Povećajte svoju povjerenje u svoj projekt s upravljanjem rizicima
Kada radite u rizičnim situacijama, potreban vam je odgovarajući kit. Poput pješaka s ruksakom užeta i crampona, potrebni su vam alati za rješavanje projektnog rizika.
Pomoću plana upravljanja rizikom možete povećati povjerenje svog upravitelja u svoj projekt.
Jednostavan proces u 5 koraka može znatno promijeniti kako vaš šef vidi vaš projekt (i vi).
Što je upravljanje rizikom u upravljanju projektima?
Upravljanje rizicima u upravljanju projektima je proces identifikacije, procjene i odgovora na rizike projekta.
Projektni rizici su stvari koje mogu utjecati na projekt (pozitivno ili negativno, ali općenito ljudi tumače rizik kao događaje koji bi negativno utjecali na projekt).
Bez obzira je li vaš projekt velik ili mali, s njom će biti povezani rizici. To bi moglo biti bilo što od rizika da će vam školska parada padati na rizik od povećanja cijena do kritične komponente vaše nove pločice.
Projektni rizik, ako ga ne uspije ispravno, može otežati uspješno isporučiti vaš projekt. Neoznačeni rizici mogu vam dodati vrijeme za svoj raspored, raditi na vremenu i novcu proračunu. Menadžeri se nervoze zbog ovakve stvari. Sve to može se izbjeći planom upravljanja rizicima.
Planiranje upravljanja rizicima
Plan upravljanja rizicima odličan je način za povećanje vlastitog povjerenja u sposobnost vašeg projektnog tima da isporuči - a to se prenosi i na povećanje povjerenja vašeg upravitelja. Želite da oni vjeruju da to možete učiniti i želite da budu svjesni onoga što bi vas moglo spriječiti da uspješno isporučujete projekt.
Plan upravljanja rizicima je savršen alat za to.
I pogodi što? Vrlo je lako započeti.
Upravljanje projektnim rizikom je jednostavan proces u 5 koraka. Nemojmo to učiniti složenijim nego što treba biti. Ovo je nešto što možete započeti danas, pripremite se da biste ga raspravljali na sljedećem sastanku i završili dok netko upisuje minute.
Proces upravljanja rizikom u 5 koraka
Kao i kod tolikih dijelova upravljanja projektima, upravljanje rizikom je proces. 5 koraka su:
- pokrenuti
- Identificirati
- procijeniti
- Plan odgovori
- Implementirati
Ako ti pojmovi ne znače puno za vas upravo sada, molimo vas da se pridržavate - sve ću objasniti.
Korak 1: Pokrenite
Prvo, želite postaviti kontekst za upravljanje rizicima u okruženju za upravljanje projektima.
Vjerojatno ne postoji velika količina posla jer bi netko u vašoj tvrtki već pripremio politiku korporativnog rizika i sve što trebate učiniti jest pratiti. To će objasniti pristup tvrtke riziku i možda čak i ovlasti predloške koje trebate. Predlošci uvijek štede posao, pa pogledajte i one!
Čak i ako nemate pravila o korporativnom riziku, netko drugi koji upravlja projektima uz vas može imati plan upravljanja projektnim rizikom koji možete kopirati.
Zašto ponovno otkriti kotač? Ponovno korištenje dokumenata nužno je ako želite uštedjeti vrijeme i ostvariti više posla.
Koristite ono što ste saznali za izradu plana upravljanja rizikom za svoj projekt. Ovo je dio vašeg cjelokupnog plana upravljanja projektom i govori o tome kako ćete pristupiti upravljanju rizikom vašeg projekta.
Ako ne znate što staviti u nju, pročitajte dalje! Sljedeći koraci će vam dati bolju predodžbu o čemu pričati u svom planu upravljanja rizikom.
To poboljšava povjerenje: pokazujući vašem upravitelju da imate pristup rješavanju neizvjesnosti o svom projektu i da ćete aktivno upravljati rizikom.
Korak 2: Prepoznajte
Nakon što ste dobili jasan pristup, možete početi raditi na njemu.
Sada prepoznajete rizike koji će utjecati na vaš projekt. Ovo je samo ikada snimka na vrijeme i vaš rizik registar je nešto što ćete želite vratiti se vrijeme i vrijeme ponovno kako bi se osiguralo nešto novo je staviti na tamo kao dobro.
Možete identificirati rizike korištenjem kontrolnog popisa zajedničkih rizika, intervjuiranjem dionika o projektu (pogotovo o teškim dionicima jer obično ima puno toga za reći o tome što bi moglo poći po zlu), brainstorming sessionima i korištenju vašeg zdravog razuma.
Tražite stvari koje bi mogle uzrokovati probleme ako se ikad dogodilo. (Sjeti se da rizici još nisu dogodili. Problemi s projektom su stvari koje su se već dogodile.)
Ipak, idete raditi, svakako biste trebali uključivati i druge ljude. Sami, nećete imati cijelu sliku, a vi ćete nedostajati.
Rizici mogu i trebaju ih identificirati. Kao voditelj projekta, vaš je zadatak potaknuti svoje kolege da riskiraju s vama, tako da kao tim možete učiniti nešto o njima.
