I kako ih možete graditi
Čuli ste za knjigu Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People . Danas pogledajmo 10 navika kojega uspješno upravljaju voditelji projekata.
Vidio sam kako se takve navike više puta spominju u ocjenjivanju izvedbe i u pregledima na kraju projekta gdje klijent, tim ili sponzor nudi povratne informacije voditelju projekta.
Ne trebate imati 10 godina iskustva za uspješno isporuku svaki put. Promjenom vaših navika i brusnim vještinama možete drastično poboljšati šanse da vaš projekt bude uspjeh (i dati vam manje stresno vrijeme na poslu).
I bez posebnog poretka (osim broja 10), započnimo!
Upotreba pravog tima
Najučinkovitiji i uspješniji voditelji projekata znaju mogućnosti svojih članova tima. To znači da mogu dodijeliti pravi posao pravim ljudima.
Korištenje pogrešnog resursa na zadatku može dovesti do toga da traje duže ili se loše obavlja. Pomaže u pronalaženju snaga i slabosti pojedinaca koji rade s vama, tako da ih najbolje možete dodijeliti projektnim zadacima.
Upravljanje projektnim pitanjima
Svi projekti su s vremena na vrijeme pogodili probleme. Uspješni voditelji projekata ne dopuštaju da ih brinu. Oni znaju za procese upravljanja problemom i kako se najbolje nositi s problemima koji nastaju.
To možete i učiniti. Kada saznate kako procijeniti problem s projektom, otkrit ćete da upravljanje problemom postaje jednostavna navika za uključivanje u vašu tjednu rutinu. Stavite malo vremena da prođete kroz dnevnik vaših podataka svakog tjedna, a uskoro ćete otkriti da je jednostavan posao ostati na vrhu upravljanja problemima.
Suočavanje s promjenama
Projekti su dizajnirani za promjenu stvari, ali takva se promjena događa drugim ljudima! Teško je upravljati promjenama koje su usmjerene izravno na projektni tim, uznemirujući detaljan raspored projekta i stvaranje novih radova i cijela hrpa ažuriranja dokumentacije.
Uspješni voditelji projekata imaju proces upravljanja promjenama koji slijede. Slijedeći određene korake olakšava pretvaranje bilo koje akcije u naviku jer je strukturirano i ponavljajuće.
Proces upravljanja promjenama izgleda ovako:
- Primajte informacije o promjeni
- Procijenite promjenu
- Utvrdite koliko bi posla trebalo učiniti promjenu
- Pripremite preporuku o tome vrijedi li ići naprijed.
Zatim dobivate odluku svog sponzora o tome biste li uključili promjenu ili ne.
Napomena: Sami možete odobriti neke male izmjene sve dok su unutar vaših ovlasti i razine ovlasti.
Uspješni voditelji projekata znaju da je suočavanje s promjenama dio posla i da imaju plan da se s njima rješavaju kada i kada nastanu.
Upravljanje troškovima projekta
Vrlo je vjerojatno da će vaš projekt podnijeti troškove, čak i ako nemate potpunu kontrolu nad žaruljama torbice. Biti u stanju upravljati financijskim elementima u vašoj kontroli mora biti navika.
Ako ga ne pristupate redovito i rutinski, naći ćete da posao postaje toliko ogroman da je nemoguće učiniti dobro.
Fantastični voditelji projekata ostati na vrhu troškova s sustavima za pohranu koji rade za fakture, citate i procjene. Uđite u naviku korištenja proračunskog softvera (čak i ako je to samo proračunska tablica).
Ne možete upravljati svojim troškovima projekta dok nemate plan o tome što ćete potrošiti. Pročitajte ovo kako izraditi proračun projekta tako da možete započeti.
Teambuilding
Projektni tim najvjerojatnije neće raditi za vas pa zašto je teambuilding dio navika uspješnih voditelja projekta?
To je zato što ih trebate učinkovito raditi zajedno i trebate pojedince uključene u projekt da brzo dođete do točke u kojoj se međusobno vjeruju. To možete postići izgradnjom tima.
Pazite na situacije u kojima se vaš tim raspada. Ponašanje nasilničkog ponašanja , naročito, neprihvatljivo je.
Razumijevanje procesa
Šesta navika vrlo uspješnih projektnih menadžera je da razumiju procese koji postoje unutar njihove kontrole.
To znači da oni znaju koji se radni postupci trebaju slijediti. Ne gube vrijeme pokušavajući riješiti poslovni slučaj jer znaju da postoji postupak za to i mogu slijediti korake.
Najuspješniji voditelji projekata nisu rob u procesu. Oni znaju kada je ispravna stvar slijediti taj proces. Oni znaju kada je bolje da malo ugađate kako bi zadatke olakšali svima. Primjer toga bi bio uklanjanje birokracije iz malog projekta prilagodbom procesa u skladu s tim.
