Kako napisati RFP

Napravite RFP koji će dobiti rezultate

Zahtjev za prijedlog

, ponekad nazvan RFP ili RFQ za "zahtjev za ponudu", je dokument koji tvrtka izdaje kada želi kupiti proizvod i želi svoje specifikacije staviti na raspolaganje javnosti. To je obično slučaj kada se nekoliko tvrtki ponudi za posao ili posao i poziva na konkurentnije cijene. Ali vaš napor može proizvesti ponude koje su gubitak vašeg vremena, ili još gore, bez ikakvih ponuda, ukoliko ne pripremite RFP pravilno.

Evo kako to učiniti za najbolji uspjeh.

Teškoća: Prosječna

Potrebno vrijeme: Često traje nekoliko dana

Evo kako:

1. Učinite vašu zadaću: Saznajte što vam je potrebno, što želite i što je moguće prije nego što počnete pisati vaš RFP. Nemojte izdati RFP za uređaj koji može proizvesti 1.500 widgeta na sat ako nikada ne prodate više od 25 mjesečno. Nema smisla izdavati RFP za leteći auto kad glasnik može dobiti promet jednako brzo na biciklu.
2. Razlikovanje između vaših potreba i želja: Ako želite kupiti aplikaciju koja može slati slike između sjedišta i vaših kombija na radilištu, možete navesti broj potrebnih slika u sekundi, maksimalnu veličinu potrebnih slika i potrebna razlučivost. Naravno, možda bi bilo lijepo imati te slike u boji, ali je li to stvarno potrebno? Ako zaista zahtijevate određenu specifičnost, upotrijebite riječi poput "volja", "mora" i "mora". To znači da su to zahtjevi. Specifikacije koje su samo "želi" trebaju biti identificirane riječima "svibanj", "mogu" i "opcionalno".

1. Odlučite što će izgledati pobjednik : Prijedlozi koje dobijete kao odgovor na vaš RFP razlikovat će se. Svaka odgovorna tvrtka ima različite snage i slabosti. Neki će se usredotočiti na najniže troškove. Drugi će se uključiti u najbolju kvalitetu . Ipak, drugi će ponuditi potpuni skup značajki. Odlučite se naprijed ono što tražite - najniži trošak, najbrži isporuku ili neka kombinacija tih dviju.

1. Organizirajte dokument : Sve što pišete za posao trebalo bi dati veliku misao i trebalo bi biti organizirano. Okvir je dobro mjesto za početak. Potrebno vam je minimalno dijelove za uvod, zahtjeve, kriterije za odabir, vremenske okvire i postupak. Mnogi od tih odjeljaka imat će pododjeljke.
2. Napišite uvod : Ovo je mjesto gdje ćete objasniti potencijalnim ponuditeljima zašto objavljujete RFP i što se nadate postići tako. Uvod može uključivati ​​i sažetak ključnih točaka iz ostalih odjeljaka, uključujući datum dospijeća. Uvođenje RFP-a za slikovni prijenosni sustav može pročitati nešto slično: "XYZ tvrtka traži prijedloge za vrlo pouzdani i jednostavni sustav koji može slati slike s glavnog ureda u kombi u bilo kojem dijelu gradskog područja. mora biti primljen do ponedjeljka, 5. ožujka 2007., u 8:00 PST. "
3. Objasnite zahtjeve : Ovaj odjeljak je jedan od najvažnijih i obično traje najviše vremena. Morat ćete odrediti veličinu i jasnoću slika koje trebate prenijeti i potrebnu brzinu. Budite specifični, ali nemojte reći ponuditeljima kako želite da se posao ostvari, osim ako to nije bitno. Možda biste htjeli razbiti taj dio na podsele sustavom. Na primjer: a) veličinu i kvalitetu slike b) prijenos (koji može uključivati ​​i željenu brzinu i sve zahtjeve koji čine prijenos siguran) i c) željene opcije (gdje biste mogli navesti boju kao poželjnu opciju).

1. Kriteriji za odabir : Evo gdje kažete ponuditeljima kako ćete odabrati najpovoljniju ponudu. Možete otkriti koliko ili koliko god želite. Dobro je uključiti rečenicu poput: "Pobjednički ponuditelj, ako ga ima, bit će odabran isključivo presudom XYZ tvrtke". Neki vladini RFP-ovi vrlo su specifični oko kriterija za odabir, ali većina komercijalnih RFP-ova manje su precizni. Možda biste htjeli izraditi proračunsku tablicu koja dodjeljuje svaku ponudu za određeni raspon točaka u svakoj kategoriji, a zatim tim odaberite najbolju ponudu od onih s tri najbolja rezultata.
2. Vremenski rokovi : Ovaj odjeljak govori tvrtkama koje žele licitirati za vaš RFP kako brzo moraju djelovati i koliko dugo se očekuje da će proces potrajati. Budite razumni kada postavite rokove. Nemojte tražiti prijedloge za složene sustave, nego dati ponuditeljima samo nekoliko dana za odgovor. Dajte više vremena za pripremu licitacije ako je vaš RFP velik, ako je željena kupnja komplicirana ili ako vam je potreban detaljniji odgovor. Ovo je također mjesto gdje možete reći ponuditeljima koliko će dugo trajati proces evaluacije, kada će biti obaviješteni ako su uspješni i koliko brzo moraju isporučiti.

1. Proces: Koristite ovaj odjeljak kako biste objasnili kako će proces funkcionirati, od slanja RFP-a do dodjeljivanja ugovora i početka rada. Ovo poglavlje može reći: "Ponude se plaćaju na datum naveden u gore navedenom koraku 8. Sve ponude će biti pregledane kako bi se osiguralo da zadovoljavaju sve zahtjeve i da su odgovarajući. koju želite), a prijedlog tim će ocijeniti prve tri ponude kako bi odabrali najpovoljnijeg ponuditelja i zamjenika. Pregovori s pobjedničkim ponuditeljem očekuju da će rezultirati ugovorom u roku od dva tjedna. "
2. Odlučite kako poslati RFP : Većina RFP-ova se šalju poštom, ali oni ne moraju biti. Možete poslati RFP putem e-pošte ili ga možete objaviti na web stranici tvrtke. Jednostavno navedite ime ili broj koji bi ponuditelji trebali koristiti za identifikaciju RFP-a na koji reagiraju.
3. Odlučite tko će primiti RFP: Već ste identificirali dobavljače od kojih želite kupiti. Vaša tvrtka možda čak ima popis prihvatljivih dobavljača. Ako ne, možete pronaći moguće dobavljače putem svoje profesionalne mreže , pretraživanjem na mreži ili traženjem pouzdanih dobavljača drugih materijala za njihove preporuke. Ne ograničavajte svoj popis tko prima vaš RFP samo "velikim" tvrtkama ili "osnovanim" dobavljačima. Možda ćete pronaći bolje ideje i još bolje cijene od manjih dobavljača koji su često zainteresirani za dobivanje vašeg poslovanja.
4. Pošaljite RFP.