Zadržite projekt kretanja prema naprijed
Pogledat ćemo i neke od alata za upravljanje promjenama koje možete koristiti i kako se upravljanje projektom obuhvaća.
Prije nego što razgovaramo o procesima ili alatima želim razgovarati o vašem promjenama.
Prihvaćanje promjena se događa
Promjene se mogu dogoditi u bilo kojem trenutku životnog ciklusa upravljanja projektom .
Najlakši način da upravljate promjenama na projektima manje glavobolje jest znati da će se to dogoditi i planirati za to.
Imajući strategije na mjestu koje se bave promjenama prije nego što se dogode je najbrži način da se svi na brodu s onim što će biti drugačije.
Određeni, strukturirani proces upravljanja promjenama najbolje je mjesto za početak. To je vaša igračka knjiga za ono što će se dogoditi ako netko predloži da projekt treba raditi nešto drugačije od onoga što je trenutno planirano i dobar način da se izbjegne neuspjeh projekta.
Proces upravljanja promjenama
Proces upravljanja promjenama izgleda ovako:
- Primajte informacije o promjeni
- Procijenite promjenu, uključujući planiranje koliko će raditi
- Pripremite preporuku o tome vrijedi li ići naprijed.
- Tada dobivate odluku od sponzora projekta o tome biste li uključili promjenu ili ne.
Pogledajmo svaki od tih koraka zauzvrat.
Primajte informacije o promjeni
Dobit ćete zahtjev za promjenu projekta. Možete primati informacije na stotine različitih načina: na sastanku, e-poštom, telefonom, u hodniku dok izađete iz ureda navečer. Idealno, dobit ćete informacije o obrascu zahtjeva za promjenu, ali biste trebali znati da u stvarnom životu mnogi važni dionici smatraju da je dovršavanje ove vrste papira posao poslodavca. A u vašoj tvrtki to bi moglo biti.
Upotrijebite predložak zahtjeva za promjenu projekta (više o tome za minutu) kako biste zabilježili sve pojedinosti zahtjeva, no neformalno dolaze s vama. Zatim pokrenite obrazac pokraj inicijatora tako da znate da ste točno odražavali što to žele.
Imajte na umu da se promjene mogu odnositi i na izvođenje radova. Nemojte uvijek pretpostavljati da će promjene biti povezane s stavljanjem u rad. Postupak je isti bez obzira povećavate li ili smanjujete opseg projekta.
Provedite procjenu promjene
Detaljno pogledajte zahtjev za promjenu. Procjenjujete utjecaj na:
- Raspored
- Dokumentacija
- Do sada učinjeno i još posla
- budžet
- Kvalitete mjere
- djelokrug
- Dostupnost resursa.
Na primjer, promjena softvera može se procijeniti na 5 dana.
To ne bi samo trebalo dodati 5 dana u raspored jer bi gurnula drugi zadatak i pomaknula to u vremenskom okviru gdje je ključni resurs na odmoru. Taj zadatak bi također trebao biti pomaknut, pa bi ukupna promjena trebala dodati 8 dana rasporedu. To bi koštalo $ 5k za napraviti, a dodatnih 8 dana gura nas u drugi mjesec s dobavljač ugovor, tako da postoje troškovi uzeti u obzir. Kvaliteta ostaje ista, ali opseg uključuje promjene u novu promjenu. Potrebno je ažurirati svu relevantnu dokumentaciju, uključujući projektni plan i priručnike za obuku, koji su već započeli.
Kao što vidite, jednostavna petodnevna promjena može imati širok raspon učinaka. Važno je znati sve o tim prije nego što odlučite hoćete li napraviti promjenu ili ne, budući da imanje pune slike može promijeniti ishod.
Pripremite i predočite Preporuku
Sada znate cijeli utjecaj promjene možete napraviti preporuku o tome vrijedi ići naprijed s njom.
U nekim slučajevima to neće biti, jer će primjetna korist biti manja od troškova. U drugim slučajevima, postoji dovoljno koristi u tome kako bi se nadoknadio trošak obavljanja dodatnog posla. U drugim slučajevima možda ćete ustanoviti da će promjena negativno utjecati na trošak, ali ništa o tome ne možete učiniti jer je to pitanje regulacije ili sukladnosti ili za neki drugi unutarnji razlog kao što je organizacijska restrukturacija.
Donesite odluku
Za male izmjene koje spadaju u granicu autorizacije, možete donijeti odluku o tome hoćete li prihvatiti tu promjenu ili ne sami (s pravim unosom tima). Sve veće treba odobriti projektni sponzor ili projektni odbor.
Ne zaboravite se vratiti i reći nekome ako je njihova promjena odbijena. Želite li izbjeći neugodne dionike projekta ako možete!
Alati za upravljanje promjenama
Postoji niz alata za upravljanje promjenama koje možete koristiti kako biste ovaj proces olakšali i pojednostavnili. Preporučujem:
- Kontrolni popis ili procesna karta koja putuje ljude kroz točno ono što moraju poduzeti kako bi podigla promjenu vašeg opsega projekta.
- Zahtjev za promjenu predloška. To može biti online putem automatiziranog tijeka rada.
Pogledajmo što slijedi sljedeći zahtjev za promjenu projekta.
Što ulazi u zahtjev za izmjenu projekta
Obrazac zahtjeva za izmjenu projekta trebao bi uključivati:
- Ime osobe koja traži izmjenu ("podnositelj zahtjeva").
