Kako razviti učinkovit sastanak sastanaka

Vaša priprema određuje hoćete li postići željene ishode

Dnevni sastanak je popis stavki koje sudionici nadaju postići na sastanku. Dnevnik bi trebao biti raspoređen sudionicima nekoliko dana prije sastanka, minimalno 24 sata unaprijed, kako bi sudionici imali priliku pripremiti se za sastanak.

U kombinaciji s zapisnicima o sastanku , dokumentacija koju sudionici primaju nakon sastanka, dnevni red je plan sastanka i prijavljeni nastavak prethodnog sastanka.

Prilikom izrade dnevnog reda sastanka koji nije redovito zakazan, sljedeći će vam koraci pomoći. Kasnije u ovom članku vidjet ćete predložak dnevnog reda za redovito zakazani sastanak. Dvije vrste sastanaka dijele slične stavke dnevnog reda, ali nisu baš ista.

Razvijanje dnevnog reda sastanka

Prvo, utvrdite jesu li potrebni drugi zaposlenici koji vam pomažu da planirate sastanak. Zatim odlučite što se nadate postizanjem sastanka. Uspostavite zadatke koji se mogu ostvariti za vaš sastanak . Ciljevi koje postavite uspostavit će okvir za učinkovit plan sastanka . Pobrinite se da niste planirali više nego što je razumno ostvarivo u vremenskom okviru vašeg sastanka.

Kao što je Stephen Covey rekao u "Sedam navika vrlo učinkovitih ljudi", "Započnite sa svršetkom na umu". Svrha sastanka određivat će fokus sastanka, plan sastanka i sudionike sastanka.

Izrada dnevnog reda izrađuje plan sastanka.

Počinjete s glavnim ciljem ili svrhom koju pokušavate postići održavanjem sastanka. Nakon što odlučite o svom cilju, trebate utvrditi trebate li pomoć dodatnih zaposlenika za planiranje vašeg dnevnog reda. Ako da, pozovite ih da vam se pridruže u izradi dnevnog reda sastanka obično putem e-pošte ili teksta kako ne bi stvorili potrebu za dodatnim sastankom.

Odluke da napravite kako razvijaš dnevnik sastanka

Nakon što odredite svoj ukupni cilj, vi ili vaš tim trebate donijeti sljedeće odluke. Osim svrhe ili cilja sastanka, svaka od tih stavki pojavljuje se na dnevnom redu sastanka.

Uz gore navedene stavke odluke, standardne stavke dnevnog reda sastanka trebale bi uključivati:

Odlučite tko mora sudjelovati u realizaciji dnevnog reda sastanka

Nakon što odlučite da je sastanak potreban za postizanje cilja, morate razviti popis sudionika.

Niti svaki zaposlenik može ili bi trebao sudjelovati u svakom sastanku, ali pozivanje pravih sudionika povećat će vjerojatnost uspjeha.

Kako prepoznati sudionike koji su potrebni za postizanje dnevnog reda sastanka

Odredite svoje sudionike na jednom ili kratkom nizu sastanaka ili za redovito zakazano ili trajno sastanak postavljanjem pitanja poput sljedećeg.

Trebate li plan sastanaka za redovito planirane sastanke?

Nisu svi sastanci potrebni prilagođeni razvojni plan. Većina zaposlenika ima redovito zakazane sastanke za svoje odjele ili radne grupe. Imate i timove i projekte u kojima sudjelujete.

Tekući projekt ne mora zahtijevati novo razvijeni plan za svaki sastanak, ali vaš će tim biti dobro poslužen usvajanjem standardnog pristupa vašem sastanku.

Redovito zakazani sastanak zaposlenika podijeljen je na tri segmenta za koje svaki ima standardne stavke dnevnog reda: informativne stavke, akcijske stavke i planiranje unaprijed.

Komponente dnevnog reda sastanka za redovito planirane sastanke

Informativne stavke

Napišite sve stavke dnevnog reda koje su informativne za svaki sastanak. Na primjer, upravitelj ažurira grupu na rezultatima višeg upravnog sastanka.

Akcijske stavke

Stavite na dnevni red sve stavke koje očekujete da će skupina htjeti pregledati na svakom redovito zakazanom sastanku. Na primjer, izvršavanje proračuna za vremensko razdoblje i utvrđivanje uštede troškova i stalnih poboljšanja koje grupa planira postići.

Planiranje unaprijed

Stavite na dnevni red sve stavke koje grupa želi unaprijed planirati ili pripremiti. Na primjer, kratkoročni ciljevi za sljedeći mjesec ili potreba za suradnicima na nadolazećim zadacima.

Ako slijedite ove smjernice prilikom izrade dnevnog reda sastanka, povećavate vjerojatnost da će vaš sastanak donijeti rezultate.

Uzorak sastanka sastanka za redovito zakazani sastanak

Koristite ovaj uzorak za redovito zakazano sastanke kako biste bili sigurni da vaš sastanak proizvodi rezultate koje tražite.