Upravljanje programom je nagrađivanje i dobro plaćen izbor karijere. Ali to može biti i izazovna uloga.
Evo deset stvari koje bi svaki novi programski upravitelj trebao biti svjestan prije nego što započne ulogu.
Upravljanje programom nije isto kao i upravljanje projektima
Upravljanje projektima općenito je prihvaćeno da se radi o planiranju posla, organiziranju zadataka i resursa, kontroli procesa i isporuku određenog cilja.
Bilo da otvori novi ured, pokreće novu aplikaciju ili gradi olimpijski stadion, projekti imaju definiran početak, srednji i kraj i jasan skup ciljeva.
Programi su malo drugačiji. I dalje morate imati ljude koji organiziraju zadatke, upravljaju resursima, rade kroz procese i tako dalje, ali prijavljuju vas kao voditelj programa. Mnogo je manje otkucavao zadatke koji su kompletni za projektni plan, ali puno više strateških i odnosa u izgradnji odnosa.
Upravljanje programom se odnosi na održavanje cjelokupne transformativne promjene na putu kako bi tijekom vremena donijeli nešto od vrijednosti organizaciji. Bez da netko djeluje kao voditelj programa, sve što imate je niz projekata koji se isporučuju u slučajnim vremenima i bez jedinstvene teme. Voditelj programa je osoba koja sve to donosi.
Postoji nesigurnost ... nositi se s njom
Programi su inherentno neizvjesni. Iako znate koja je velika slika, to je samo izjavu o viziji kad počnete.
Točan put kako doći i koje će projekte biti potrebne tijekom idućih pet godina ... dobro, to je nešto što moraš raditi dok idete.
Počnite s detaljnim planiranjem za ono što znate i izradite sliku o tome kako riješiti ostatak dok se približite. Progresivno produžite horizonte planiranja i isporuke sve dok ne možete nastaviti dalje.
Blokirajte vrijeme u redovitim intervalima kako biste planirali sljedeće korake. Također možete iskoristiti ovu priliku kako biste bili sigurni da ste još na putu za isporuku poslovne vrijednosti.
Pazi na Burnout
Iako je projekt možda završio godinu dana, programi se mogu protezati i uključivati. Rad na nuklearnom razgradnji na mjestu Sellafield u Velikoj Britaniji ima događaje za isporuku do 2025. i kasnije, na primjer.
Voditelji programa trebaju zaštititi svoj tim od izgaranja. Ne možete raditi na najvišoj brzini za to dugačak vremenski period, tako da vaši članovi osoblja osiguraju odgovarajuće vrijeme zastoja. Ovo bi trebalo biti oba razdoblja tihog vremena na poslu s manje isporuka i dovoljno vremena od ureda za odmor.
Pomno pregledajte bolovanje, pratite izvješća o prekovremenom radu i budite oprezni na činjenicu da je dobrobit vašeg tima od najveće važnosti ako želite smanjiti gubitak i zadržati svoje talentirane ljude za život programa.
Trebate upravljati ritmom
Kada isporučujete program koji ima udaljeni datum dovršavanja, morate upravljati ritmom rada. Teško je zadržati zamah tijekom više godina, tako da vaša uloga voditelja programa je žonglirati prioritete i projekte kako bi se redovito isporučivalo mjerljive rezultate.
Pomiješajte brzu pobjedu i stalni napredak prema većim ciljevima slike. To pomaže timu da vidi da se krećete naprijed i osiguravate da neke kratkoročne priče o uspjehu podijelite kako biste zadržali motivaciju visoko . Konačno, pomaže investitorima i izvršnom timu da vidi da je došlo do napretka.
Vježbajte svoj tim za uspjeh
Programi često daju nešto novije, jedinstveno ili transformativno za organizaciju. Jedan od izazova za rad na takvim inicijativama je da vjerojatno nemate vještine unutar tvrtke kako bi mogli dovršiti sve potrebne zadatke i projekte.
To je u redu i očekivati. Vaš posao kao novi programski menadžer je osigurati da se upskill, retrain i razvijati ljude koje imate, tako da zajedno možete odgovoriti na sve zahtjeve za resursima.
Može postojati neka područja gdje vam je potreban samo određeni resurs za ograničeno razdoblje. Na primjer, nećete trenirati jedan od vaših zaposlenika kako biti vozač kamiona, ako je to vještina koja vam je potrebna za samo tjedan dana, iskrcavanje isporuke nečega. Ali ako pretvorite način na koji se upravlja vašom online prisutnošću tvrtke, vjerojatno bi bilo vrijedno imati vještine razvoja web stranica u kući, uz neku stručnost o društvenim medijima ili optimizaciji tražilica. To su vještine na kojima će se poslovanje dugoročno oslanjati.
