Pisane komunikacije
Pismo uputa (LOI) je formalna obavijest napisana u obliku vojne poruke koja obavještava stranku primatelja o određenim pitanjima i pojedinosti o tome kako bi pošiljatelj poželio adresirati. Općenito govoreći, pisma uputa se koriste u poslovnim komunikacijama i osobnim poslovima; oni mogu biti napisani o gotovo bilo kojem predmetu od bilo koga.
Međutim, u vojsci SAD-a koriste se najčešće na dva načina.
Kao primjer, jedna metoda za LOI je uputa za naseljavanje imovine osobe u slučaju smrti te osobe. Ovo nije volja, već se može koristiti kao popis obveza koje treba nazvati, dokumente za dobivanje i konačne aranžmane za sprovod. Može također navesti određenu imovinu i izdvajanja.
Druga vrsta pisma uputa, poput one prikazane ispod, koristi se kao korektivni ili popravni alat u vojsci. Razmotrite najčešći LOI kao formalnu savjetodavnu sjednicu od nadređenog časnika ili starijih zaposlenika na mlađeg vojnog člana koji je pokazao pod-par izvedbu. Ovaj tipični LOI ne samo da će pregledati standarde koje član treba susresti, nego ponuditi lijek za postizanje bolje performanse u području nedostatka. Možda se može dodati plan djelovanja koji treba slijediti kako bi se u potpunosti zahtijevala namjeravana stranka da razumije posljedice neizvršavanja na traženoj razini.
Uzorak pismo upute
U uzorku u nastavku, pismo uputa je napisano kao način da pomogne primatelju da poboljša svoj posao, što se smatra "nezadovoljavajućim".
U pismu se navodi niz neuspjeha od strane primatelja i savjetuje mu da postane praktičniji, pišući: "Morate osobno postaviti ciljeve vaše divizije i osobno potvrditi da se ispunjavaju."
Tada navodi potrebne korake za poboljšanje izvedbe i zatvara se riječima ohrabrenja, pružajući kontinuiranu pomoć i zapisivši: "Želimo i trebamo vaš uspjeh".
Uzorak pismo uputa
Od: zapovjednik, USS NEVERSAIL (CV 11)
Za: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Voditelj zrakoplovnog goriva, USS NEVERSAIL (CV 11)
Predmet: PISMU UPUTE
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Ovo pismo upućuje se na referencu kako bi se raspravile o specifičnim mjerama potrebnim za poboljšanje nezadovoljavajuće učinkovitosti Odjela za zrakoplovne gorive na NEVERSAIL.
2. Budući da ste preuzeli dužnosti kao časnik zrakoplovnih goriva na NEVERSAIL-u, dopustili ste neovlaštenim postupcima u Diviziji za zrakoplovne gorive, što je rezultiralo strukturnim oštećenjem spremnika JP-5 8-39-02J tijekom nadopunjavanja u tijeku 18. srpnja CY. Niste se upoznali s odgovarajućim direktivama o zrakoplovnim gorivima i stoga niste bili u mogućnosti potvrditi postupke u vašoj podjeli. Također niste uspjeli osigurati da su sve smjernice održane ažurne. Općenito, potpuno se oslanjali na svog pomoćnika časnika zrakoplovnog goriva za svakodnevno djelovanje vaše podjele.
3. Da biste učinkovito funkcionirali kao časnik zrakoplovnog goriva, morate se više uključiti u svakodnevne aspekte vaše podjele.
Ne možete upravljati svojim uredom, prihvaćajući savjet svojih suradnika bez razvijanja odgovarajućeg osobnog znanja o određenim postupcima. Morate osobno postaviti ciljeve svoje podjele i osobno potvrditi da se ispunjavaju.
a. Morate pregledati svaku direktivu o zrakoplovnim gorivima koja se primjenjuje na USS NEVERSAIL. Osigurat ćete da ste upoznati s usmjerenim postupcima. Kao rutinski, osobno ćete potvrditi da vaš odjel ne odstupa od usmjerenih postupaka, osim ako to nije odobreno od strane više vlasti.
b. Vi ćete podnijeti zahtjev za kvotu za sebe i CWO2 JS Ragmann da prisustvuju tečaju službenika zrakoplovnih goriva po završetku ove implementacije.
4. Ovo pismo je osmišljeno kako bi vam pomoglo u ispravljanju nedostataka u vašoj izvedbi kao časnika za podjelu. Cijeli zapovjedni lanac dostupan je kako bi vam pomogao na bilo koji mogući način.
Želimo i trebamo vaš uspjeh.
DR PEPPER
Ovaj uzorak pismo uputa daje mlađeg časnika s izravnim povratnim informacijama bez sive površine u tonu ili značenju. Ovo je i pisana verzija dokumentirane savjetodavne sjednice koja pruža hitnu pomoć od strane drugih starijih i iskusnijih članova u komandi. Ovo je savršen alat za stvaranje boljeg časnika mlađe u zapovjedništvu i sprečavanje potencijalnog gubitka sposobnosti misije u budućnosti.