- Jedinstveni identifikator, kao broj promjena (možete ga dodati kasnije jer nije vjerojatno da će bilo tko od ljudi koji podiže zahtjev i upotreba obrasca znati što staviti u taj okvir).
- Opis predložene promjene, s onoliko detaljima koliko mogu upravljati.
- Kategorija promjene. U idealnom slučaju, preplatit ćete ovaj odjeljak tako da moraju označiti samo okvir. To je dobro mjesto za bilježenje je li promjena vezana uz regulaciju ili interne usklađenosti kao da je (istinski) onda možete zaobići puno planiranja i procjene stepenice i jednostavno se s njom.
- "Zašto" promjene. Što je to opravdanje za to? Zašto ga molitelj traži?
- Utjecaj promjene na različite elemente projekta, uključujući vrijeme, cijenu, kvalitetu, opseg. Možda nemaju sve pojedinosti tako da ćete morati raditi s njima tijekom koraka procjene izmjene da biste ispunili praznine. Trebali bi dovršiti koliko god mogu. Najmanji ste u ovom trenutku tražiti da potvrdite hoće li povećati, smanjiti ili promijeniti postojeće parametre projekta.
Na dnu obrasca zahtjeva za izmjenu bit će vam pojedinosti za ispunjavanje dok se promjena dalje raspravlja. Vaš predložak također treba sadržavati prostor za:
- Odlučivanje o promjeni: prihvaćanje, odbijanje ili odgodu
- Ime osobe koja je donijela odluku (ili skupinu) plus datum donošenja odluke i bilo koji dodatni komentar.
Osoba koja podnosi zahtjev neće znati ishod još - nitko neće - pa će ove kutije ostati prazne dok se pravo grupa ne sastaje kako bi razgovarala o vašoj preporuci i donijela odluku.
Promjene i upravljanje projektom
Upravljanje opsegom projekta glavni je način da kontrolirate ono što je u projektu i što nije. Kada primite izmjenu opsega projekta, morate razmisliti o tome kako to utječe na projekt u cjelini. Vaš proces upravljanja promjenama pomaže vam da to učinite i da ga postavite u kontekst, upravljanje promjenama predstavlja mali dio upravljanja opsegom.
Ovdje je vrijedno razgovarati o tome kako Vodič za tijelo upravljanja znanjem (PMBOK® Guide) - 5. izdanje pokriva upravljanje projektnim promjenama jer nije tako intuitivno kao što mislite. PMBOK® Vodič obuhvaća proces koji se zove "Kontrolni opseg" u odjeljku Upravljanje projektom i to je izvrsno mjesto za početak. Međutim, proces upravljanja promjenama na projektima treba biti obrađen na integrirani način, a to se odražava iu tekstu. Korisnici PMBOK® vodiča također se trebaju odnositi na postupak izvođenja Integriranog upravljanja promjenama jer to određuje kako sve povezuje zajedno.
U svrhu postaje PMP morate razumjeti kako PMBOK® Guide pokriva upravljanje promjenama, jer to je ono što ćete ispitati. Međutim, trebali biste imati na umu da proces upravljanja promjenama koji ste stvarno upotrebljavali na svojim projektima mora biti integriran, jednostavan za praćenje i praktičnost.
5 načina da pomognete timu kroz proces promjene
Vaš projektni tim ključan je za uspjeh vašeg projekta, pa im pomaže da se nađete kada upravljate promjenama na svom projektu.
Evo 5 načina na koje možete pomoći da brzo steknu uvjete s procesom upravljanja projektom.
1. Razgovarajte o promjenama. Recite im da je promjena na projektima normalna i da bi to trebali očekivati.
2. Podijelite postupak. Gore smo razgovarali o procesu upravljanja promjenama, ali to naravno ne dolazi svima. Vaši članovi tima neće znati što učiniti i što se očekuje od njih, osim ako im ne kažete. Pripremite sastanak s njima kako biste prolazili kroz taj proces i obavijestite ih o svojoj ulozi u njemu.
3. Olakšajte. Kada projekt prolazi kroz promjenu opsega, to može biti prilično dezorijentirano. Raspored je pogrešan, proračun može biti različit, zahtjevi su svakako različiti. Tim može pronaći promjenu uznemirujućim, osobito velikom ili onom koja preokreće odluku koju su prethodno mislili da je postavljena u kamen (da, to se dogodi). Napravite postupak što je lakše moguće za njih.
4. Budite tu da vam pomognete. Novi način rada traje neko vrijeme za spavanje. Ako ste prethodno upravljali projektnim promjenama na neformalan način (ili ne uopće), onda promjena formalnog procesa može potrajati neko vrijeme da postane 'način na koji radimo stvari ovdje ”. Recite ekipi da ste tamo da im pomognete ako žele pokrenuti nešto prije vas.
5. Nemojte se bojati reći ne. Nisu sve promjene razumne prijedloge. Neka vaš tim zna da ako se osjećaju snažno o tome da promjena nije dobra stvar za projekt u ovom trenutku, da ćeš stajati uz njih u tom razgovoru s podnositeljem zahtjeva za promjenu.
Nije učinkovito upravljanje promjenama jedan od načina na koji možete izvući svoj projekt , pa pazite. Naoružani ovim informacijama sada možete upravljati upravljanjem promjenama projekta.