Zašto biste željeli poslati profesionalnu e-poštu? Postoji nekoliko razloga. Možete poslati svoje pismo šaljete potencijalnom poslodavcu, hvala vam pismo kolegi koji je pristao biti referenca, pismo ostavke vašem trenutnom šefu ili zahtjev za pismo preporuke.
Možda imate i druge razloge za slanje ne-osobnih poruka e-pošte, a u stvari, dobro je provjeriti je li sve vaše e-pošte organizirano i profesionalno. Evo što možete uključiti u svoje poruke, što ne sadržavati i kako zatvoriti, potpisati i slati poruke e-pošte.
Smjernice za profesionalnu e-poštu
Pregledajte ove korake da biste napisali kvalitetnu profesionalnu e-poštu, a primatelju ćete uvijek imati velik dojam:
- Subject Line: Tematska linija treba sažeto prenijeti vašu svrhu za pisanje. Vaš predmet može biti jednostavan kao "Hvala" ili "Zahtjev za preporukom".
- Pozdrav: Čak i ako pišete vrlo kratku e-poštu, uključite pozdrav. Ako znate ime osobe, uključite ga. Ako niste na prvom mjestu s osobom, nazovite ih svojim naslovom.
- Duljina: Držite svoju e-mail kao koncizan što je više moguće. Ljudi imaju tendenciju dotjerivanja dugih poruka e-pošte, stoga uključite samo bitne informacije.
- Stilova fonta: Izbjegavajte ukrašene, razigrane ili boje; to samo odvraćaju primatelja od vaše stvarne poruke. Izbjegavajte prekoračenje podebljano i kurzivom, što čini e-mail izgleda pretrpan. Nemojte pisati ni u svim velikim slovima; to se događa kao ljutiti ili pretjerano u e-poruci.
- Emoticons: Nemojte uključivati emotikone u profesionalnu e-poštu; spremite ih za osobnu korespondenciju.
- Pravopis i gramatika: Samo zato što pišete e-poštu ne znači da biste trebali biti nepristojni o pravopisu i gramatici. Pažljivo uredite e-poštu prije slanja. Poruka bez pogreške govori primatelju da vaša poruka e-pošte treba ozbiljno shvatiti.
- Zatvaranje: Odjavite se kratkim brojem "Hvala", "najboljem" ili nekom drugom jednostavnom otpremi, a zatim vaše ime. Većina računa e-pošte omogućuju ugradnju potpisa s vašim imenom, naslovom i kontaktnim podacima u svaku e-poruku. Ovo je sjajan način da svaki dopisivanje bude profesionalnije.
Dodatne savjete za profesionalnu e-poštu
Nakon što napišete svoju e-poštu, prijeđite sve ove korake prije nego što kliknete gumb "pošalji":
- Provjerite je li vaša poruka dovršena: Provjerite je li redak predmeta e-pošte ispunjen, uključili ste potpis , šaljete poruku pravoj osobi za kontakt i popunili polje Bcc da biste poslali kopirajte se, tako da imate zapis o e-poruci.
- Potvrda vaše poruke e-pošte: Prije nego što pritisnete slanje, također provjerite jeste li provjerili pravopis i provjerili gramatiku i kapitalizaciju. Oni su jednako važni u korespondenciji za traženje posla e-pošte kao što su oni u papirnatom pismu.
- Slanje poruke e-pošte testa: Prije nego pošaljete svoju e-poštu, najprije pošaljite poruku da biste provjerili funkcionira li oblikovanje i da ništa ne izgleda izvan mjesta. Ako sve izgleda dobro, idite naprijed i pošaljite poruku e-pošte tvrtki ili osobi kojoj se obratite.
- Slanje kopije poruke e-pošte: Koristite polje Bcc da biste kopirali poruku e-pošte, tako da imate zapis o tome kada ste poslali poruku i kome ste ga poslali. Te informacije možete pronaći iu poslanoj mapi.
- Datoteke kopija: s mnogim programima e-pošte možete slati mape kako biste lakše pronašli važne prošle e-poruke. Postavite mapu za sve vaše e-poruke za traženje posla i prenesite kopije poruke e-pošte koju šaljete u svoju mapu za traženje posla.
Redovito provjeravajte e-poštu
Vrijeme je bitno kada tražite posao, stoga je važno redovito i često provjeravati e-poštu kako ne biste propustili važne prilike. U najmanju ruku, provjerite e-poštu ujutro i tijekom ranog poslijepodneva pa ćete imati vremena odgovoriti pravovremeno na poruke koje primate.
Ovih dana, imaju smartphone može olakšati provjeru e-pošte gdje god idete i kad god želite - više ne lebdi nad vašim računalom. Zapravo, možete primati obavijesti za nove poruke e-pošte, tako da ih možete čitati čim stignu u pristiglu poštu.