Plan, držite ljude odgovornim, komunicirajte i komunicirajte nešto više
To je lijepa akademska definicija, ali što voditelji projekata rade?
Jednostavno rečeno, upravljaju projektima. Možda je to jednostavno previše, ali to je ono što oni rade. Unutar etičkih granica, oni čine sve što je potrebno za postizanje ciljeva projekta.
PMI definira projekt kao "privremenu grupnu aktivnost dizajniranu za proizvodnju jedinstvenog proizvoda, usluga ili rezultata". Jedinstvena riječ je ključni rad u ovoj definiciji. Svakodnevni zadaci ne obuhvaćaju projekte. Aktivnosti koje čine projekt više se ne održavaju nakon završetka projekta.
Voditelji projekata organiziraju resurse - kao što su vrijeme, novac i ljudi - kako bi projekti bili uspješni. Nakon što jedan projekt bude gotov, voditelji projekata premjestiti na drugi projekt.
Što voditelji projekata rade
Ako je posao voditelja projekta organiziranje resursa za uspješno stvaranje projekata, kako se to događa?
Voditelji projekata planiraju projekte. Oni sjede s projektnim sponzorima kako bi utvrdili ciljeve projekta. Oni uzimaju te ciljeve i njihovo meso u projektnom charteru .
Nacrt projekta je dokument koji formalizira početak projekta. Nacrt projekta ukazuje na visoku razinu očekivanja projekta poput prekretnica, proračuna i vremenskih okvira. Točne komponente nacrta projekata razlikuju se po organizaciji.
Voditelj projekta i sponzor projekta raspravljaju o tome tko žele na projektnom timu.
Voditelj projekta i sponzor strategize o tome kako će dobiti ove ljude na projektu. Sponzor projekta trebao bi imati organizacijski položaj i nagovor kako bi se približio visokim menadžerima kako bi dobio resurse osoblja za projekt.
Ovi članovi osoblja neće formalno prijaviti voditelja projekta, ali će biti odgovorni voditelju projekta za dovršavanje dodijeljenih zadataka projekta. Ovo je možda najteža stvar u upravljanju projektima: voditelj projekta nema punu upravljačku ovlast nad članovima projektnog tima. Ti ljudi imaju druge zadatke i prioritete izvan projekta. Ako se pojave osobni problemi, voditelji projekata pokušavaju se nositi s članom projektnog tima, ali ako se ti problemi nastave, voditelj projekta mora morati posjetiti upravitelja člana tima kako bi došao do rezolucije.
Kad voditelj projekta zna svoje resurse za projekt, voditelj projekta razvija projektni plan i strukturu posla ili WBS. WBS dijeli prekretnice projekta u upravljive dijelove koji se mogu dodijeliti jednoj osobi. Zadatak ne mora biti ispunjen samo jednom osobom, ali jedna osoba mora biti odgovorna za zadatak.
Kao voditelj projekta razvija WBS, on razmatra koji su zadaci međusobno ovisni. Slijedi odgovarajuće zadatke. Također razmatra snage, slabosti i druge obveze članova projektnog tima.
Većina posla voditelja projekta je komunikacija. U fazi planiranja, voditelj projekta i sponzor su u stalnoj komunikaciji. Na sastanku kickoff voditelj projekta postavlja ton za cijeli projekt. Nakon što je projekt započeo, voditelj projekta komunicira s članovima projektnog tima, sponzorima projekta i dionicima . Dionici mogu biti unutar i izvan organizacije. Voditelj projekta održava redovite sastanke s projektnim timom i sastaje se s pojedinim članovima tima po potrebi. Voditelj projekta također se redovito sastaje s projektnim sponzorom kako bi osigurao da projekt ide kako očekuje projektni sponzor.
Kako se projekt približava, voditelj projekta mora komunicirati kako bi se uvjerio da sve dolazi zajedno. Nakon zatvaranja, voditelj projekta dokumentira i komunicira lekcije naučene iz projekta.
Vladine organizacije nastoje staviti voditelje projekata u velike napore s komponentama informacijske tehnologije kao što su velika nadogradnja softvera i osvježavanje hardvera. Manji projekti informacijske tehnologije imaju veću vjerojatnost da imaju formalne strukture upravljanja projektom od manjih projekata bez tehnoloških implikacija. Voditelji projekata za ove manje, ne-tehničke projekte mogu biti zaposlenici koji nemaju obuku u upravljanju projektima i za koje se očekuje da će se miješati kroz rad.
Mnogi ljudi spadaju u upravljanje projektima od prisiljavanja da se zbunjuju. Dolaze iz svih vrsta pozadina. Bez obzira radi li se o policijskim službenicima , menadžerima ugovora, specijalistima kurikuluma , službenicima za informiranje javnosti ili nešto drugo, počinju kao stručnjaci za predmet koji imaju organizacijske sposobnosti i završavaju kao voditelji projekata. Nakon što steknu malo iskustva i treninga, smatraju da uživaju u upravljanju projektima. Oni traže više mogućnosti za upravljanje projektima, obuku kako bi unaprijedili svoje vještine, a možda i certifikate kako bi im se pružila više vjerodostojnosti i mogućnosti zapošljavanja.
