Napravite registar rizika projekta koji svatko može lako koristiti
Koliko često ste vidjeli registar rizika slab u sustavu podnošenja zahtjeva? Stvoreni su na početku projekta pa su zaboravljeni i brzo su zastarjeli.
Svi znamo da dobro upravljanje rizikom zahtijeva redovito utvrđivanje novih rizika, kao i pregled postojećih rizika i planiranje aktivnosti ublažavanja. Pa kako možemo to učiniti vjerojatnije da će se dogoditi?
01 Dobro dizajniranje registra rizika
Jedan od načina poticanja sudjelovanja u upravljanju rizicima je dizajn dobroga rizika. Dobro osmišljen registar brzo će komunicirati ukupnu razinu rizika u projektu s vama i drugim članovima projektnog tima.
Trebao bi korisnicima omogućiti lakši pristup detaljnijim pojedinim rizicima kada to bude potrebno. Ovo, pak, treba potaknuti ljude na razmišljanje o riziku - uočavanje novih dok se oni pojavljuju, praćenje i poduzimanje mjera za ublažavanje postojećih rizika.
Uključite odgovarajuća polja
Kao minimum, vaš registar rizika trebao bi uključivati:
- Jedinstveni identifikator za svaki rizik
- Opis rizika, uključujući uzrok, događaj rizika i učinak, kao što je "Zbog jake kiše, postoji opasnost od poplave polja koja bi pokvarila usjeve".
- Radnje odgovora na rizik
- Vlasnik rizika
03 Dodatne mjere
Možda biste htjeli uključiti kvantitativne mjere vjerojatnosti, utjecaja i ukupnog rizika, kao i preostale vrijednosti nakon ublažavanja za rizičnije projekte.
Numerička i polja koja se automatski izračunavaju mogu biti korisna ako koristite tehniku procjene rizika kao što je Monte Carlo metoda ili očekivana novčana vrijednost. Ostala korisna polja uključuju ključne datume, kategoriju rizika, kategoriju rizika odgovora, blizinu, troškove ublažavanja i status.
Ne postoji ograničenje broja polja koje možete uključiti, ali samo ključna polja trebaju biti prikazana u prikazu popisa svih rizika. Inače, prikaz popisa može postati prepuno previše detalja. U idealnom slučaju, gledatelji se preuzimaju u detaljni prikaz koji prikazuje sva polja za taj određeni rizik kada kliknu na unos rizika u prikazu popisa.
04 Još jedna mogućnost
Možda biste htjeli stvoriti bazu podataka registara rizika za svaki projekt, tako da niste ograničeni na standardni skup polja. Iako vam proračunska tablica može pomoći da pratite svoje projekte, osobito manje projekte, stvarna baza podataka može biti bolja, poput onih koje možete kreirati u Kahootz ili Podio. Oni olakšavaju dodavanje dokumenata i velikih količina teksta kada je to potrebno.
05 Svjetla za promet
Teško je pobijediti sustav semafora za vizualni utjecaj. Korisnici intuitivno znaju da crvena znači visoki rizik, da jantar znači srednji rizik, a zeleno je nizak rizik. To omogućuje brzim vizualnim znakovima čitateljima da pomognu u razumijevanju.
06 Sigurnosne značajke
Možda biste htjeli potaknuti sudjelovanje tako što ćete omogućiti svim članovima projektnog tima i možda nekim zainteresiranim stranama da pregledaju registar rizika. Trebali biste postaviti korisnička prava pristupa za registar, no samo je određene projektne uloge, kao što su Project Manager , Project Support ili Owners rizika, mogu urediti. Možete stvoriti revizijski trag koji je promijenio što i kada.
07 Sažetak profila rizika
Viši članovi projektnog tima i dionici kao što su projektni odbor i upravljanje korporativnim programima možda nemaju vremena za probavljanje popisa prikaza svakog rizika. Za njih, sažeti profil rizika daje sliku agregiranog rizika predstavljenog projektom na brzom pregledu. Ilustrira broj rizika na svakoj razini vjerojatnosti i učinka.
08 To je sve o komunikaciji
Ne zaboravite da nije riječ o unosu rizika i mjera ublažavanja pri izradi registra rizika za projekt. Cilj je komunicirati i angažirati svoje kolege u upravljanju rizicima. Vaš dizajn trebao bi odražavati taj cilj s različitim pogledima za različite publika. Dobro osmišljen registar rizika može poboljšati upravljanje rizikom u vašem projektu na ovaj način.