Kako bi se pratili napredak na putu i osigurali postizanje ključnih rezultata prema vremenskoj liniji, voditelji projekata koriste prekretnice.
Definicija projekta prekretnica je zadaća s trajanjem nula što označava postignuće u projektu.
Koriste se kao način prikazivanja napretka kretanja i napretka i pokazuju ljudima što se događa, čak i ako nemaju detaljno poznavanje zadataka koji su uključeni u to. U tom su smislu vrlo korisni za komunikaciju dionika i postavljanje očekivanja.
Kada koristiti projektne prekretnice
Ključevi u upravljanju projektima koriste se za označavanje:
- Početak značajnih faza rada
- Završetak značajnih faza rada
- Označiti rok za nešto
- Prikazati kada se donese važna odluka.
I druge fiksne točke u vremenu koje treba pozvati izričito jer prekretnice su odličan način za praćenje vašeg projekta.
Kako često postaviti prekretnice u svom planu
Savjetujem vam se na tečaju treninga kako biste stavili događaje u svoj plan oko jednom mjesečno. Ovo je u redu i dobro pravilo, ali morate koristiti svoju profesionalnu prosudbu. Neki mjeseci mogu imati veliku aktivnost, a važni sastanci označeni su kao prekretnice, donošenje odluka i zatvaranje jedne faze i početak drugog.
U drugim se mjesecima možda usredotočite na izvršenje i vrlo malo, ako išta, možete privući prekretnicu.
Rekavši to, u svrhu izvještavanja korisno je stvoriti razlog da barem jednom u svakom ciklusu izvješćivanja bude prekretnica, a malo ćemo više govoriti o prekretnicama i komunikaciji.
Kako su prekretnice predstavljene na Gantogramu
Prekretnice su jedna od komponenata Ganttovog grafikona i prikazane su na grafikonu kao dijamant. Nisu prikazani kao uobičajeni zadaci jer imaju trajanje nula: drugim riječima, oni ne zauzimaju vrijeme. U svrhu planiranja na Ganttovom grafikonu, oni se jednostavno dogode!
Ako ne upotrebljavate Ganttove karte, još uvijek možete koristiti prekretnice. Evo 5 alternativa Ganttovim grafikonima : još uvijek možete uključiti prekretnice u svoj plan pomoću ovih.
Ako želite osobno organizirati organizaciju i softver za upravljanje projektima nije u potpunosti integriran u vaš kalendar, možete kopirati i zalijepiti ključne datume u svoj dnevnik. Ovisno o tome kako vam se to sviđa, to može biti koristan savjet da vas podsjeti na ono što bi trebalo doći!
Kako nazvati prekretnice
Prekretnice bi trebale imati jasan opis rasporeda vašeg projekta, ali ne i onaj koji implicira da su zadatak. Stoga ih ne bi smjeli zvati "Postignite sporazum za prelazak u fazu 2", ali "Početak faze 2". Ako želite odražavati napor da se dogovorite da prijeđete u fazu 2, dodajte zadatak prije nego što to kaže.
Prekretnice bi trebale opisati točku u vremenu koje oni predstavljaju ovako:
- Završena faza ispitivanja
- PID odobren
- Potpisan ugovor
- Sastanak osoblja Gradske vijećnice
Mnogi menadžeri projekta odlučili su brojati svoje prekretnice radi lakšeg referiranja. Ako koristite strukturu raščlambe rada, pomoću toga možete koristiti numeriranje. U suprotnom, u redu je koristiti M1, M2 i tako dalje kako bi se jasno objasnilo na što se odnosi. Jasna struktura imenovanja postaje važnija što više prekretnica imate, pa razmislite o tome kako ćete to učiniti ako vaš projekt traje više mjeseci.
Kako da biste dobili prekretnice potpisane
Prekretnice čine dio vašeg rasporeda projekta, tako da kada se vaš raspored temelji, trebali biste uzeti u obzir vaše prekretnice potpisane.
Ako trebate izmijeniti datume vaših prekretnica, trebali biste upotrijebiti standardni postupak kontrole promjena za prilagođavanje vašeg plana. To bi moglo biti tako jednostavno kao što ste razgovarali sa sponzorom vašeg projekta i obavijestili vas o tome zašto se datumi trebaju mijenjati ili kao formalni kao sastavljanje novog preporučenog rasporeda i njegovo prihvaćanje povjerenstvu za planiranje.
Najbolje je da otkrijete što će vaš prekid obilježavanja biti, ako ga ima, prije nego što ga trebate koristiti, tako da ne gubite vrijeme kada morate izvršiti promjenu.
Korištenje prekretnica za komunikaciju
Prekretnice su korisne za komunikaciju i izvještavanje jer predstavljaju minimalne točke kontrole u planu. Drugim riječima, ako ste izvadili sve ostale zadatke, još uvijek možete vidjeti što se događa i zadržati projekt kretanja naprijed koristeći samo prekretnice.
Trebali biste moći izvući prekretnice i staviti ih u nadzornu ploču ili izvješće o projektu . Trebali bi detaljno ispričati priču o projektu kako bi zadovoljili osobe koje prijavljujete, obično vaš sponzor projekta ili neku drugu izvršnu skupinu kao što je upravljačka skupina (ili projektna ploča ). Svaki mjesec, ili na učestalost izvješćivanja koju upotrebljavate, možete prikazati koji su postignuti ciljevi.
Izvješćivanje o prekretnicama vrlo je jednostavno i često se radi kao stol. Navodite opis prekretnice, datum dospijeća i novi datum predviđanja. Kada se postigne prekretnica i može se označiti kao potpuna, dodajte i taj datum. Nadam se da će to biti isto kao i predviđeni datum, ali projekti ne rade uvijek tako.
Takav stol jasno pokazuje ono što je dovršeno i što je izvanredno. Moći ćete planirati odgovor na pitanje "Zašto nismo pogodili tu prekretnicu?" Prije no što se upoznate sa svojim sponzorom ili pošaljete izvješće!
Kada je projektni plan vrlo dug i imate puno prekretnica, lakše ćete ispustiti dovršene prekretnice svaki ciklus izvještavanja. Izvijestite samo događaje koji su nadolazeći ili završeni tog mjeseca: sljedeći mjesec uklanja sve što je prošlo prošli mjesec kako biste neprestano dodali duljinu izvješća tako što ćete obavijestiti ljude o poslu koji već znaju.
Prekretnice su stvarno koristan alat za upravljanje projektima za planiranje, raspoređivanje i izvještavanje i jednostavan je za korištenje. Stavite neki u svoj sljedeći projektni plan, pratite ih i naći ćete se učiti o tome koja frekvencija najbolje odgovara vama.
Kao i kod svega u upravljanju projektima, fleksibilno ih koristite kako biste isporučili željeni rezultat, koristeći ove savjete i smjernice kako biste informirali vlastite odluke.