Ažuriranje rasporeda
Raspored projekata ne smije se prepustiti slučajnosti, a najuspješniji voditelji projekata učinit će to navikom redovitog provjere njihovih rasporeda radi točnosti i ažuriranja.
Mnogo je načina da pratite napredak vašeg projekta, ali najvažnije je da to učinite! Ako se boriš da izvučete tu vlastitu naviku, potpišite kratki sastanak u svoj dnevnik sa sobom i svoj raspored jednom tjedno. Koristite isto vrijeme svaki tjedan i trebate 30 minuta da biste pregledali gdje se nalazite i gdje trebate biti. Izvršite potrebne izmjene, obavijestite tim i nastavite s projektom.
Napomena: Ako promjene vašeg rasporeda utječu na datum završetka projekta ili na datum isporuke glavnih prekretnica, tada razgovarajte sa svojim sponzorom. Ne biste smjeli mijenjati osnove vašeg osnovnog plana bez prolaska kroz formalni postupak odobravanja.
Upravljanje rizikom projekta
Znanje o tome što biste trebali uključiti u svoj registar rizika je jedna stvar, no obično ga pregledavate i djelujući na podignute rizike nešto drugo.
Nije dovoljno koristiti početak vašeg projekta da identificira rizike, a zatim ih više ne razmišlja. Upravljanje rizikom treba biti dio vaših projektnih navika jer bez njega ćete naći da rizici pretvaraju u probleme i stvaraju vam probleme.
To je još jedno područje u kojem standardne procese i rezervacije redovitog utora za obavljanje pregleda rizika mogu pomoći. Možete ga uključiti kao dio timskih sastanaka. Učinite to naviku da pregledate svoje rizike s timom, zatvorite sve one koje više nisu prijetnja i planirate radnje za one koje želite ublažiti.
Vrijeme praćenja
Voditelji projekata znaju puno o upravljanju vremenom projekta , ali to je sklono biti u domeni raspoređivanja i planiranja. O čemu govorimo je praćenje vremena na redovitijoj, svakodnevnoj osnovi. Govorimo o vremenskim listovima.
Projektni timovi često nisu toliko željni koristiti tablice vremena ako to nisu učinili prije. Mnogi softverski alati za upravljanje projektima imaju praćenje vremena u proizvodu. To može olakšati uvesti prebacivanje na praćenje vremena kao tim.
Bilo da pratite vrijeme vašeg tima (što se preporučuje) važno je da znate gdje se vaše vrijeme odvija u jednom danu. Trebali bi naviku naviknuti na to kako ćete potrošiti svoje vrijeme. Pomoći će vam da shvatite da trošite vrijeme na najvažnije zadatke projekta. Možda mislite da jeste, ali jeste li? Prikazi vremena ili vrijeme snimanja nekog oblika pomoći će, čak i ako je samo jedan sat zapisnik na notepad.
Isporuka promjena poslovanja
Naposljetku, navika koja je voditeljima projekata najuspješnija jest njihova sposobnost izjednačavanja rezultata projekta s poslovnim rezultatima. Vaš je projekt osmišljen da postigne nešto nevjerojatno za tvrtku, a to ste učinili. Sjajno.
Ali ako korisnici ne koriste vaš proizvod ili softver brzo pada zastarjeli ili kupci nisu toliko zaprepašteni koliko ste onda vaš projekt je gubitak vremena.
Najuspješniji projektni timovi pobrinuti se da znaju za koje poslovne ciljeve ciljaju. Oni grade rješenje koje održava tu promjenu poslovanja na održiv način. Ono što isporučuju kada završi projekt u potpunosti se koristi i potpuno usvoji od strane kupca. To je uspjeh jer je sagrađen da bude uspjeh od samog početka.
Razumijevanje poslovnih ciljeva ključni je kriterij za svakog voditelja projekta koji želi utjecati na klijente i dionike. Ako možete pokazati da ste isporučili nešto od vrijednosti, onda je lako pokazati utjecaj koji imate i vrijednost koju unesete u tvrtku.
Učinite to naviku pitati svoje dionike što poslovne vrijednosti oni očekuju i kako oni žele koristiti ono što je vaš projekt isporučuje za njih. Razgovarajte s njima o tome kako oni definiraju uspjeh. Možete ga graditi u ponovljiv proces na početku svakog projekta.
Koliko navika za uspjeh Imate li?
Nakon što ste pročitali popis, koliko ste tih navika već imali? Vjerojatno postoje stvari koje danas radite i druge koje znate da biste trebali učiniti više truda da redovito radite. Dobra je vijest da je stvaranje nove navike relativno lako ako ste zainteresirani za to. Uskoro će ove stvari biti druga priroda i biti ćete na putu da budete jedan od najuspješnijih voditelja projekata u vašoj tvrtki.
Kojim ćete početi raditi i graditi svoju tjednu rutinu?
Daljnje čitanje
Preporučujem čitanje Snage navike Charlesa Duhiga.