Donesite odluku o tome koja od njih morate imati u timu i koja bi trebala biti outsourced. Zatim osigurajte da vaš program može isporučiti zadatke za obuku i zapošljavanje potrebne da budu spremni za upravljanje rezultatima kao što svaki projekt donosi.
Upravljanje je složenije
Ako ste došli iz pozadine za upravljanje projektima onda vas vlada neće iznenaditi. To je način na koji su projektne i programske strukture organizirane i kontrolirane kako bi se osiguralo da se donošenje odluka vrši na pravi način i da su uključeni pravi ljudi. Od ključne je važnosti za osiguranje da se posao napreduje na način koji odgovara cjelokupnom poslovnom slučaju i pomaže ljudima da budu odgovorni.
Upravljanje je također način na koji Ured za upravljanje projektima i viši rukovoditelji mogu osigurati da program bude na putu za isporuku prednosti - i daje formalni put zatvaranju projekata ili cijelog programa ako se može pokazati da te koristi više neće biti biti postignut.
Upravljanje je složenije u programskom okruženju nego u projektnom okruženju. Projektni odbori i grupe za upravljanje obično imaju članstva na razini izvršnih vlasti. To se može očekivati jer je krajnji rezultat iz programa obično poslovna transformacija.
Programi također imaju utjecaj na poslovanje kao i obično proces i svakodnevno poslovanje organizacije pa je investicija obično značajna, s utjecajem dobiti i gubitka. To također zahtijeva potencijalno veću razinu nadzora nego kapitalni projekt.
Pojednostavite upravljanje programom za vaš program osiguravajući da imate prave ljude u ulogama odlučivanja i da imate jasne odgovornosti za ljude u timu.
Planiranje je mnogo teže ...
Planiranje programa je teže od planiranja projekta jer postoji puno više pokretnih dijelova, ali možete se složiti da je zabavnije!
Tipično, voditelji projekata koji su uključeni u program stavit će svoje planove projekta zajedno. Tada se tim za upravljanje programom susreće i pod vašim smjerom kao voditelj programa, planovi su integrirani.
To je lako reći, ali ne tako lako za napraviti. To zahtijeva utvrđivanje zavisnosti između projekata i projektnih zadataka. To prisiljava vas da pogledate zahtjeve za resurs za cijeli program i da žongliraju aktivnosti oko da odgovaraju dostupnosti ključnih ljudi. I to nije ni jednokratan zadatak.
Nakon sastavljanja integriranog programskog plana, možete ga pratiti u Ganttovom grafikonu ili nekom drugom softverskom alatu. Budući da vaši voditelji projekata u stvarnom vremenu prate svoje projekte, morat ćete prilagoditi programski plan, čuvajući sve informacije o promjenama i izricanju što to znači za njihovu površinu posla.
... Ali ne morate planirati svaku liniju
Kao upravitelj programa oslonite se na svoje voditelje projekata za detaljno planiranje. Nije praktično ili poželjno da pratite plan s tisućama i tisućama zadataka.
Potrebna vam je osmišljena, visoka razina projekata, s dovoljno pojedinosti da vam pokaže hoće li nešto imati utjecaj na razini programa.
Najjednostavniji način za to je namijenjen programskim aplikacijama (tih 10 dokazanih alata za projekt i programski program su dobro mjesto za početak). Pokušavate upravljati programom s više milijuna dolara na proračunskoj tablici neće biti lako.
Morate poboljšati svoje delegiranje
Međutim, dobro ste delegirati, budući da ste u ulozi upravljanja programom znači da trebate još bolje postići.
Dobra vijest je da trebate imati tim voditelja projekata, a možda čak imate poseban ured za upravljanje programom koji će podržati vašu transformativnu promjenu.
Loša vijest je da možda niste!
Mnogo je posla na programu, a postavljanje kako bi se osiguralo da se svi pokretni dijelovi pomiču zajedno u pravom trenutku, predstavlja ogroman napor. Ne možete to učiniti sami i ne biste trebali pokušati. Provedite koliko vremena morate pokrenuti pokretanje programa, a zatim osigurati da na tim mjestu imate podršku.
Ako nemate nikoga u vašem uredu za upravljanje programom, zamolite da se netko šalje u tim za upravljanje programom. Mnogo ih je učiniti: netko u ulozi koordiniranja projekta bio bi savršeno postavljen da bi osigurao potrebnu koordinaciju na razini programa, oslobađajući vas da se uključe u strateške zadatke.
Nemojte se bojati sukoba
Postoje mnoge teme za programe. Od projekata s teškim zainteresiranim stranama naizgled nedostupnim rokovima, svaki dan će vam dati prilike za sukob. Pazite na stvari koje ometaju izvedbu projekta i budite spremni za korak kada je potrebno kako biste izbjegli situaciju prije nego što počnete .
Koja od ovih deset stvari došla je kao iznenađenje? Podijelite svoje misli o upravljanju programom na omiljenom kanalu društvenih medija!