Uloga voditelja projekta
Voditelji projekata ...
Razvijte veliku ideju
Prvi posao voditelja projekta je razviti veliku ideju. Nije uvijek bio ovakav. Očekivalo se da se od davnina ne očekuje da projektni menadžeri pokupiti potpuno razvijenu ideju, vjerojatno punu poslovnu situaciju, i to pretvoriti u projektni plan koji bi se mogao izvršiti.
Danas je uloga voditelja projekta donekle evoluirala, a vjerojatno ćete se naći uključeni prije i ranije u projektu prije nego što postane "projekt".
Radit ćete s projektnim sponzorom kako bi se stvorila ideja da se formira početna slika projekta i utvrdi je li to izvedivo.
Stavi zajedno tim
Ako se vaša velika ideja smatra izvedivom, sljedeći će vam korak biti sastaviti tim koji može raditi na pretvaranju te ideje u stvarnost. Trebat će vam više ljudi koji mogu ispuniti različite uloge projektnog tima .
U idealnom slučaju, vi tražite stručnjake za teme u svakom funkcionalnom području, ali ćete morati uzeti u obzir dostupnost. Voditelji projekata ne mogu uvijek dobiti osoblje koje žele na tim jer su ti stručnjaci zauzeti na drugim projektima. Ako ne možete čekati da postanu dostupni, morat ćete raditi s ljudima koji su dostupni.
Nećete trebati sve koji su uključeni u tim cijelo vrijeme. Neki funkcionalni stručnjaci, poput pravnika ili službenika za tisak, trebat će se samo pridružiti timu na relevantnim mjestima na putu. Dio vještine upravljanja projektima i upravljanja resursima pomaže vam da obavijestite svoje zadaće, a zatim ih dovedite do brzine na projektu čim to bude potrebno.
Organiziranje što će se dogoditi
Tijekom pokretanja projekta i početnih faza pokretanja, radit ćete sa svojim timom kako biste točno definirali što treba učiniti. To uključuje postavljanje jasne definicije za rad i osiguravanje razumijevanja ciljeva.
To je vrijedno sve to formulirati u smislu poslovne vrijednosti ili koristi: drugim riječima, objasnite zašto se upustite na taj novi posao.
Vodite tim
Sada ste sastavili svoj tim, a svi znate što morate postići zajedno, to je posao voditelja projekta da osigura da cijeli tim radi zajedno kako bi to postigao.
Teže nego što zvuči! Uspješno voditi tim znači pregovarati o izazovima nesuglasica, sukoba i biti na vrhu komunikacija u svakom trenutku. Morate motivirati svoj tim da izvrši sjajni posao, čak i kada su vremena teška. To također uključuje treniranje, treniranje, mentorstvo i razvoj ljudi koji rade na projektu, čak i ako ne rade izravno za vas. To je nadnica koju često zaboravljamo na projektima, ali imajte na umu da se ljudi bolje ponašaju ako osjećaju da ih poštuju i potiču na najbolji mogući posao. Ako možete napraviti svoj projekt mjesto gdje ljudi rastu i razvijaju nove vještine, onda će ljudi htjeti raditi s vama.
Vođenje tim također uključuje postavljanje i upravljanje suradnjom u timu. To može biti putem alata za upravljanje projektima na mreži ili sastanaka na licu mjesta, ili nešto između njih. Suradnja i izgradnja osjećaja "tima" pomoći će vašim projektnim resursima da se suoče kada postoje sukobi ili teška vremena na projektu, kao što je krajnji rok koji se iznenada dovodi.
Upravljanje novcem
Projekti troše novac, a sposobnost sastavljanja proračuna projekta ključna je sposobnost voditelja projekta. Međutim, vaša uloga ne završava tamo. Morate biti u mogućnosti upravljati novcem i kontrolirati troškove projekta koji ide dalje.
To možete učiniti tako da:
- Razvijanje procjena koje pokrivaju sve potrebne zadatke projekta i resurse.
- Radite sa svojim stručnjacima za predmet kako biste bili sigurni da su sveobuhvatni i potpuni.
- Upotreba procjena za izradu proračuna projekta.
- Korištenje proračuna kako biste objasnili sponzora projekta i bili jasni o tome koliko će projekt koštati.
