Vaša priprema određuje hoćete li postići željene ishode
U kombinaciji s zapisnicima o sastanku , dokumentacija koju sudionici primaju nakon sastanka, dnevni red je plan sastanka i prijavljeni nastavak prethodnog sastanka.
Prilikom izrade dnevnog reda sastanka koji nije redovito zakazan, sljedeći će vam koraci pomoći. Kasnije u ovom članku vidjet ćete predložak dnevnog reda za redovito zakazani sastanak. Dvije vrste sastanaka dijele slične stavke dnevnog reda, ali nisu baš ista.
Razvijanje dnevnog reda sastanka
Prvo, utvrdite jesu li potrebni drugi zaposlenici koji vam pomažu da planirate sastanak. Zatim odlučite što se nadate postizanjem sastanka. Uspostavite zadatke koji se mogu ostvariti za vaš sastanak . Ciljevi koje postavite uspostavit će okvir za učinkovit plan sastanka . Pobrinite se da niste planirali više nego što je razumno ostvarivo u vremenskom okviru vašeg sastanka.
Kao što je Stephen Covey rekao u "Sedam navika vrlo učinkovitih ljudi", "Započnite sa svršetkom na umu". Svrha sastanka određivat će fokus sastanka, plan sastanka i sudionike sastanka.
Izrada dnevnog reda izrađuje plan sastanka.
Počinjete s glavnim ciljem ili svrhom koju pokušavate postići održavanjem sastanka. Nakon što odlučite o svom cilju, trebate utvrditi trebate li pomoć dodatnih zaposlenika za planiranje vašeg dnevnog reda. Ako da, pozovite ih da vam se pridruže u izradi dnevnog reda sastanka obično putem e-pošte ili teksta kako ne bi stvorili potrebu za dodatnim sastankom.
Odluke da napravite kako razvijaš dnevnik sastanka
Nakon što odredite svoj ukupni cilj, vi ili vaš tim trebate donijeti sljedeće odluke. Osim svrhe ili cilja sastanka, svaka od tih stavki pojavljuje se na dnevnom redu sastanka.
- Potrebni sudionici za stvarni sastanak,
- Stavke koje trebaju raspravu ili akciju koja će dovesti do ostvarenja cilja ili svrhe,
- Vrijeme koje predviđate za grupu trebat će za raspravu o svakoj stavci,
- Datum i vrijeme sastanka,
- Prikladno mjesto, koje će svim sudionicima držati udobno, za sastanak,
- Prethodno radite na sastanku. To će uključivati čitanje, dokumentaciju , podatke, zapisnik sastanka iz prethodnog sastanka ili bilo koji drugi prijedlog koji će vašu stvarnu sastanak uspješno izvršiti. Ova priprema treba biti priložena obavijesti o sastanku i dnevnom redu kada ih distribuirate pozvanim sudionicima.
Uz gore navedene stavke odluke, standardne stavke dnevnog reda sastanka trebale bi uključivati:
- Pregledajte svrhu, dnevni red i očekivane rezultate sastanka i proizvoda.
- Pregledajte zapisnik prethodnog sastanka.
- Pregledajte napredak sudionika o obvezama i akcijskim stavkama na prethodnom sastanku.
- Primatelj ili voditelj bilješke treba pregledati preuzete obveze sudionika tijekom tekućeg sastanka kao konačnu stavku dnevnog reda.
Odlučite tko mora sudjelovati u realizaciji dnevnog reda sastanka
Nakon što odlučite da je sastanak potreban za postizanje cilja, morate razviti popis sudionika.
Niti svaki zaposlenik može ili bi trebao sudjelovati u svakom sastanku, ali pozivanje pravih sudionika povećat će vjerojatnost uspjeha.
Kako prepoznati sudionike koji su potrebni za postizanje dnevnog reda sastanka
Odredite svoje sudionike na jednom ili kratkom nizu sastanaka ili za redovito zakazano ili trajno sastanak postavljanjem pitanja poput sljedećeg.
- Tko mora posjedovati rješenje koje grupa razvija?
- Tko je vlasnik procesa u kojem grupa raspravlja?
- Tko treba znati informacije koje distribuirate?
- Tko može dati podatke i činjenice da vodi odluke?
- Tko ima iskustva ili stručnost za dijeljenje s grupom?
- Tko mora podržavati provedbu bilo kakvih rješenja ili zadataka?
- Tko mora dati dozvolu ili sredstva za postizanje ishodskog sastanka?
- Tko bi mogao suprotstaviti provedbi bilo kakvih rješenja ili smjera?
Trebate li plan sastanaka za redovito planirane sastanke?
Nisu svi sastanci potrebni prilagođeni razvojni plan. Većina zaposlenika ima redovito zakazane sastanke za svoje odjele ili radne grupe. Imate i timove i projekte u kojima sudjelujete.
Tekući projekt ne mora zahtijevati novo razvijeni plan za svaki sastanak, ali vaš će tim biti dobro poslužen usvajanjem standardnog pristupa vašem sastanku.
Redovito zakazani sastanak zaposlenika podijeljen je na tri segmenta za koje svaki ima standardne stavke dnevnog reda: informativne stavke, akcijske stavke i planiranje unaprijed.
Komponente dnevnog reda sastanka za redovito planirane sastanke
Informativne stavke
Napišite sve stavke dnevnog reda koje su informativne za svaki sastanak. Na primjer, upravitelj ažurira grupu na rezultatima višeg upravnog sastanka.
Akcijske stavke
Stavite na dnevni red sve stavke koje očekujete da će skupina htjeti pregledati na svakom redovito zakazanom sastanku. Na primjer, izvršavanje proračuna za vremensko razdoblje i utvrđivanje uštede troškova i stalnih poboljšanja koje grupa planira postići.
Planiranje unaprijed
Stavite na dnevni red sve stavke koje grupa želi unaprijed planirati ili pripremiti. Na primjer, kratkoročni ciljevi za sljedeći mjesec ili potreba za suradnicima na nadolazećim zadacima.
Ako slijedite ove smjernice prilikom izrade dnevnog reda sastanka, povećavate vjerojatnost da će vaš sastanak donijeti rezultate.
Uzorak sastanka sastanka za redovito zakazani sastanak
Koristite ovaj uzorak za redovito zakazano sastanke kako biste bili sigurni da vaš sastanak proizvodi rezultate koje tražite.
- Zagrijavanje i pozdrave. Razmislite o kratkoj reakciji leda, ovisno o tome koliko se često skupina susreće.
- Pregledajte svrhu, dnevni red i očekivane rezultate sastanka i proizvoda.
- Pregledajte zapisnik prethodnog sastanka.
- Pružite odgovarajuće podatke o odjelima i tvrtkama koje tim treba.
- Pregledajte napredak na stavkama akcije, akcijskim planovima i obvezama. Pregledajte napredak grupe u ciljevima.
- Raspravite i donosite odluke o točkama dnevnog reda za ovaj sastanak.
- Utvrdite sljedeće korake.
- Identificirajte svrhu, ishod i plan za sljedeći sastanak.
- Na kraju sastanka, primatelj napomene trebao bi razmotriti obveze koje su ljudi donijeli tijekom sastanka.
- Odredite potrebnu pomoć od osoba koje nisu u grupi i dodijelite sudionicima kontakt.
- Odredite tko izvan sastanka sudionici trebaju znati što i odlučiti kako ćete postići komunikaciju.
- Pošaljite minute u roku od 24 sata od sastanka ili odmah ako je bilježnica uzeo bilješke elektronskim putem (norma).
Više vezano uz održavanje učinkovitih sastanaka