Pročitajte u nastavku savjete o tome kako napisati referentno pismo, kao i koje materijale tražiti od kandidata, i kada reći ne (i kako reći ne) pisati pismo za nekoga.
Što je referentno pismo?
Referentno pismo, poznato i kao pismo preporuke, pismo je koje govori o nečijem radnom iskustvu, vještinama, stručnosti, osobnim kvalitetama i / ili akademskom uspjehu. Napisao ga je bivši poslodavac, kolega, klijent, učitelj ili netko tko može pozitivno govoriti o toj osobi.
Kada trebate referencu
Treba vam referentna pisma, obično oko tri, kada primjenjujete se na poslove, stažiranje, volonterske pozicije, fakultete i programe poslijediplomskog studija. Referentno pismo pozitivno je prihvaćanje vaših vještina i atributa koje je napisao netko upoznat s vašim radom, karakterom i dostignućima.
Referentno pismo objašnjava zašto bi vas čitatelj trebao odabrati i što vas kvalificira za priliku za koju se prijavljujete. Može zatražiti pisma od organizacije koja razmatra pojedinca za zapošljavanje ili prihvaćanje u ustanovi ili ih može ponuditi tražitelj posla ili podnositelj zahtjeva.
Što je uključeno u referentno pismo
Referentno pismo je pozitivno prihvaćanje vaših vještina i atributa. Objašnjava zašto bi vas čitatelj trebao odabrati i što vas kvalificira za priliku za koju se prijavljujete.
Profesionalno referentno pismo obično piše nadzornik, kolega, klijent, učitelj ili profesor koji je dobro upoznat s vašim postignućima u radnom okruženju.
Obično uključuje opis svog položaja i odgovornosti, trajanje vašeg vremena u tvrtki i vaše sposobnosti, kvalifikacije i doprinosi organizaciji.
Lik, ili osobno referentno pismo, može napisati obiteljski prijatelj, mentor ili susjed koji može potvrditi osobine koje bi vas učinile dobrim kandidatom za poziciju koju tražite. Objašnjava kako vam pisac poznaje i raspravlja o vašim osobnim atributima kako bi se primijenili u postavkama posla.
Što učiniti prije pisanja referentnog pisma
Razmislite prije nego što kažete "Da". Prije nego se slažete da napišete pismo, provjerite da mislite da možete pisati pozitivno pismo za tu osobu. Ako ne poznajete dobro, ili ne mislite da možete govoriti visoko o sposobnostima ili sposobnostima osobe, dobro je odbiti zahtjev za preporukom . Zapravo, bolje je reći ne pisanju preporuke nego pišući negativnu referencu za tu osobu. Možete biti nejasni kada odbijete zahtjev, jednostavno govoreći: "Ne osjećam da bih bila najbolja osoba koja vam je napisala preporuku." Ako je moguće, predložite nekome drugome koji bi mogli tražiti.
Zatražite informacije. Dobro je pitati osobu za kopiju svog životopisa ili životopisa, čak i ako ste dugo poznavali.
Mogu imati novu akreditaciju ili postignuća i želite pružiti što je moguće više aktualnih informacija. To će vam pomoći da vam daju smjernice za pisanje slova.
Ako se referentno pismo odnosi na određenu priliku za zapošljavanje, zatražite i kopiju posiljke za posao. Slično tome, ako je referentno pismo za određenu školu ili program, zatražite neke informacije o školi. Što više informacija imate, to će lakše napisati pismo.
Dobijte sve pojedinosti. Uz traženje informacija o kandidatu, dobiti sve potrebne informacije o tome kako poslati pismo. Pitajte koga biste trebali poslati pismo, kada je rok, i koji oblik pisma treba biti u. Također pitajte postoje li pojedinosti koje škola ili poslodavac želi da uključite u svoje pismo.
Što treba uključiti u referentnom pismu
Ako kandidat ne dade obrazac na kojem pišete vašu preporuku, trebate upisati referencu kao formalno pismo. Referentno pismo trebalo bi započeti i s vama i kontaktnim podacima poslodavca (ime, adresa, telefonski broj, e-mail), a zatim datum. Ako se radi o e-pošti umjesto stvarnog pisma, navedite podatke o kontaktu na kraju slova, nakon potpisivanja .