Svi identificirani rizici trebaju biti zabilježeni u registru rizika. Ako imate koordinator projekta u timu ili osobi za podršku projektima, oni to mogu učiniti. Inače, to je dio administrativnih zadataka za vas.
To poboljšava povjerenje: pokazujući da ste svjesni ključnih rizika koji bi mogli utjecati na vaš projekt i da imate sredstvo za neprestano svjesno novih rizika.
Korak 3: Procijenite
Rizici se zatim procjenjuju za vjerojatnost i utjecaj. Ovaj detaljni članak o tome kako procijeniti rizik projekta pokriva vas za to. Dajte joj dobro pročitati ako niste upoznati s procesom.
Kao daljnju mjeru, također možete procijeniti blizinu, što znači kako je blizu vrijeme rizik koji će se vjerojatno dogoditi. Rizik s velikom blizinom vjerojatno će se dogoditi uskoro. Rizik s niskom blizinom može se dogoditi u nekoj točki u dalekoj budućnosti. To vam može dati još jedan čimbenik za određivanje vremena i energije pri rješavanju rizika.
Time se pobuđuje povjerenje: Osiguravanje vašeg menadžera i svakoga u timu ima jasnu predodžbu o tome što bi se dogodilo ukoliko bi se bilo koji od tih rizika zapravo realizirao.
Korak 4: Plan odgovori
Sada dolazimo do mesnatog dijela vašeg plana upravljanja rizicima. U ovom koraku možete odrediti kako upravljati rizikom identificirajući odgovarajući odgovor.
To činimo jer do sada sve što imate je popis onoga što bi se moglo dogoditi da bacim vaš projekt s tečaja u budućnosti i koliko je velik posao koji bi bio. Što vaš menadžer želi znati sljedeći je: što ćete učiniti u vezi s tim?
Općenito, postoje 4 stvari koje možete učiniti da biste riješili projektni rizik i upravljali njime. Oni su:
- Izbjegavajte
- Prijenos
- Ublažiti (tj. Smanjiti)
- Prihvatiti.
To su detaljno opisani u ovom dubokom zaronu u strategije za reagiranje na rizik za negativan rizik .
Neki od vaših rizika mogu imati pozitivan ishod. Na primjer: Postoji rizik da prodajete toliko novog proizvoda da padne telefonske linije. To bi bio dobar problem, ali još uvijek postoji rizik da trebamo planirati.
Postoji nekoliko načina na koje se možete pripremiti za pozitivan rizik, uključujući:
- Iskorištavati
- Udio
- povećati
- Prihvatiti.
To se detaljnije raspravlja u ovom članku o strategijama odgovora na rizik za pozitivan rizik .
Morat ćete odrediti koja je strategija odgovora najbolja za svaki rizik vašeg registra. Na primjer, možete odlučiti da je rizik od propadanja krova tvornice nešto što ćete jednostavno prihvatiti jer se to vjerojatno neće dogoditi. Međutim, rizik od trovanja hranom izuzima polovicu radne snage je nešto što ćete aktivno ublažiti preustrojem cijelog vašeg ugostiteljskog osoblja. Ako se to dogodilo prije i zapravo je vrlo vjerojatno, osim ako nešto ne poduzmete, htjet ćete ublažiti rizik.
Nakon što se utvrdi i dogovori odgovor, vlasnici rizika mogu biti imenovani za provođenje akcijskog plana upravljanja rizicima. Drugim riječima, trebate nekoga tko će biti odgovoran za viđenje zadataka koje slažete.
To poboljšava povjerenje: pokazujući vašem upravitelju da ste razmotrili što učiniti o stvarima koje bi mogle uzrokovati probleme za vaš projekt i da stavljate planove na mjesto kako biste smanjili neizvjesnost i rizik na projektu.
Korak 5: Provesti
Vaš plan upravljanja rizicima treba uključiti tko će biti odgovoran za obavljanje aktivnosti za smanjenje rizika za svaki rizik. Sada bi trebali raditi na tim zadacima tako da aktivno upravljate otvorenim rizicima.
To poboljšava povjerenje: pokazujući da vi i vaš projektni tim možete pratiti ono što ste rekli da biste učinili. Izvješćivanjem o tome što ste postigli i rizicima koje ste ublažili, pokazuje vašem timu menadžmenta da ste ozbiljni o isporuci i obavljanju onoga što je potrebno za buduće dokazivanje vašeg projekta od problema.
Kada se rizik prošao - kada više nije relevantan jer se to dogodilo ili se više ne može dogoditi - možete ga zatvoriti iz registra rizika.
Stavljanje ovog plana upravljanja projektom na rizik može vam odvojiti od drugih menadžera. Vaš šef će imati dokaze da možete razmišljati strateški i kreativno o tome što bi moglo prouzročiti da vaš projekt nestane i, što je najvažnije, da nešto poduzme u vezi s tim. Bit ćete osoba koja aktivno upravlja problemima prije nego što se dogode, brišući roadblocks i priprema za sve!
Budući da je dobar u upravljanju projektnim rizikom, siguran je način da se kao siguran par ili ruke upravljaju. Ne trebate puno iskustva ili certifikata kako biste uspješno upravljali projektnim rizikom (iako postoje formalne kvalifikacije u upravljanju rizicima). Ovaj jednostavan proces u 5 koraka uskoro će značiti da je projektni rizik ugrađen u vaše planove projekta.