U sve većem broju sektora tajnici posjeduju diplomu prvostupnika ili zarađuju specijalizirane certifikate poput akreditiranog pravnog tajnika ili certificiranog liječničkog administrativnog pomoćnika.
Zahtjevi za posao tajnika / administrativnih asistenata
Da biste radili na administrativnom položaju , od vas će se očekivati da budete udobni pomoću tehnologije na različite načine. Možda ćete morati generirati dokumente, sastaviti prezentacije slajdova, izraditi proračunske tablice, upravljati bazama podataka i održavati web stranice. Trebali biste biti udobni pomoću programa Microsoft Office, e-pošte i interneta. Za posao u maloj tvrtki, možda ćete morati biti upoznati s QuickBooks ili drugim računovodstvenim softverskim programima.
Dobre verbalne i pisane komunikacijske vještine su neophodne. Kada radite na uredskom poslu, morate biti orijentirani na detalje i posjedovati vještine lekture. Trebali biste imati čvrstu naredbu engleskog jezika, uključujući vještine pisanja / uređivanja. Neke odgovornosti za posao mogu uključivati izradu dokumenata i / ili web stranica. Morat ćete biti udobni prilikom preispitivanja ili pisanja komunikacija ili web sadržaja.
Uloga upravitelja ureda može biti dio vaših odgovornosti. Da biste postigli uspješan menadžer, trebate biti sposobni za više zadataka i dobro organizirani. Kao menadžer, često ćete planirati događaje osoblja poput nagradnih večera i događaja prikupljanja sredstava ili zakazivanje sastanaka s klijentima i dogovoriti rasporede vaših suradnika.
Kako pronaći posao kao tajnik / administrativni asistent
Prije nego započnete s pretraživanjem, prikupite reference od prethodnih poslodavaca. Ako nemate puno radnog iskustva, možete upotrijebiti osobnu referencu .
Poslodavci koji zapošljavaju tajnicu ili administrativnog pomoćnika traže osobu s kojom mogu udobno raditi, koji će se dobro slagati s drugim osobljem i povjerljivim informacijama. Snažna preporuka može pokazati ove osobine.
Dodirnite svoje mreže kako biste dobili potencijalne klijente na otvaranju radnih mjesta. Dovezujete se na Facebook i LinkedIn kontakte, obiteljske prijatelje, susjede i bivše poslodavce i obavijestite ih da biste cijenili upoznavanje sa svakim koga poznaju mogu biti angažirani.
Ako, na primjer, usredotočite svoje pretraživanje na sektor poput zakona, medicine, izdavaštva ili visokog obrazovanja, kontaktirajte svoje kontakte posebno za preporuke stručnjaka za koje poznaju na tim područjima zapošljavanja.
Primjena u osobi
Bit ćete predstavnik tvrtke koja vas angažira i često pruža prvi dojam kupcima ili klijentima. To znači da je čista slika i jake interpersonalne vještine važne za tajnice i administrativne pomoćnike za posjedovanje.
Ako možete pronaći način da se primijetiti od strane potencijalnih poslodavaca može vam dati rub kao kandidat. S vašim preporukama i preporukama, posjetite lokalne organizacije i tvrtke. Evo kako se prijaviti za posao u osobi .
Uključite vratare i pitajte možete li razgovarati s nekim od nadzornika ili upravitelja o pozicijama za podršku osoblja s organizacijom. Ako upravitelji nisu dostupni, recite recepcionaru nekoliko ključnih činjenica o vjerodajnicama i pitajte mogu li biti dovoljno ljubazni da podijele vaš životopis svojim šefovima.
Pretraživanje radnih mjesta online
Učinite Google pretraživanje za otvaranje novih radnih mjesta s ključnim riječima poput administrativnog asistenta, marketinškog pomoćnika, uredničkog pomoćnika, medicinskog tajnika, pravnog tajnika i pomoćnika ureda za generiranje popisa poslova. Također će se oglašavati i mnogi administrativni poslovi u odjelu za zapošljavanje na web stranici za vaše lokalne novine ili gospodarsku komoru.
Intervjuiranje za administrativne pomoćne poslove
Vaši osobni imidž i interpersonalne vještine ocjenjivat će poslodavci kada razgovarate za otvorenu poziciju. Pobrinite se da ste besprijekorno odjeven i njegovan. Pozdravite vašeg anketara toplim osmijehom i čvrstom rukom. Obratite pozornost na kontakt osobe sa svakim od vaših anketara u grupnim situacijama.
Budite spremni na intervju istraživanjem posla unaprijed. Upoznajte se s onim što rade u uredu i tko im je klijentela. Također, pripremite se da prodate istaknuvši 5 do 7 sredstava koja će vam omogućiti da budete učinkoviti u vašoj ulozi tajnika ili administrativnog pomoćnika organizacije. Za svaku imovinu koju spomenete, budite spremni navesti ulogu, projekt ili posao na kojem ste primijenili tu snagu i ostvarili neke pozitivne rezultate.
Govoreći o tim pričama o tome kako ste se u prošlosti činili, možete dugo put uvjeriti poslodavce da imate pravo stvari da se izvrsnu u poslu. Pažljivo pregledajte oglas ili opis posla za poziciju i napravite popis njihovih postavki / zahtjeva. Za svaku kvalifikaciju mislite na primjer kako ste izlagali tu kvalitetu ili primijenili tu vještinu.
Pripremite odgovore na druga uobičajena pitanja za administrativne intervjue, kao što su vaše slabosti i izazovi s kojima ste se susreli u prošlosti. Poslodavci će vas vjerojatno pitati o odnosima s nadzornicima u prošlosti pa budite spremni uputiti na to kako ste dobro radili s šefovima i učinkovito se bavili izazovnim osobama te su vam te pismene reference praktične.
Slijedite nakon intervjua
Odmah nakon intervjua, sastavite hvala vam ili pismo koje jasno ukazuje na to da želite raditi s tim poslodavcem. Izrazite koliko ste zahvalni što ste uzeli vremena da se sretnete s vama i ukratko objasnite kako ste odlično odgovorni za tu poziciju.
Ako ste se susreli s više anketara, pokušajte uključiti nešto drugo u svaku komunikaciju kako biste pokazali da ste izuzetno motivirani i zamišljeni pojedinac.