Kako projektni odbori i upravljačke grupe podržavaju vaš projekt
Započnimo s time da je Upravni odbor važan dio bilo kojeg organizacijskog ustroja projekta. ako ga nemate, trebali biste razgovarati s vašim upraviteljem o dobivanju jedne postavke.
Projektni odbor predsjeda projektnim sponzorom i obično uključuje i niz drugih visokih dionika, kao i voditelja projekta .
U Upravnom odboru obično ima tri do pet osoba. Oni su svi ključni dionici projekta i ljudi koji imaju sposobnost da se stvari naprave za projekt.
Bottom line: to je grupa ljudi koji se upoznaju kako bi nadgledali projekt i nastavili dalje u pravom smjeru.
Projektne ploče postavljaju se na početku životnog ciklusa projekta i djeluju tijekom cijelog projekta dok se ne zatvore. Pogledajmo 4 ključne uloge projektnog odbora.
Projektni odbor pruža upravljanje
Prvo, Upravni odbor pruža kritičko upravljanje. Oni osiguravaju poštivanje pravila na razini korporacije i portfelja ili razine programa. Oni nude nadzor nad tim što projektni tim provodi. Oni, zajedno s projektnim sponzorom, odgovorni su za uspješnu provedbu projekta, a ova uloga upravljanja osigurava da projektni tim djeluje na etički način i unutar granica prihvatljivih za tvrtku.
Oni to čine tako da ispitaju voditelja projekta i pružaju pomoć i podršku.
Projektna ploča daje smjer
Često se donose odluke o projektu, a neke od njih će ostati izvan nadležnosti voditelja projekta. Kada voditelj projekta nije u mogućnosti donijeti odluku, a to je nešto što bi trebalo razgovarati s više dionika nego samo sponzorom, otići će u Odbor za projekt.
Njihova uloga je da projekt ostane na pravom mjestu pružajući odgovarajući smjer timu. Pridonose postavljanju vizije na početku projekta i održavanju projekta na putu kroz čitavo vrijeme.
Odbor donosi odluke
Projektni odbor je prvenstveno tijelo koje donosi odluke. Njihova uloga je donositi odluke kojima se projekt nastavlja odblokiranjem problema i pomaže voditelju projekta vidjeti jasnu rutu do uspješnog završetka.
Voditelj projekta će predložiti preporuke Upravnom odboru projekta. To bi moglo uključivati preporuke za rješavanje:
- Rizici, kao što su planovi ublažavanja za rješavanje potencijalnih izazova
- pitanja
- Problemi s resursima, kao da nemaju dostupne odgovarajuće članove tima
- Raspored kašnjenja
- Prekoračenje proračuna.
Projektni odbor ne mora nužno djelovati na preporuku voditelja projekta. Kao grupa, mogu doći do drugih prijedloga za put naprijed, i često to čine. To je često zato što imaju veću sliku, korporativni pogled na okoliš projekta od voditelja projekta, pa su u mogućnosti vidjeti alternativne rute i odabrati najbolje one u to vrijeme.
Odbor za projekte odobrava potrošnju
Konačno, Odbor za projekte odobrava ukupni proračun.
Svaku narudžbenicu ili stavku proračuna obično upravlja upravitelj projekta: ne morate se obratiti svojem odboru projekta da biste dobili svaku fakturu koja je potpisana za plaćanje.
Međutim, na razini projekta, projektni odbor ima ulogu u prvom odobravanju načina na koji ćete potrošiti novac (planove proračuna), a zatim u praćenju tekućih troškova kako biste osigurali da projekt bude na putu.
Također ćete morati privući projektnog odbora kada izgleda da morate potrošiti sredstva za nepredviđene okolnosti ili rezerve za upravljanje. Oni mogu ovlastiti prekomjerne troškove i pomoći projektnim timovima da pristupaju dodatnim sredstvima, ako to može biti opravdano.
Sve u svemu, Odbor za projekte osigurava bitnu upravljačku i upravljačku funkciju za projektni tim. Njihov smjer i savjete pomažu voditelju projekta voditi projekt u pravom smjeru, a oni su savršeno smješteni da bi se pomaknuli i pomogli ako nešto počinje pogrešno.