Kontakt informacije i pozdrav: Ako pišete pismo pojedincu ili odboru za zapošljavanje, navedite njihove podatke za kontakt na vrhu slova i u svom pozdravu. Ako pišete opće pismo, mogli biste pisati " Kome se može zabrinjavati " ili jednostavno započeti s vašim pismom u prvom stavku.
Pozdrav: Počnite s pismom "Dragi gospodine / prezime." Ako ne znate prezime poslodavca, jednostavno napišite, "Dragi voditelj iznajmljivanja." Ako se kandidat prijavljuje na akademski program, možete pisati "Poštovani odbori za upise".
Uvod: Objasnite svoj odnos s osobom za koju pišete pismo. Možete uključiti koliko ste dugo poznavali osobu. Onda objasnite zašto pišete pismo. Obavezno navedite ime tvrtke, posao, školu ili priliku za koju se osoba prijavljuje. Na primjer, "Ja sam bio nadzornik James Smitha u tvrtki XYZ za proteklih pet godina. Zadovoljstvo mi je preporučiti ga za mjesto računovođe u ABC tvrtki.
Pregled tijela: U tijelu pisma uključite specifične informacije o osobnim karakteristikama kandidata (kreativnost, strpljenje, povjerenje itd.), Specifične vještine (izvrsne komunikacijske vještine, organizacijske sposobnosti itd.). Budite što specifičniji.
Prvi stavak: Prvi paragraf referentnog pisma objašnjava vašu vezu s osobom koju preporučujete, uključujući i način na koji ih poznajete i zašto ste kvalificirani za pisanje referentnog pisma za preporuku za zapošljavanje ili diplomu. Navedite odnos (osobni ili profesionalni) koji imate s osobom koju preporučujete.
Drugi stav (i treći i četvrti)
Srednji odlomci referentnog pisma sadrže podatke o osobi o kojoj pišete, uključujući i zašto su kvalificirani i što mogu pridonijeti. Ako je potrebno, upotrijebite više od jednog odjeljka za pružanje pojedinosti. Budite specifični i podijelite primjere zašto je ta osoba kvalificirani kandidat. Ako možete, odnose se na određene slučajeve u kojima ste promatrali osobu uspješno koristeći vještine potrebne za taj položaj.
Pokušajte opisati osobine i vještine koje se odnose na određeni posao , školu ili priliku. Na primjer, ako se osoba prijavi za posao kao upravitelj, usredotočite se na vodstvo osobe i komunikacijske vještine .
Zatvaranje pisma
U zaključnom odlomku ponudite dodatne informacije i uključite podatke o kontaktima (telefonom i e-poštom) kako biste bili spremni dati verbalnu preporuku ili odgovoriti na dodatna pitanja ako je potrebno. Možda ćete također ponoviti da ovu osobu preporučujete "sa srcem" ili "bez rezervacije".
Potpis: Završite pismo s potpisom, rukom, nakon čega slijedi upisano ime. Ako se radi o e-poruci, jednostavno unesite upisano ime, a zatim podatke o kontaktu. Evo kako završiti pismo s primjerima zatvaranja poslovanja.
Preporuka Duljina, oblik i font
Prije nego započnete pisati pismo: Pitajte kandidata da vam pošalje svoj životopis, prijepis, životopis ili bilo koji drugi materijal koji će vam pomoći da točno opisate osobu. Također možete zatražiti opis položaja za koji se prijavljuje i informacije o tvrtki. Što više informacija imate, to će lakše napisati snažnu preporuku.
Duljina: Pismo preporuke mora biti više od jednog ili dva stavka; ovo kratko pismo sugerira da ili ne poznajete dobro ili ih uopće ne podržavate. Međutim, želite zadržati slovo sažeto i usredotočiti se na nekoliko ključnih točaka, stoga izbjegavajte pisati više od jedne stranice. Tri ili četiri odlomka koja objašnjavaju kako znate osobu i zašto ih preporučujete odgovarajuća duljina.
