Kanban u projektima obično ima oblik vizualne ploče sastavljene od rešetke i kartica. (Nemojte znati što je Kanban? Pročitajte ovaj uvod u Kanbanu u upravljanju projektima.) Ploča može biti fizička, sastavljena od komada papira (obično 3 "x 5" index kartice ili ljepljive bilješke) na ploči ili zidu. Alternativno, odbor bi mogao biti elektronički - nekoliko softverskih programa i platformi podržavaju Kanbanove upravljačke ploče projekta. Digitalno rješenje odličan je alat kada se projektni tim ne nalazi fizički, ili kada članovi tima trebaju pristupiti ploči kad izađu iz ureda.
01 Kanban grid
Za jednostavne projekte, mreža u Kanbanu vjerojatno ima jedan red i više stupaca. Stupci predstavljaju proces kojim se posao teče, od lijeva (početak) do desno (kraj). Ako se tim bavi više od jedne vrste posla, ili ako postoje podskupine ili različite vrste radnih tokova, organizator odbora može koristiti redove za odjeljivanje kartica okomito.
Kartice se kreću po ploči u stupcima prema trenutnoj fazi u tom procesu. Ova slika prikazuje tipičnu Kanbanovu rešetku u akciji.
Nakon što se postavlja njihova zajednica Kanban, projektni tim se obično sastaje oko odbora redovito, u "stojećem" ili vrlo kratkom sastanku. Cilj kolegija je da "vuče" rad u zadnji stupac ploče, koji se često naziva "Gotovo". Na tim sastancima tim raspravlja kada se svaka karta može pomaknuti na sljedeći stupac. Ako netko radi na pomicanju kartice prema naprijed i naišao je na prepreku, to će biti zabilježeno na sastanku stanja, uz poduzimanje akcija za rješavanje problema.
02 Kanbanov okvir uma
- Ukloni loše multitasking. Psiholozi i sociolozi koji studiraju rad napisali su mnogo o ovoj temi. Istraživanja pokazuju da nam prebacivanje zadataka usporava i uzrokuje probleme kvalitete zbog mentalnog resetiranja i ostalih troškova postavljanja.
- Ograničite rad u tijeku. Kako bi loše multitasking donio na minimum, trebate ograničiti broj kartica puštenih u Kanban sustav. Nemojte dopustiti upravljanju da gura više karata (zadataka, projekata ili značajki) u stupce "Doing" na ploči. Ovaj korak može zahtijevati značajnu promjenu razmišljanja menadžera koji vjeruju da kako bi završili posao na vrijeme, mora se početi što je prije moguće.
- Poticati kulturu rješavanja problema kao tim, a ne onaj koji motivira okrivljavanje drugih.
- Zadržite vrh zaostale prioritete. Kartice pri vrhu stupca "Natrag" trebaju biti sljedeći zadaci, projekti ili značajke koje će pružiti najveću vrijednost klijentu i tvrtki.
Kanban sustav je učinkovit način izvršavanja na mnogim vrstama projekata. Poput većine najtalentnih alata, to najbolje funkcionira u kombinaciji s načinom razmišljanja i kontinuiranim poboljšanjima. Nema jedinstvenog "pravog" načina za implementaciju odbora Kanban, a mnogi čimbenici mogu utjecati na njegovu strukturu, kao i na ponašanje tima. Općenito, svaki projektni tim koji koristi ploču treba obučiti u konceptima Kanban, a potom dopustiti da se razvijaju i unaprjeđuju na svom Kanbanovom sustavu dok ga koriste.
Saznajte više o Monica Borrellu u njezinu punom biološkom životu .