1. Imajte na umu svoje postupke
Čak iu svijetu u kojem trčimo kako bismo što prije učinili što je moguće kako bismo se prešli na sljedeći zadatak, potrebno vam je vrijeme da koristite dobre manire u svojoj e-pošti.
Nemojte zanemarivati reći "molim" i "hvala".
Kada se obraćate ljudima koje ne poznajete dobro ili uopće, ili s kojima imate samo formalni odnos, obratite se imenom i prezimenom, osim ako vas nisu tražili da to učinite drugačije. Na primjer, recite "Dragi g. White" ili "Draga gđa. Gray". Ako odgovarate na e-poštu i pošiljatelj originalne poruke je potpisao samo s njegovim ili njezinim prvotnim imenom, onda možete sigurno pretpostaviti da je u redu da im se obraćate na isti način.
2. Pogledajte svoj zvuk
Ton je kako vi, kao pisac, možete izraziti svoj stav putem poruke e-pošte. Utječe na to kako se primio. Vi obično želite biti sigurni da ćete naići na primatelja kao poštujući, prijateljski i pristupačni. Ne želite zvučati oštro ili zahtjevno. Ponovno pročitajte svoju poruku nekoliko puta prije nego što počnete poslati.
Prilikom pisanja nekome s kim ste prije priopćili, počnite govoriti nešto prijateljski poput "Nadam se da ste dobro". Iako emojis može pomoći da lakše prenesete zvuk, ne upotrebljavajte ih u profesionalnoj e-pošti osim ako pisate nekome s kim imate vrlo neformalni odnos.
Nikada ih nemojte koristiti prilikom pisanja potencijalnom poslodavcu.
Uvijek se smatra lošim etiketi e-pošte za pisanje e-pošte ili dijela jednog u svim velikim slovima. Izgledat će vam da vikate.
3. Biti koncizan
Zauzet ljudi nemaju vremena niti sklonosti potrošiti više od minute čitajući pojedinačne e-poruke.
Ako želite omogućiti primatelju brzu čitanje poruke i još uvijek ga razumije, morate ga kratko zadržati.
Međutim, ne ostavljajte relevantne detalje. Pazite da vaša poruka jasno prenosi vaš razlog za pisanje na prvom mjestu. Nitko ne štedi vrijeme ako završite s naprijed-natrag dok pokušavate objasniti pojedinosti koje ste izostavili.
4. Izbjegavajte korištenje skraćenih tekstova
Iako želite uštedjeti vrijeme, ne biste trebali koristiti tekstualne kratice u profesionalnoj e-pošti. Ako puno napišete, kao i mnogi ljudi, možda ste navikli koristiti neku vrstu stenografije da biste razgovarali s prijateljima. Na primjer, možete upotrijebiti "u", "ur" i "plz" umjesto "vi", "vaše" i "molimo". Ove kratice nemaju mjesta u poslovnoj korespondenciji, osim ako je primatelj netko s kim imate povremeni odnos.
5. Koristite Stručnu adresu e-pošte
Za poruke vezane uz vaš trenutni posao, uvijek koristite adresu e-pošte koju vam je poslodavac dodijelio. Međutim, nikada ga ne biste smjeli koristiti za slanje poruka koje nisu povezane s vašim poslom, na primjer, ako tražite novu. Umjesto toga upotrijebite osobni račun e-pošte.
Ako nemate osobni račun, na primjer, onaj kojeg vaš davatelj internetskih usluga pruža kada ste se prijavili za uslugu, dobiti besplatan račun e-pošte.
Koristite Gmail ili drugu uslugu da biste postavili adresu koja zvuči profesionalno. Nemojte koristiti ništa glupo ili sugestivno. Prvi početni i prezime ili vaše puno ime su odgovarajući odabiri.
6. Ne zaboravite pravopis i gramatički broj
Potrebno je pažljivo provjeravati e-poštu. Nikad ne zanemaruj ovaj kritičan korak, bez obzira koliko ste zauzeti. Ono što želite biti pažljivi su ispravni pravopis i pravilna gramatika. Pored pravilnog pisanja uobičajenih riječi, željeli biste upozoriti i na imena ljudi, uključujući i vašu primatelja i ime svoje tvrtke.
Budite oprezni ako se previše oslanjate na provjeru pravopisa. Možda ne primjećuju pravopisne riječi kada se pogrešno koristi. Na primjer, alat za provjeru pravopisa neće označiti riječ "do" u rečenici "Moram vam postaviti pitanja", iako bi u tom kontekstu trebala biti "dva". Dvostruke provjere koje niste sigurni korištenjem besplatnog online rječnika poput Merriam-Webster.