Tajnici su zaposleni u pravnim tvrtkama svih veličina. Neki tajnici pružaju samo administrativnu podršku. Međutim, tajnici u mnogim tvrtkama obavljaju hibridnu ulogu, koja funkcionira i kao tajnica i paralegalna parnica.
Ispod su neke od najčešćih funkcija tajnika parničenja tijekom čitavog životnog ciklusa parnica.
Tajničke uloge ovise o tvrtki, vrsti sudske prakse i veličini osoblja.
Prikaz slučaja
U tužiteljskim društvima, prvi korak u slučaju je pregled slučaja za zasluge. Ima li potencijalni klijent uzrok djelovanja? Da li postoje sukobi? Tajnica može pomoći pripremiti obrasce za provjeru slučajeva i zakazati početne sastanke između odvjetnika i potencijalnog klijenta. U nekim slučajevima, tajnik će dovršiti inicijalni pregled tako što će pitati pitanja potencijalnih klijenata telefonom. Ako je klijent potpisan, tajnik će postaviti novu spis predmeta i proslijeđivati ugovor o zadržavanju i druge dokumente klijentu.
istraga
U mnogim slučajevima, stranke provode istragu prije podnošenja tužbe. Ova istraga može uključivati lociranje i intervjuiranje svjedoka, ispitivanje mjesta nesreće i prikupljanje dokumentarnih i drugih dokaza. Tajnik tajništva može pomoći u procesu raspoređivanjem sastanaka i telefonskih konferencija u ime odvjetnika, stvaranjem popisa svjedoka, organiziranjem dokaza i drugim dokumentima te stvaranjem pouzdane dokumentacijske sheme za papirnate i elektroničke dokumente.
podnesci
Ako se podnese tužba, tajnica će pripremiti molbe u programu za obradu teksta. Zapisnici mogu uključivati poziv, prigovor, potvrde, zahtjeve za priznanja i prijedloge. Tajnik tajništva često će stvarati vezujuće veznike koji organiziraju i indeksiraju sve prijave za određeni slučaj.
Tajnik može podnijeti te dokumente sudu, bilo osobno ili elektronski, iako je taj zadatak često obavlja paralegal ili sudski glasnik .
Otkriće
Otkriće je najduža faza procesa parnica. Tijekom otkrića, tajnik parničenja može obavljati sve ili neke od sljedećih zadataka:
- Priprema dokumenata otkrivanja u sustavu za obradu teksta, uključujući i upitnike i zahtjeve za proizvodnjom
- Upisivanje, slanje i praćenje poziva
- Zakazivanje odlaganja s više stranaka, uključujući odvjetnika, klijente, suprotne branitelje i novinare
- Zakazivanje neovisnih medicinskih pregleda i drugih obveza propisanih Pravilima parničnog postupka
- Izrada veziva za otkrivanje; indeksiranje i arhiviranje dokumenata
- Organiziranje i podnošenje dokumenata o slučaju
- Zakazivanje pregleda web mjesta
- Pronalaženje i komuniciranje sa stručnjacima; organiziranje i podnošenje stručnih izvješća
Pre-Trial
Nakon postavljanja datuma suđenja tajnik pomaže pravnom timu da se pripremi za suđenje. Uloga tajnika može uključivati:
- Tipkanje i oblikovanje dokumenata za pretkazivanje, uključujući prijedloge, sažetke, pozivnice i popise svjedoka
- Prikupljanje i organiziranje izložaka
- Stvaranje, organiziranje i / ili indeksiranje pokusnih veza
- Pomaže organizirati ismijavanje suđenja
- Praćenje rokova i slanje podsjetnika pravnom timu
- Cite-checking i proofreading briefs i pravne dokumente
- Provjeravanje ispravnosti dokumenata u skladu s sudskim pravilima
- Koordinacija svjedoka
suđenje
Tajnik tajništva obavlja važnu podršku ulogu tijekom suđenja. Njegove dužnosti mogu uključivati:
- Priprema, upisivanje i oblikovanje probnih dokumenata
- Koordinacija pripreme grafikona, grafova i drugih vizualnih sudova
- Zakazivanje kurara, sudskih izvjestitelja i vještaka
- Organiziranje, podnošenje i upravljanje dokumentima, izložbama i probnim vezivima
- Koordinacija putovanja aranžmana za odvjetnike, svjedoke, klijente i ostale
Ostale administrativne zadaće
Za one koji rade na obrambenoj strani, tajnik za parnični postupak ulazi u vrijeme odvjetnika i paralegala koji su potrošeni za svaki slučaj u vrijeme tvrtke i sustav naplate .
On ili ona također će poslati periodične fakture klijentu i pratiti kasne isplate. Ostale opće poslove koje obavlja tajnik parničenja uključuju:
- Izrada informacija prepisivanjem, oblikovanjem, unosom, preuzimanjem, kopiranjem i slanje tekstualnih, podatkovnih i grafičkih podataka
- Praćenje rokova slučaja
- Odgovarajući s klijentima, svjedocima i suprotnim savjetnikom
- Odgovaranje na telefon
- Izrada proračunskih tablica za praćenje troškova, izložaka i drugih informacija
- Prijevod diktata
- Održavanje rendgenskih sustava
- Usmjeravanje korespondencije, izvješća i pravnih dokumenata
- Organiziranje konferencija klijenata i odvjetničkih sastanaka
- Priprema izvješća o troškovima
- Održavanje kalendarskog kalendara planiranjem i zakazivanjem konferencija, telekonferencija, pohranjivanja i putovanja
- Naručivanje potrošnog materijala
Sudbeno vijeće
Mnogi tajnici parničenja dovršavaju potvrdu ili diplomski studij na trgovačkoj školi ili koledžu u zajednici. Međutim, tajnice s četverogodišnjim koledžima imaju najviše mogućnosti napredovanja u odvjetničkom društvu. Sudska praksa često se javlja na poslu. Iskusni parnični tajnici često se preseljavaju u druge uloge u tvrtki, uključujući paralegalske i uredske pozicije.
Vještine i znanje tajnika
Sekretari za sudske sporove moraju posjedovati različite interpersonalne, tehnološke i uredske sposobnosti, kao i pravna i postupovna znanja. Potrebne vještine i znanja uključuju:
- Sposobnost za obradu teksta, proračunske tablice, prezentaciju i vrijeme i softver za naplatu; poznavanje sustava Microsoft Office
- Sposobnost s transkripcijskom opremom
- Izvrsne pisane i verbalne vještine
- Poznavanje lokalne, državne i savezne sudske parnične dokumentacije i postupaka podnošenja prijave
- Sposobnost s bazama podataka o dokumentima kao što su Ringtail, Summation i Concordance
- E-podnošenje iskustvo
- Poznavanje uredskih postupaka i pravne terminologije
- Snažne vještine tipkanja
- Čvrste organizacijske vještine i vještine s više zadataka
- Sposobnost interakcije profesionalno sa svim razinama osoblja