Značajke voditelja projekata
Postoji nekoliko značajki koje su zajedničke među uspješnim projektnim menadžerima. S tim osobinama, voditelji projekata su na dobrom putu prema ostvarenju ciljeva njihovih projekata.
Voditelji projekata moraju biti pouzdani. Kako bi dionici i članovi projektnog tima imali povjerenja u projekt će ići dobro, moraju se povjeriti voditelju projekta. Bez obzira na to radi li dobro ili ne tako dobro, voditelj projekta mora biti otvoren i pošten o tome što se događa s projektom. Takav iskrenost pojačava pouzdanost voditelja projekta. Ljudi znaju da će dobiti pouzdane informacije bez obzira što se događa u projektu.
Voditelji projekata obično se izvlače. Ekstroverzija je dobra kvaliteta za voditelje projekta jer im stalno komuniciraju. Bilo komunikacije s projektnim sponzorom, zainteresiranim stranama ili članovima tima, voditelji projekata moraju iskoristiti sve mogućnosti za širenje i prikupljanje informacija. Introvertni voditelji projekata mogu biti uspješni; međutim, moraju se prisiliti izvan njihove zone udobnosti.
Planiranje je ključno za uspjeh u upravljanju projektima. Voditelji projekata moraju biti planeri ne samo da uspostave dobar plan već da slijede plan i da znaju kada se taj plan treba promijeniti. Voditelji projekata se pridržavaju plana dok više ne zadovolji potrebe projekta. Zatim izvršavaju prilagodbe u letu kako bi se postigli ciljevi projekta. One prenose promjene potrebnoj publici.
Voditelji projekata nisu uvijek stručnjaci u predmetima svojih projekata. Na većim projektima praktički ni jedan menadžer ne može biti stručnjak za sve aspekte projekta. Zato su timovi tako važni. Za borbu protiv nedostatka stručnosti predmeta voditelja projekta, voditelji projekata moraju biti orijentirani na podatke. Moraju pritisnuti svoje članove tima kako bi im dali provjerljive podatke kako bi dokazali da projekti napreduju kako treba. Kada se pojave ključne odluke o vremenu, kvaliteti i opsegu, voditelji projekata trebaju podatke kako bi utvrdili što treba učiniti.
Budući da voditelji projekata trebaju podatke, oni bi trebali biti analitički. Mora biti u stanju prekinuti pristranost i emocije kako bi pronašli relevantne informacije i primijenili ih u proces donošenja odluka.
Certifikati Voditelji projekata mogu zaraditi
Kako je upravljanje projektima procvjetao u vlastitu disciplinu, vrijednost certifikata je povećana. Zapravo, mnoge poslove u javnom i privatnom sektoru pokazuju da poslodavci zahtijevaju ili preferiraju nove poslodavce da budu vjerodostojni. Ljudi s dugim radnim povijestima u upravljanju projektima možda neće trebati certifikate, ali oni koji su novi u toj vrsti posla moraju ih nastaviti. Kako sve više ljudi ulazi u područje upravljanja projektima, više će se ljudi morati razlikovati kao kompetentno.
U SAD-u najzastupljeniji certifikat za voditelje projekta je Project Management Professional ili PMP® koji nudi PMI. Da biste dobili PMP® vjerodajnicu, voditelj projekta zadovoljava zahtjeve obrazovanja, iskustva i obuke. Ti se zahtjevi mogu ispuniti na jedan od dva načina. Prvo, voditelj projekta mora imati srednju školu, pet godina iskustva s 7.500 sati upravljanja projektima i 35 sati relevantne obuke. Drugo, voditelj projekta mora imati diplomu, trogodišnje iskustvo s 4,500 sati upravljanja projektima i 35 sati relevantne obuke.
Nakon ispunjavanja tih zahtjeva, voditelj projekta mora se prijaviti s PMI-om i polagati ispit. Ovaj se ispit temelji na tijelu upravljanja projektima , ili PMBOK®.
Sve u svemu, PMI nudi devet certifikata za upravljanje projektima. PMP® i lakše dobiti Certified Associate u Project Management ili CAPM® , su PMI dva opća certifikata. Njihova druga sedam certifikata bave se specifičnim aspektima upravljanja projektima - kao što su analiza poslovanja, raspoređivanje i upravljanje rizikom - ili određene metodologije upravljanja projektima - kao što su Agile i OPM3.
Plaće Voditelji projekata Zaradite
Kao i kod gotovo svakog posla koji postoji u javnom i privatnom sektoru, oni koji rade za vladu mogu očekivati da će zaraditi nešto manje od svojih kolega iz privatnog sektora. Vladina organizacija ima tendenciju da imaju bolje pogodnosti od privatnih tvrtki.
Voditelji projekata rano u karijeri čine manje od onih koji imaju više iskustva. Kako voditelji projekata stječu iskustvo, oni mogu narediti veće plaće.