Format: Pismo preporuke treba biti jednodijelno sa razmakom između svakog odlomka. Upotrijebite oko 1 "margine za gornji, donji, lijevi i desni dio stranice i poravnajte tekst lijevo (usklađivanje za većinu dokumenata).
Font: Koristite tradicionalni font kao što su Times New Roman, Arial ili Calibri. Veličina fonta trebala bi biti između 10 i 12 boda, pa je lako čitati. Prilagođavanje veličine fonta dobar je način za držanje pisma na jednu stranicu.
Uredi: svakako pročitajte svoje pismo prije slanja. Možete imati nekog drugog urediti pismo, ali prikriti ime kandidata kako bi sačuvao njegovu privatnost.
Pregledajte primjer
Draga gđa Johnson,
Oduševljen sam preporučiti Sarah Jones za mjesto voditelja digitalnog marketinga na Sabre Marketing & PR. Kao voditelj marketinga u A & B Media, imao sam zadovoljstvo raditi kao Sarahov supervizor kad se ovdje pojavila kao marketinški suradnik. Odgovorno, precizno i iznimno sjajno, Sarah je bila među najboljim talentima u A & B Media, apsolutno sam podupirala njezinu kvalifikaciju i njenu vještinu.
Kontinuirano me impresionirao znanje koje je donijela na stol i njena predanost da ostanu na vrhu najnovijih na terenu. Sarah kombinira oštre vještine analize s jakom intuicijom, i uvijek sam znao da se mogu osloniti na nju kako bi ispunila rokove i premašila naša očekivanja. Tijekom dvije godine s nama postigla je brojna postignuća, od povećanja angažmana društvenih medija za 20%, spuštanja stope napuštanja početne stranice od 10%, povećanja ROI-a na digitalnim kampanjama za 15%.
Iako je Sarahova profesionalna sposobnost bila neizmjerno vrijedna A & B Media, ona je bila i prekrasan timski igrač. Optimističan, privlačan i lako se povezati, Sarah je bila prava radost da ima u uredu i potiče mnoge pozitivne odnose unutar našeg odjela kao i kroz cijelu tvrtku.
Uz to, vrlo sam uvjeren u moju preporuku i vjerujem da će Sarah biti izvrsna prilika za Sabre Marketing & PR. Ako biste željeli razgovarati dalje o mojem iskustvu s Sarahom, molim vas pošaljite e-mail na melissa@abmedia.com ili nazovite na 555-555-5555.
Iskreno,
Melissa Bradley
Direktor marketinga
A & B mediji
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Oblikovanje vaše pismo
Ako šaljete pismo poslodavcu ili školi, budite sigurni da slijedite odgovarajući oblik poslovnog pisma . To uključuje unos vaših podataka za kontakt, datum i podatke o kontaktu osobe koja prima vaše pismo (obično voditelj iznajmljivanja) na vrhu slova. Uključite i svoj rukopisni potpis na dnu fizičkog pisma.
Međutim, ako šaljete ovo pismo, ne morate navesti kontaktne podatke ili datum na vrhu slova. Umjesto toga, navedite svoje podatke za kontakt nakon potpisa e-pošte . Također budite sigurni da imate jasnu, kratku tematsku liniju koja navodi ime kandidata, posao za koji se prijavljuju (ako je to primjenjivo) i svrhu vašeg pisma. Na primjer, naslov predmeta može pročitati: "Preporuka za prezime prezimena - Posao za pomoć ljudskim resursima".
Upotrijebite predložak referentnog pisma
Ako niste sigurni što napišite, upotrijebite predložak referentnog pisma i prilagodite ga kako biste uključili svoje podatke. Predložak je koristan način da vidite kako formatirati vaše pismo i što treba uključiti u pismo.
Također možete pogledati referentna slova uzoraka za ideje o tome što biste uključili u svoje pismo. Međutim, ne zaboravite promijeniti pismo tako da se odnosi na određenu osobu za koju pišete pismo.
Više uzoraka: Referentni primjer pismo