7 pitanja da se pitate prije nego što hit slati
E-pošta može biti vaša početna točka kontakta s nekim, a zbog toga, to je vaša prva prilika da napravite dojam. Pazite na skladanje poruka. Prije nego što pritisnete slanje, odgovorite na ova 7 pitanja.
1. Je li poruka pogreška besplatna?
Provjera e-pošte zbog pogrešaka najvažnija je stvar koju možete učiniti prije nego što ga pošaljete. Neispravan pravopis i loša gramatika učinit će da izgledate bezbrižno. To je protiv dojma koje pokušavate napraviti, pogotovo ako se prijavljujete za posao.
Proofread dok ne budete sigurni da ste uhvatili sve pravopisne i gramatičke pogreške, kao i pogreške pisanja. Grammarly.com ima besplatne alate, uključujući proširenje za preglednik Chrome, koje vam mogu pomoći.
2. Što kažem moja adresa e-pošte o meni?
Vaša radna adresa e-pošte - koja je usput, koju nikada ne biste trebali koristiti za traženje posla - vjerojatno je vrlo jednostavna. Najvjerojatnije je to neka varijanta vašeg imena.
Možda ste odabrali manje adresu koja se koristi za poslovanje za osobnu e-poštu. Adresa koja je sugestivna, djetinjasta ili slatka je u redu ako ga samo koristite za slanje poruka prijateljima i obitelji, ali ako trebate napisati profesionalnu e-poštu, prijavite se za novi račun koji prenosi profesionalnost .
Postavite adresu e-pošte koja koristi vaše stvarni naziv. Isprobajte svoje ime i prezime; Vaše ime, srednje početno i prezime; ili neke kombinacije tih. Nikad ne šaljite svoj profesionalni e-mail od chickybabe@mymail.com.
3. Je li naziv i adresa e-pošte u polju "To" točna?
Kada počnete upisivati ime primatelja u polje "To", većina klijenata e-pošte ispunit će ostatak imena s jednim iz vaših kontakata. Možete lako završiti s pogrešnim imenom na tom polju pa pazite da obratite pozornost na ovo.
Zamislite kakve probleme mogu nastati ako slučajno pošaljete e-poruku pogrešnom primatelju. Pretpostavimo da tražite posao dok ste još uvijek zaposleni . Voditelj iznajmljivanja kod potencijalnog poslodavca mogao bi imati ime koje počinje istim slovom kao i ime vašeg trenutnog šefa. Koliko je to bilo neugodno ako ste šefu poslali poruku namijenjenu tom upravitelju za iznajmljivanje? Ne samo da želite osigurati da poruka dosegne željeno odredište, ali i želite biti sigurni da ne dolazi do neželjenog.
4. Jesam li upotrijebio odgovarajuću titulu adresi primatelja?
Ako ste već na prvom mjestu s osobom koju šaljete e-poštom, u redu je da ih adresirate na taj način u poruci.
Međutim, ako je ovo prvi put da komunicira s nekim, ili niste sigurni kako se žele riješiti, preporučljivo je koristiti formalni naslov poput g., Gospođe, gospođe ili dr. I zadnjeg primatelja Ime.
Uvijek pogriješite na strani opreza. Ne može se povrijediti formalno. Da biste dobili savjete o tome kako netko s kim već imate uspostavljenu vezu preferirate se obratiti, pogledajte prethodne poruke da biste vidjeli kako su potpisani. To će vam pomoći odlučiti što učiniti.
5. Je li moj ton dobro prenio poruku?
Kao što rekavši, "To nije ono što kažete, nego kako to kažete". Kad razgovarate s licem u lice, možete se osloniti na intonaciju, govor tijela i izraz lica kako biste pomogli dati dodatno značenje vašim riječima.
Kada pokušate prenijeti istu poruku u pisanom obliku , postoji više prostora za nesporazume jer čitatelj ne može vidjeti vaše lice, čitati vaš govor tijela ili čuti vaš glas.
Provjerite je li vaša poruka pristojna i zvukova prijateljska i da je vaše namjerno značenje jasno.
6. Je li moja poruka jednostavna, ali nije kriptična?
Čuvanje kratkih i slatkih poruka učinit će ih jednostavnijim za razumijevanje. Istodobno, ne biste trebali izostaviti ništa važno. Ne želite prisiliti primatelja svoje e-pošte da pogodite što pokušavate reći. Vaša poruka treba biti što preciznija, ali uključuje sve potrebne informacije.
7. Jesam li uključio neželjene privitke?
Mnogi ljudi odbijaju otvaranje privitaka e-pošte koje ne očekuju. Oni su u pravu da to izbjegavaju. Računalni virusi često se prenose u tim privicima. Ako želite poslati datoteku nekome, na primjer, svoj životopis, prvo zatražite od svog primatelja njegov dopuštenje. Pošaljite ga samo ako kaže da je u redu.