Kako prihvatiti zapisnike sastanka

Imajući pisani zapis o sastanku ili konferenciji radnog mjesta

Zapisnici sastanka su detaljne napomene koje služe kao službeni zapisnik o sastanku ili konferenciji. Osoba zadužena za okupljanje obično traži jednog od sudionika da se nastoji izvršiti ovaj zadatak. Jednog dana, da bi netko mogao biti ti! Iako to nije strašno težak posao, to je važno. Budući da su zapisnici sastanka službeni zapisi o tome što se dogodilo, točnost je potrebna. Morat ćete poduzeti detaljne napomene da se ljudi moraju moći uputiti na kasnije, ako je potrebno.

Evo nekoliko pokazatelja koji će vam pomoći u rješavanju ovog zadatka s finijom. Saznajte što učiniti prije, tijekom i poslije sastanka.

Prije sastanka

• Odaberite svoj alat za snimanje: Prva stvar koju morate učiniti jest odlučiti kako ćete uzeti svoje bilješke. Hoćete li otići u školu i upotrebljavati olovku i papir ili ćete ići na tech i koristiti prijenosno računalo, tablet ili smartphone. Provjerite kod svog šefa kako biste vidjeli hoće li vam se svidjeti određeni način. Malo je vjerojatno, ali moguće.
• Pazite da je vaš odabrani alat u ispravnom stanju i da ima sigurnosnu kopiju samo u slučaju da vaš izvorni ne uspije. Ako donosite laptop, na primjer, imate i olovku i papir. Ne želite prekidati sastanak dok traži nešto za pisanje ako se vaše računalo ruši.
• Pročitajte dnevni red sastanka prije početka sastanka. Omogućit će vam formuliranje obrasca za vaše minuta. Ostavite malo prostora ispod svake stavke na njemu i tamo napišite svoje bilješke. To će učiniti vaš posao lakšim, sve dok se osoba koja vodi sastanak drži na dnevnom redu.

Tijekom sastanka

• Prošetajte listom posjeta i provjerite jeste li se prijavili. Morate uključiti popis svih sudionika u službenom sastanku.
• Pazite da znate tko su svi. Na taj ćete način moći identificirati tko govori i ispravno zapisati te podatke.
• Zabilježite vrijeme početka sastanka.

• Ne pokušavajte zapisati svaki komentar. U redu je uključiti samo glavne ideje. Budite vrlo oprezni da ne ostavljate stavke s kojima se ne slažete. Vaša pristranost ne bi trebala utjecati na vas. Zapamtite da je ovo službeni račun, a ne vaše mišljenje o tome što se dogodilo!
• Zapišite sve prijedloge, tko ih je napravio, i rezultate glasova, ako ih ima; ne morate zapisati tko je poslao prijedlog. Naravno, pravila vaše organizacije mogu se razlikovati pa ih najprije provjerite.
• Ako se glasovi o bilo kakvim prijedlozima ili raspravama odgajaju do sljedećeg sastanka, zabilježite to.
• Zabilježite vrijeme završetka sastanka.

Nakon sastanka

• Upišite minute što je moguće prije sastanka, a sve je još svježe u vašem umu. Ako pronađete pogrešku u svojim bilješkama ili ako imate pitanje, možete ga brzo izbrisati tako da razgovarate s ostalim sudionicima.
• Na konačnu kopiju zapisnika, uključite naziv organizacije, naziv odbora, vrstu sastanka (dnevno, tjedno, mjesečno, godišnje ili posebno) i njegovu svrhu.
• Dajte vremena koja su počela i završila.
• Navedite popis sudionika i bilješku o tome tko je vodio sastanak. Ovdje možete također naznačiti da ste snimili minute. Uključite svoje ime na popis sudionika i, u zagradama nakon imena, recite da ste snimili zapisnike. Alternativno, na kraju dokumenta možete se odjaviti upisivanjem "Odnosno podneseno", a zatim s vašim imenom.

• Provjerite minute prije nego što ih pošaljete. Zamolite nekoga tko je prisustvovao da ih pogleda. On ili ona moći će vas obavijestiti ako ste slučajno ostavili nešto.
• Pošaljite ih osobi koja je vodila sastanak, osim ako nije upućen na drugačije.