Najvažnija uloga Povelje o projektu je točno odrediti što će projekt postići. Pogledajmo što je u ovom bitnom projektnom dokumentu.
Što ulazi u povelju o projektu?
Prvi dio Povelje o projektu iznijet će naziv projekta, imena sponzora i voditelja projekta i datum pripreme dokumenta.
Zatim uđete u meso dokumenta.
Glavni dijelovi Povelje o projektu su sljedeći.
Svrha projekta: Ovo objašnjava zašto se projekt želi. Možete se uputiti na poslovni slučaj ili ugovor koji vodi ovaj projekt ili jednostavno naznačiti zašto je važno obaviti ovaj posao.
Opis projekta: Objasnite u ovom odjeljku koji će projekt biti ostvaren. Trebali biste uključiti pojedinosti o stavkama koje će se graditi ili o uslugama koje će biti isporučene.
Proračun: u ovom trenutku možda nemate sve pojedinosti o projektnim zadacima, tako da ne možete s punim i detaljnim projektnim proračunom zajedno. Zabilježite sve ograničenja proračuna ili početni raspon visokih troškova koji očekujete.
Rizici: Svi projekti imaju rizike. Ovaj dio Povelje o projektu predstavlja ranu verziju vašeg dnevnika projektnog rizika. Dokumentirajte sve rizike koje poznajete u ovom trenutku kako bi upravljački tim mogao vidjeti što bi moglo utjecati na projekt koji ide dalje.
Prekretnice: Ako poznajete prekretnice na visokoj razini, uključite ih u Povelju o projektu u ovom odjeljku. Možete ih prebaciti na svoj Ganttov grafikon kasnije kada dođete da sastavite detaljniji plan. U ovom trenutku samo tražite tragove mrtvih datuma ili bilo što navedeno u ugovorima na kojima radite.
Ciljevi projekta: Ovo je stvarno važan dio, ali može biti teško sastaviti. Pokušavate odgovoriti na pitanje: "Kako ćemo znati kada završimo?" Zapišite što očekujete da će projekt isporučiti i kako ćete znati jeste li ga dobili. Na primjer, u projektu za pokretanje sustava snimanja vremena za sve odjele, cilj bi mogao biti: "Svi timovi će koristiti sustav timesheeta do kraja godine." Također napišite tko će biti odgovoran za slažući se da ste postigli taj cilj. Time se izbjegava bilo kakav problem na kraju projekta, odakle nitko nije spreman potpisati kompletan rad.
Razine ovlasti voditelja projekta: Osim ako je stvarno jasno i dokumentirano negdje drugdje, vrijedno je uključiti dio u Povelji o tome što možete učiniti, a da se ne odjavite s nekog više starijih. Ovo se općenito odnosi na razine tolerancije koje su postavljene na proračun i vremenske rokove i izražavaju se ovako: "Voditelj projekta ima 10% tolerancije na proračun i toleranciju od 5% u rasporedu. Svako odstupanje iznad tih odobrenih ograničenja mora biti potpisano od strane sponzora projekta. "Možete proširiti ovaj odjeljak kako biste naveli što, ako postoji, autoritet voditelja projekta o zapošljavanju i pucanju osoblja iz projektnog tima .
Odobravanje Povelje o projektu
Posljednji dio Povelje o projektu je odjeljak odobrenja. Voditelj projekta i sponzor projekta (ili osoba koja je započela s radom, ako je dugoročni sponzor još treba imenovati) treba potpisati i datum dokumenta. Danas je vjerojatno da će to biti putem e-pošte kako biste zadržali kopiju autorizacije e-pošte u projektnim datotekama u slučaju da se morate vratiti na njega.