Komunikacija s riječima
To je slučaj kod većine poslova - bez obzira trebate li pisati interne bilješke, odgovarati klijentima ili pomoći dizajniranju prodajnih materijala. Pisanje lijepe proze i poezije talent je. Pisanje učinkovito, međutim, je vještina koja se može naučiti.
Organizirajte svoje pisanje
Bilo da sastavljate dopis suradniku ili izvješću za svog šefa, trebate odrediti koje informacije želite prenijeti. Evo kako to učiniti:
- Navedite svaku stavku koju trebate raspravljati u svojem dopisu ili izvješću.
- Stavite ih u red - od većine do najmanje važnih.
- Napišite kratki sažetak cjelovitog dopisa - to će biti vaš prvi odlomak.
- Proširite svaku stavku navedenu u 1. koraku.
- Ako primatelj treba poduzeti neku radnju, navedite to u svom završnom odlomku.
Neki savjeti
Izbjegavajte prozračnost. Izgovori naglas ono što pokušavate napisati. Poslušajte kako riječi zvuče. Na primjer, rečenica: "Otkrio sam da moram pogledati naše prošle brojke prodaje kako bismo izradili plan koji će nam pomoći da ponovno procijenimo našu prodajnu tehniku", mogao bi se jednostavno navesti kao "Moram uzeti pogledajte naše prošle brojke o prodaji kako bismo ponovno procijenili našu prodajnu tehniku ".Pišite za svoju publiku.
Koristite jednostavan jezik. Ne želite da čitatelju treba neki rječnik kako bi dešifrirali ono što pokušavate reći. Ne biste trebali pokušati impresionirati svog čitatelja svojim ogromnim rječnikom. Šanse su da ćete olako frustrirati čitatelja. Većina ljudi istodobno žonglira nekoliko zadataka i zanima ih samo dobivanje potrebnih informacija.
Vi ste odgovorni za to. Umjesto da kaže: "Njegova združena priroda vjeruje u njega kao vrhunski kandidat za posao", kažu "Njegovo prijateljstvo čini ga najvišim kandidatom za taj posao".
Ostanite daleko od žargona čiji čitatelj možda ne razumije. Ako je vaš posao vrlo tehnički, ali osoba koju pišete nije dobro upućena na to polje, držite se riječi koje će osoba razumjeti. Na primjer, ako ste dizajner web stranice, ova rečenica u dopisu vašem klijentu, psihologu, neće imati smisla: "Što biste htjeli da koristim kao BGCOLOR za vašu web lokaciju: # ADD8E6 ili #FFFFFF?" Svatko iskusan u dizajnu web stranice zna da se ovo pitanje može prevesti na "Što biste željeli boju pozadine vaše web lokacije biti: Svjetlo plavo ili bijelo?" Međutim, nemojte očekivati da će vaš klijent biti upoznat s ovim tehničkim žargonom nego što bi bio s njom raspravom o psihološkom pojmu kao što je trichotillomania.
Klika dnevno čuva čitatelja - ili barem to ne čini da se sjećate onoga što govorite. Želite da pisanje bude nezaboravno. Zbog čega često čujemo klice, postali smo desenzitizirani prema njima. Riječi, dakle, nisu jedinstveno povezane s vašim pisanjem.
Umjesto da kažete "Ne odgađajte do sutra ono što možete učiniti danas" u dopisu podređenom koji pokušavate motivirati. Jednostavno reci: "Prestani procurati, a sada obavite posao."
Kada je moguće, upotrijebite aktivni glas. Aktivni glas čini vašu rečenicu jačom i obično kraćim. Isprobajte ove primjere. Pasivni glas: "Prodaj je povećao zbog umrežavanja koji sam učinio". Aktivni glas: "Moja mreža povećala je prodaju".
Nemojte biti suvišni. Nije potrebno reći "u poslijepodnevnim satima" ili "trudnica trudnica". Izgovaranje "14 sati" ili "2 poslijepodne" ili "trudnica" ili "trudnica" prenose sve što želite reći i manje su riječi.
Naravno obratite pozornost na gramatiku. Koristite Strunk i White's Elements of Style , dostupni na webu. Dobar rječnik bi trebao biti u blizini, zajedno s tezaurusom.
Tezaurus će vam omogućiti da svoje pisanje svježe održite pomažući vam da pronađete različite riječi koje ćete koristiti. Mnogi od tih resursa dostupni su na mreži.
Korektura je jedna od najvažnijih stvari koje možete učiniti. Budući da vjerojatno radite većinu svog pisanja na računalu, imate pristup automatskim pravopisima i provjerama gramatike . Čuvajte se, međutim, neke riječi koje se koriste u pogrešnom kontekstu mogu propustiti računalnim provjerama pravopisa. Na primjer, rečenica "Za zaposlenike koji su sudjelovali i na sastancima koji su doznali o softveru GNU-a", proći će provjeru pravopisa bez otkrivanja pravopisnih pogrešaka. Da li je netko drugi korigirao vaš dokument, ako je moguće. Ako vam vrijeme dopusti, stavite svoj sastav i korigirajte ga kasnije, ili još bolje, sljedećeg dana.