Ako pišete pismo kao predstavnika vaše organizacije, znajte da, iako neke tvrtke dopuštaju svojim zaposlenicima slobodno pisanje referentnih pisama, drugi ih mogu cenzurirati ili ih potpuno zabraniti.
Dakle, svakako saznajte što su pravila vašeg poslodavca prije pristanka.
Mnoge organizacije također imaju reference kroz ljudske resurse (HR). Prije nastavka provjerite s pravilima vaše tvrtke.
Ako ste vlasnik tvrtke, a trenutni ili bivši izvođač zahtjeva od vas preporuku, pročitajte sljedeći vodič da biste koristili svoju slobodu odlučivanja.
Kada trebate napisati pismo preporuke
Kandidat bi trebao biti netko koga dobro poznajete i s kim ste nedavno radili. Na primjer, vjerojatno ne možete dati preporuku za nekoga koga ste radili prije deset godina ili s kojima ste radili samo mjesec dana. Iako bi to moglo biti primamljivo, oslanjate se na stare ili nedovoljne informacije, od kojih oba mogu biti pogrešne. Nema načina da znamo. Dakle, ako ne možete doista razgovarati s nekim postojećim vještinama, pristojno odbacite njihov zahtjev.
Trebate znati kandidata u ulozi koja vam omogućuje da napišete smislene reference. Na primjer, ako ste surađivali s osobom kao slobodni pisac, ali sada počinje poslovanje s psa, ne možete svjedočiti njegovim sposobnostima u nekom drugom području.
U takvim slučajevima, najbolje je odbiti i možda ponuditi savjete o tome tko će napraviti bolji kandidat. Ako želi započeti poslovanje psa, već bi trebao imati stalnu klijentelu koja može iskreno jamčiti za svoje sposobnosti.
Napišite pismo samo ako možete iskreno ponuditi pozitivnu referencu. Ako nemate ništa pozitivno reći o njihovoj izvedbi, učinite to iskreno i recite da ne možete doprinijeti.
Ako se osjećate obveznim dati izgovor zašto:
- Budite potpuno iskreni i recite da se ne osjećate ugodno u pisanju u njihovo ime.
- Recite bijelu laž, kao što je, "Ja nisam u stanju pisati preporuke."
Iako se možete osjećati neugodno ili krivo, vjerujte svojoj intuiciji. Osim toga, neautentno pismo neće dobro poslužiti ni podnositelj zahtjeva niti njihov potencijalni poslodavac.
Držite se činjenica
Nakon što se slažete da napišete pismo, zadržite je fokusirano i uključite samo one informacije koje su činjenične i istinite . Izbjegavajte reći nešto što je strogo mišljenje - to može raditi protiv nekog tko se smatra za buduće zaposlenje i može potencijalno rezultirati pravnim problemima za vas i vašu tvrtku. Izvršavanje uzvišene tvrdnje kao što je, "Louisa je briljantni pisac", sama po sebi je opasna. Trebali biste je moći podržati s izvanjskim priznanjem ili nagradom koju je njen rad dobio. Ako ne možete, mogli biste reći: "Louisa je dosljedno donijela veliki sadržaj za nas".
Isto tako, izbjegavajte pretjerane i pretjerano pozitivne tvrdnje. Ako previše gradite nekoga, pismo možda neće nositi nikakvu težinu s budućim klijentima ili poslodavcima.
Kako strukturirati referentno pismo
1. Uvodite se u uvodni stavak da biste postavili svoj položaj i vaš odnos prema kandidatu.
Neka čitatelj zna zašto se kvalificiraš za pripremu takvog pisma.
2. Potvrdite činjenice o kandidatu i gdje je trenutno zaposlen (ako je on):
- Naslov i posao tvrtke
- Koliko dugo radite s osobom
- Kada ste radili s osobom, ako trenutno niste
- Priroda vašeg poslovnog odnosa ili kapaciteta u kojoj ste radili s kandidatom.
- Ponudite svoje prosudbe o sposobnostima i kvaliteti kandidata u vezi s njihovim profesionalnim uslugama. Naglasite njihove najvrjednije osobine, poput pisanja vještina, rješavanja problema ili upravljanja vremenom. Možete izvući iznimne sposobnosti, izjaviti da biste ih rado ponovno zaposlili i napomenite kako su vam profesionalne usluge imale koristi za vas i vašu organizaciju.
4. Koristite posljednji odlomak kako biste dodali sve dodatne primjere ili anegdote kako vam se čini prikladnim.
5. Na kraju, približite se ponudi kako biste odgovorili na sva daljnja pitanja ili pružili dodatne informacije.
Poslovna referentna pisma preporučujući profesionalne usluge
Pregledajte sljedeća poslovna referentna pisma koja preporučuju profesionalne usluge.
Primjer # 1
Dragi gospodine Eggleston,
Pišem vam preporučiti usluge Daniel Lightheart, CPA. Daniel je radio za moj odvjetnički ured posljednjih petnaest godina kao naš računovođa i knjigovođa. Njegovo znanje i pažnja na detalje pomagali su u održavanju naše tvrtke na putu tijekom nedavne recesije i kroz veliku restrukturiranost.
Osjećam se uvjeren u preporuku Danielovih računovodstvenih usluga.
On nije samo temeljit, nego i jednostavan za rad i uvijek je spreman uzeti vremena da raspravlja o mojim brigama i odgovara na pitanja.
Ako imate dodatnih pitanja, slobodno me kontaktirajte.
Pozdrav,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Ured: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Primjer # 2
Draga gđa Kelly,
Ja sam potpredsjednik ABC Watchova koji pišem kako bih preporučio marketinške usluge Michaele Brown. Michaela je stvorila i provodila mnoge uspješne kampanje za nas od srpnja 2012. do siječnja 2016. godine.
Njezina stručnost dizajnerskog softvera, zajedno s njezinim suradnim i inovativnim duhom, učinila ju je kao stručnjak za naše najznačajnije projekte. Jednom je rukom pratila naše Twitter nakon 1000 na preko 52 000 u samo tri mjeseca pomoću strategija budućnosti. Bila je detaljno orijentirana, organizirana i uvijek otvorena za konstruktivnu povratnu informaciju, čineći naš poslovni odnos bez napora i ugodnog.
Preporučujem Michaelu za bilo koju ulogu kroz koju može pridonijeti njezinu izvanrednu kreativnost i predanost. Ako ste unajmili, uvjeren sam da će vaš marketinški napor preuzeti na nove visine.
Ako imate dodatnih pitanja, slobodno me kontaktirajte.
Pozdrav,
Lisa Moore
Potpredsjednik, ABC satovi
Ured: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Odgovorite na bilo kakva pitanja za praćenje
Slanje pisma preporuke je od vitalnog značaja za potencijalnog kandidata za posao ili pružatelja usluga, a slijedeći ovaj format, korisnicima ćete pružiti korisne informacije potencijalnom klijentu ili poslodavcu. Možete primiti jednostavan odgovor "hvala" ili mogu postaviti detaljna pitanja o podnositelju zahtjeva. U svakom slučaju, obavezno odgovorite odmah.