Izbjegavajte sakriti iza računala ili telefona u tim scenarijima
Zapravo, u određenim okolnostima, trebali biste ih izbjegavati. Naravno, lako se sakriti iza vašeg računala i reći što želite reći putem tipkovnice. Ali ponekad morate izaći na svijet i koristiti svoj glas.
Evo tri situacije gdje bi bilo bolje ako niste pogodili slanje.
Izbjegavajte udaranje slati rješavanje sukoba
Svi smo dio e-pošte ili niza poruka između dvije strane koje pokušavaju riješiti problem. Ponekad, možda ste jedan od dva glavna sudionika ili možda ste jednostavno jedan od mnogih ljudi koji su vas netko osjećao prisiljen uključiti vas.
Svakom e-porukom ili porukom odgovor pitanje je eskalira. Na kraju, ono što je možda relativno malo pitanje postalo je mnogo veće. To obično rezultira susretom licem u lice između dviju stranaka, kao i nadzornika ili upravitelja za rješavanje sukoba.
Umjesto korištenja e-pošte ili poruka za rješavanje sukoba, nazovite osobu ili zakazujte sastanak licem u lice. Ako ste primatelj e-pošte ili poruke od nekoga tko pokušava riješiti problem, oduprijeti se iskušenju da odgovorite putem e-pošte. Podignite slušalicu ili hodite u ured druge osobe i recite: "Primili smo vašu e-poštu i pomislili da bi bilo bolje ako smo razgovarali o situaciji jedan po jedan za razliku od e-pošte.
Imate li nekoliko minuta za razgovor? "
Ako je vaša e-pošta jedina opcija, nemojte kopirati druge osobe na njemu. Time se eskalira problem. Ako ste na primatelju takve e-pošte, nemojte udarati "odgovoriti sve". Jednostavno odgovorite samo osobi koja je poslala poruku e-pošte. Ako to učinite "odgovorite sve", vaš bi odgovor trebao reći: "Cijenim što ste mi uputili tu situaciju.
Nazvat ću vas za minutu da razgovaramo. "Ovo će upozoriti sve koji su kopirani da se brinete o situaciji jedan na jedan.
Izbjegavajte udaranje pošiljatelja kada ste uznemireni
Jeste li ikada bili uzrujani zbog nečega i iskoristili napornu e-poštu samo da biste odmah žalili? Ili možda ste bili na primanju takve e-pošte ili poruke.
Nakon uznemirujuće situacije ili interakcije, ono što nam je potrebno je razdoblje hlađenja . E-pošta i slanje poruka ne posvećuju tomu; trenutačno je dizajniran. Umjesto toga, nakon što se smirite, nazovite ili posjetite pojedinca kako biste razgovarali o situaciji. Ako ste na prijemnom kraju ešne e-poruke, izbjegavajte potrebu za odgovorom. Dajte sebi vremena da se smirite i nazovite osobu i zamolite da razgovaraju licem u lice.
U budućnosti, unaprijed odlučite da nikada nećete koristiti e-poštu ili poruke kada se uzrujate. Napravite ovaj ugovor koji se ne može prevesti.
Ako smatrate potrebom napisati nešto kad ste uzrujani, rukom napišite poruku. Nemojte ga unositi u e-poštu čak i ako ne namjeravate poslati poruku. Ne biste bili prva osoba koja je slučajno pritisnula "pošalji" umjesto gumba "spremanje".
Izbjegavajte udaranje slati poslati loše vijesti
Nitko ne voli primati loše vijesti i primati je putem e-pošte ili poruka može dodati sol ranu.
Jeste li ikad poslali email klijentu da im kažete da je njihova narudžba kasnila? Ili je poslao prijateljicu da joj kaže da ne možete prisustvovati svojoj rođendanskoj zabavi? Ili kako poslati e-mail svom šefu kako bi ga upozorio da niste završili projekt i propustili svoj rok?
Ako odgovor na bilo koje od tih pitanja jest da, prestanite koristiti e-poštu ili slanje poruka da biste prenijeli loše vijesti. Korištenje e-pošte ili slanja poruka za komunikaciju loših vijesti može poslati poruku da vam nije važno ili da problem nije dovoljno važan da jamči vašu osobnu pažnju. Kada koristite e-poštu ili slanje poruka za komunikaciju loših vijesti, nemate načina prosuđivanja reakcije osobe. Najvjerojatnije će ljudi biti razočarani ili uzrujani. Ako osobno ne isporučujete vijest, njihovi osjećaji razočaranja mogu se povećati i stvoriti još lošiju situaciju.
Na kraju, kada koristite e-poštu ili poruke u ovom scenariju, čini se kukavičlima. Klijenti, suradnici, šefovi i prijatelji cijene ljude koji imaju hrabrosti osobno komunicirati loše vijesti.
Ako niste sigurni je li vaša poruka kvalificirana kao loša vijest, zapitajte se: "Želite li primiti poruku e-pošte ili poruku s ovom vrstom vijesti ili bih radije da ga se osobno priopći?". Zatim postupi prema tome.
Iako nema sumnje da je poruka e-pošte ili poruka brzo i učinkovito sredstvo komunikacije, to nije uvijek prikladno. Slijedite gore navedene smjernice i izbjegavajte upotrebu e-pošte ili poruke ako to nije prikladno.