Unutarnji revizori iskopaju posao drugih ljudi za život. Na površini, ovo zvuči kao da se umetne na mjesto gdje ne pripadaju, ali zapravo oni imaju ključnu ulogu u zaštiti njihovih organizacija.
Dok prolazite kroz karijeru u javnoj službi , postoji dobra šansa da ćete morati odgovoriti na pitanja koja postavljaju interni revizori. Ova pitanja mogu doći iz mnogo različitih razloga, a vrlo malo njih zapravo znači da ste optuženi za nepravdu. U velikom broju okolnosti samo prikupljaju informacije. Na primjer, možda pokušavaju razumjeti kako funkcionira vaš dio organizacije.
Nema potrebe da se napete kada vam interni revizor razgovara. Unutarnji revizori su profesionalci koji samo pokušavaju raditi svoj dan. Zaključeno, njihov rad može učiniti da ste vi i drugi neugodno. Oni određuju slabosti sustava i preporučuju korektivne radnje.
No, na kraju, oni čine svoje organizacije djeluju bolje, a vaši odgovori na njihova pitanja ključni su za to. Evo tri savjeta za odgovaranje na unutarnje revizore kad dođu kucati na vrata.
01 Odgovorite iskreno.
Interni revizori znaju kada se nešto ne zbroji. Nemojte im dati razlog sumnjati u vašu vjerodostojnost tako što ćete biti ništa manje nego posve iskren.
Ako ne znate odgovor na pitanje, ne pokušavajte proći kroz nju. Upravo ćete završiti stvarajući sebi glupim kad nađete pravi odgovor. Daleko bolji izbor je jednostavno reći da ne znate odgovor. Ako je to nešto što možete istražiti za njih, ponudite to učiniti. Oni vas mogu primiti na ponudu ili možda već imaju neke ideje o tome kako dobiti odgovor.
Kada mislite da interni revizori možda ne vole vaš odgovor, nemojte se ustručavati dati odgovor. Oni žele razumjeti stvari kako oni zapravo postoje, pa čak i kad vaš odgovor nije ono što će olakšati svoj posao ili ono što očekuju da čuju, trebaju znati istinu.
Pretpostavimo da ne znaju ništa o vašem području stručnosti.
Unutarnji revizori obično su oštri ljudi, ali ne mogu biti stručnjaci u svemu. Neki se usredotočuju na profesionalno usavršavanje i rad na određenim aspektima interne revizije kao što su informacijski sustavi ili financijski sustavi, ali ne pretpostavljaju da poznaju vaše područje stručnosti.
To zvuči kao dano, ali lako je iskoristiti pomoću žargona ili preskakanja koraka pri opisu procesa. Kakva vam nepromišljena radnja vjerojatno nije za unutarnjeg revizora koji želi razumjeti vaše poslovne procese. Razmislite o svakoj akciji koju poduzmete. Nešto što vam se čini kao jedan korak prema vama zapravo može biti nekoliko koraka koje ste spojili u vašem umu kroz godine ponavljanja.
Čak i kad se razgovor čini zamoran i pretjerano jednostavan, sjetite se da unutarnji revizori pokušavaju oboriti procese u svoje najmanji način. Tek tada mogu pronaći gdje se procesi mogu povrijediti.
3. Spojite točkice za njih.
Ne samo da unutarnji revizori dekonstruiraju procese do njihovih najmanjih bitova, već traže međusobnu povezanost među ljudima i procesima. Oni traže sve ljude koji su uključeni u proces kako bi vidjeli tko treba biti uključen, tko nije uključen, ali mora biti, kako oni interakciju i postoji dovoljno kontrola kako bi spriječili ili uhvatili prijevaru, otpad ili zlostavljanje.
Prilikom odgovaranja na interne revizore, istaknite gdje se vi i vaši procesi komuniciraju s drugima i njihovim procesima. Povezivanje točaka poput ove daje im jasnu sliku o tome kako organizacija funkcionira kao cjelina. Takve informacije također daju unutarnjim revizorima koji vode o tome kome se može govoriti i gdje pronaći dodatne informacije.