Kako je formalna revizija projekta?
Revizija projekta obično je formalna vježba.
Neformalni ekvivalent obično se naziva ocjenjivanjem kolega. Ovo je mjesto gdje kolega gleda na vaš projekt i pripadajuću dokumentaciju i daje vam povratnu informaciju o tome gdje biste trebali potrošiti još malo vremena.
Revizije projekata su formalne jer obično imaju definiran skup pitanja i provode ih netko tko redovito obavlja tu vrstu posla.
Tko provodi revizije projekata
Osoba koja radi vašu reviziju projekta može biti drugi voditelj projekta (vjerojatno netko s puno iskustva u vođenju projekata), ali je vjerojatnije da je netko iz ureda za projekte koji redovito provodi revizije.
To će biti netko tko se može smatrati nepristranim, tako da neće biti vaš voditelj ili sponzor projekta. Može čak biti i tim ljudi, ovisno o veličini projekta.
Kako se pripremiti za reviziju projekta
Prva i glavna stvar koju treba organizirati jest da imate kopije svoje projektne dokumentacije kako bi revizor pregledao.
Ako imate koordinatora projekta , zamolite ih da povuku paket dokumenata (po mogućnosti elektronički). Trebali biste imati sve podatke lako dostupne, ali čak i ako to učinite, ovaj korak može i dalje potrajati. Kao minimum, provjerite imate li projektni plan , dnevnik rizika, zapisnik o problemu, proračun i raspored raspoloživ za revizora.
Tko treba biti uključen
To ovisi o vrsti stvari koje auditor želi pogledati. Vi, kao voditelj projekta, morat ćete provesti neko vrijeme s njima. Očekujte da se i vaši članovi tima pozovu u razgovor s revizorom.
Imajte na umu da što više rade na zadacima vezanim uz reviziju, to imaju manje vremena za rad na projektu, tako da ćete možda morati preispitati neke aktivnosti i raditi sporije tijekom revizijskog razdoblja.
Koliko dugo traje Projektna revizija
Ne postoji fiksno vremensko razdoblje za reviziju projekta. Na velikim projektima, naći ćete da je potrebno mnogo dulje. Na malim projektima revizor se može obaviti u roku od nekoliko sati. Čim znate da će vaš projekt biti revidiran, pitajte svog tima za reviziju koliko dugo predviđaju njihov rad.
Što revizija traži
Ako je reviziju pozvana zbog određene zabrinutosti, kao što je neuspjeh u postizanju kvalitetnih ciljeva, onda očekujete da će duboko istražiti to područje. Rutinska revizija će široko izgledati na različitim područjima upravljanja projektima i isporučivima na kojima projekt radi. To će pokriti vrijeme, cijenu i kvalitetu vašeg projekta i angažman dionika.
Cilj revizije je utvrditi hoće li projekt ispuniti svoje ciljeve ili ne.
Ako revizor smatra da na temelju trenutne izvedbe projekt neće pogoditi te ciljeve, on ili ona će predložiti preporuke za djelovanje.
Preporuke ovise o tome što se nalazi
Preporuke u revizorskom izvješću ovisit će o onome što su pronašli. Očekujte da će biti pozitivni i formulirani na način koji bi vam trebao olakšati njihovo prihvaćanje. Oni bi trebali biti praktični.
Na jednom ekstremu, revizor može preporučiti da vaš projekt bude zatvoren, iako će se to dogoditi samo ako smatraju da nema nikakve šanse da svaki projekt od tog trenutka napravi bilo kakvu vrijednost za organizaciju.
Pogledajte svoju reviziju projekta kao pozitivno iskustvo. Trebao bi vam rano upozoriti na bilo kakve znakove da je vaš projekt u nevolji i da je to prilika za rad s iskusnim profesionalnim projektom.
Provođenje njihovih preporuka trebalo bi učiniti vaš tim, vaš tim i vaš projekt uspješnijim, a to može biti samo dobra stvar.