Zatim, kroz cijeli projekt možete upravljati svojim troškovima putem točne kontrole troškova. To uključuje usporedbu onoga što potrošite u stvarnom životu s procjenama i proračunom projekta koji ste sastavili. Nadamo se da nisu previše udaljeni, ali ako primijetite trend prevelike ili netočne procjene, tada ćete biti dovoljno rani da to ispravite, bez ikakve sreće. Možete samo popraviti ono što primijetite, tako da je važno kontrolirati dobru cijenu.
Savjet stručnjaka: dobra kontrola troškova uključuje više nego samo praćenje troškova. Također morate pratiti količinu posla koji se obavlja na projektu. To je kombinacija novca i zadataka koji su dovršeni da vam daje uvid u to je li projekt potrošio izvan svojih sredstava.
Donošenje odluka
Uzmimo jednu stvar: dok je sponzor projekta prisutan za ogromne odluke, vi ste voditelj projekta i odgovoran je za većinu odluka koje se donose na projektu. Čak i one velike. Čak i kada ne donosite odluku, predložit ćete preporuku za odluku koju mislite da bi sponzor trebao poduzeti, jer imate sve pojedinosti i da ste razmišljali o dobnim skupinama, a možda nemaju sposobnost za to da.
Uključivanje dionika
Ne tako davno, literatura o upravljanju projektima govorila je o "upravljanju dionicima". Danas je prepoznato da ne možete "upravljati" dionikom. To je naivno i pomalo uvredljivo da to sugerira, stoga govorimo o tome da ih "angažiraju".
U praktičnom smislu, uključeni alati nisu se promijenili - to je samo retorika i stav koji je drugačiji. I dalje ćete otkriti tko su dionici na projektu i jesu li oni posebno snažni ili utjecajni u odnosu na posao koji rade. Izraditi komunikacijski plan i staviti ga u praksu.
Angažman dionika znači rad s ljudima na koje je projekt pogođen kako bi se osiguralo da razumiju promjene koje dolaze.
Pročitajte sljedeće: Suočavanje s teškim dionicima (jer svatko neće biti lako raditi).
Isporučiti ciljeve projekta
To ćete učiniti uz sudjelovanje vašeg tima, i to je ono što sve do sada vodi do.
Biti u stanju učinkovito izvršiti ono što ste obećali oslanja se na vrlo jasno o tome što bi to trebalo biti. Morat ćete dokumentirati ključne čimbenike uspjeha i mjere koje će se koristiti za procjenu jeste li postigli ono što ste postavili za napraviti.
To bi trebalo biti navedeno u poslovnom slučaju projekta ili dokumentu za pokretanje projekta (ili oboje, na različite razine pojedinosti). Stoga bi trebalo biti relativno jasno vidjeti što su ti ciljevi - manje je jednostavno osigurati da ih isporučujete.
Dobro planiranje, snažno vodstvo i sposobnost da vide veliku sliku, kao i detalje, pomoći će neizmjerno.
Upravljanje prijenosom za život
Ispunjavanje ciljeva projekta nije kraj vaše uloge kao voditelj projekta. Najvažnija stvar na kraju faze izvršenja jest osigurati jasan i potpun doprinos timu koji će upravljati projektom koji ide dalje.
Dobar prekapčanje znači da možete poduzeti korak natrag. Više nećete biti "idi na" osobu o projektu i moći ćete se prebaciti na svoj sljedeći projekt znajući da je poslovni tim u mogućnosti izvući najbolje od onoga što ste im dostavili.
Podijeli Znanje
"Naučene lekcije" je kako opisati ono što je naučeno kroz projekt koji bi se mogao koristiti i na drugim inicijativama u budućnosti. Voditelj projekta trebao bi održati sastanak naučenih lekcija na kraju projekta. To pomaže timu da raste i održava organizacijsko znanje. Drugim riječima, on zaustavlja tvrtku da ponovno izvrši iste pogreške.
Tako je cijeli dan voditelj projekta. Vaš stvarni popis obveza može izgledati malo drugačiji od ovog popisa, ali bitno će sve zadaće na njemu pridonijeti tim elementima kao voditelj projekta. To je širok i izazovan posao, ali je također raznolik i velika karijera izbor!