravnu gramatiku i interpunkciju

Vrlo je važno koristiti ispravnu gramatiku u e-poruci. Svjesno ili podsvjesno, čitatelji kažnjavaju pošiljatelje za gramatičke pogreške.

Run-On Sentences - Kada napišete e-mail, ne poštujte razdoblja. Ta mala stanka daje čitateljima vremena da se riješi riječima 'značenja'. Kratke rečenice omogućuju više tih sitnih pauza. Razbiti dugačke rečenice čak i kada nisu tehnički izvodi rečenice.
Commas - Premalo ili previše zareza može biti zbunjujuće. Saznajte kako ispravno upotrijebiti zarez.
Sporazum o predmetu - Rječnici s ovom vrstom pogreške su crvene zastave za poslodavce koji traže kandidate koji imaju dobre komunikacijske vještine. Pregledajte pravila za sporazum o predmetnom glagolu.

05 Provjerite pravopis i kapitalizaciju

Koristite provjeru pravopisa, ali nemojte se oslanjati na to. Provjera pravopisa neće uhvatiti "oni" za "the" ili "there" za "svoje", a ova vrsta pogreške ukazuje na nepažnju. Nemojte upotrebljavati tekstualne kratice kao što su "u" za "vi" ili "tho" za "ipak".

Koristite ispravnu upotrebu velikih slova. Većina ljudi zna da kapitaliziraju početak rečenice i vlastite imenice, ali mnogi to ne uspijevaju u e-porukama. Pokažite da vam ne smeta uzimajući taj dodatni dio sekunde da pritisnete tipku Shift. S druge strane, previše velikih slova može odvratiti čitatelja. Izbjegavajte pisati fraze u svim kapama (koje mnogi tumače kao ekvivalent osobnih vrištanja), kao i kapitaliziranje, samo zbog naglaska, prvog slova riječi koje nisu na početku rečenice ili vlastitih imenica.

Koristite jednostavnu formatu u e-pošti

Imajte na umu da se programi e-pošte prikazuju drugačije. Ono što izgleda savršeno poravnato na vašem zaslonu može se povezati s tuđim. Iz tog razloga izbjegavajte zalijepiti visoko oblikovani dokument za obradu teksta, kao životopis ili pismo pokrivanja, u e-poruci. Koristite dokumente koji su napisani u obliku običnog teksta.

Stavite kratke odlomke. Poput razdoblja, odlomci odlomaka daju čitatelju oči odmor. Netko će čitati e-poštu na mobitelu iz kratkih odlomaka. No budite oprezni i dalje slijedite osnovna pravila u vezi s odlomcima.

Budite skladni

E-pošta koja zakopa temu napušta se i naposljetku zaboravlja. Ili još gore, mogu biti pogrešno shvaćeni. Učinite jasnu svoju svrhu pomoću jezgrovitog jezika.

Izbrišite Riječ - napišite s aktivnim glagolima. "Jack me poslao oblicima" koristi aktivni glagol. "Oblici koje mi je poslao Jack" pasivno je. Pasivni oblik koristi samo nekoliko riječi, ali dodaje se. Više od toga, zahtijeva od čitatelja da preuređuju ideje u glavi.
Držite se točke - Oduprite se napasti da dodate neprimjerene informacije ili ideje. Spremite ih za drugu e-poštu.
Upotrijebite bodove - to omoguÄ ‡ uje vašem ÄŤitaÄŤniku upotrebu vizualnih naznaka da se poduzme ono vaĹľno. Ali ako ste u nedoumici o tome kako će se metak prikazivati, koristite zvjezdice ili crtice da biste stvorili metke.

08 Potpišite adresu e-pošte odgovarajuće

Ako je vaša e-pošta zadana standardnim potpisom, provjerite je li prikladan za određenu e-poštu koju šaljete. Potpisi s političkim izjavama ili imena i dobi vaše djece su u redu za osobnu e-poštu, ali za rad koriste manje osobni potpis. Ovisno o vašem poslu i vašem poslodavcu, i dalje možete personalizirati svoj potpis e-poštom s ponudom. Izaberite nešto nepristrano. Ako se raspitujete o poslu, upotrijebite svoj potpis kako biste dali odgovarajuće podatke za kontakt bez navodnika ili dodatne personalizacije.

Reread / preispitati prije udarca slati

Provjerite pogreške u pravopisima i interpunkciji prije nego što pošaljete slanje. Ako pronađete pogrešku u e-poruci za aplikaciju za posao, popravite ga i ponovno pročitajte prije nego što pošaljete poruku. Ali i ponovno čitati za sadržaj. Ako je vaša poruka e-pošte dugačak, razmislite o načinima kako biste to učinili sažetijim. Ako je vaša e-adresa kontroverzna ili je napisana bijesom, pritisnite "Spremi" da ne pošaljete. Vratite se nekoliko sati ili dan kasnije i vidite želite li ga i dalje poslati.

Ovaj svibanj zvuči kao puno učiniti prije slanja e-pošte, ali ako šaljete učinkovite e-pošte i učinkovitije organiziranje e-pošte, naći ćete da zapravo imate više vremena ne manje.