Puno pisanje za posao je neuredan, slabo napisano, neorganizirano, prepuno žargona i nepotpuno.
Često je predugo ili prekratko. Svi ti atributi doprinose neučinkovitom poslovnom pisanju.
Bilo da pišete prijedlog prodaje, e-poštu svom šefu ili priručnik za upute za softverski paket, postoje određeni koraci koje morate slijediti kako biste bili učinkoviti. Slijedite ove pet koraka:
- Organizirajte svoj materijal
- Razmotrite svoju publiku
- Zapišite svoje misli
- Ispravite svoj materijal
- Uredite svoj materijal
Organizacija je ključna
Ako ne organizirate svoj materijal, neće dobro protjecati i neće imati smisla. Pisanje može biti jednostavno ili komplicirano. Prilikom pisanja e-pošte koja najavljuje sastanak osoblja, ovo je jednostavno kao skupljanje vaših misli. S druge strane, vjerojatno ćete morati razviti složeni obris unaprijed gotovog materijala ako pišete rezultate novog farmaceutskog pokusa. Bez obzira na zadatak, bez odgovarajuće razine organizacije (čak i organiziranja vaših misli), ne možete uključiti sve što vam je potrebno ili ne dajete isticanje najvažnijih tema.
Izostavljanja ili pogrešan fokus učinit će vašu tvrtku pisanje manje jasnim.
Poznaj svoju publiku
Prije nego počnete pisati, razmislite o svojoj namjeravanoj publici. Primjerice, prezentacija o novom programu 401 (k) vaše tvrtke možda će imati isti izgled kada se dodjeljuju vašem CFO-u, kao i zaposlenicima, ali razina pojedinosti koje ste naveli razlikovat će se.
Također trebate uzeti u obzir ton. Brza poruka e-pošte vašem timu, podsjećajući ih na godišnju picknicku tvrtku, neće imati isti ton kao vaš odgovor na godišnje izvješće vaše tvrtke.
Također, imajte na umu da ćete učinkovitije komunicirati svojoj publici ako se usredotočite na ono što želite da čuju, a ne na ono što ćete reći .
Riječ o dobrom pismu
Dobri pisci imaju različite stilove pisanja. Neki vole napisati sve, a zatim se vratiti i urediti. Drugi radije uređuju dok idu. Ponekad se njihov preferirani stil razlikuje ovisno o tome što pišu.
Tijekom pisanja (ili prilikom uređivanja) budite svjesni duljine. Trebali biste upotrijebiti dovoljno riječi kako bi vaše značenje bilo jasno, ali nemojte koristiti nepotrebne riječi samo kako biste je učinili cvjetnim. Poslovno pisanje mora biti jasno i sažeto, ne prozirno i cvjetno. Zapamti, nitko u poslovnom nema vremena za čitanje više nego što je potrebno.
S druge strane, nemojte učiniti previše kratko. Morate napisati dovoljno, tako da je vaše značenje jasno i neće biti pogrešno shvaćeno. Zamislite je li komad opreme u skladištu označen "koristi, ali dobar". Bilo bi nejasno da to znači da je oprema bila puno korištena ili da oprema nije više bila nova, ali još uvijek funkcionalna.
Nekoliko dodatnih riječi imalo bi jasno značenje. Također, izbjegavajte korištenje žargona ili kratica jer mogu značiti različite stvari različitim čitateljima. Bez obzira na stil pisanja, svi pisci moraju korektirati i urediti sve pisane materijale, čak i e-poštu.
Ispravljanje i uređivanje
Bez obzira na stil pisanja, svi pisci moraju korigirati i urediti sve pisane materijale, čak i e-poštu. Nakon što završite s pisanjem, korigirajte svoj rad. Možda je morate urediti. Pročitanje je ponovno čitanje onoga što ste napisali kako biste bili sigurni da su sve riječi u vašoj glavi pravilno napravile na papiru. Budući da naši mozgovi rade brže od naših prstiju, možete izostaviti riječi, prestati sa završetkom ili upotrijebiti pogrešan homonim (npr. "Tamo" umjesto "njihova"). Lektoriranje hvata te pogreške. Očito je da lektura jednostranog e-pošte je jednostavna i jednostavno ga pregledavate dok tipkate mogu biti dovoljni.
Međutim, ako pišete priručnik za upute, vaše lekture će biti složenije i traju dulje.
Nakon što ste ispravili svoj materijal, vrijeme je za uređivanje. Ponekad se lektura i uređivanje mogu provoditi istodobno, ali učinkovitije kada se obavljaju redoslijedom.
Razlog zbog kojeg uređujete je da popravite ili promijenite ono što ste napisali kako bi materijal zvučao (i pročitao) bolje. Kada pišete za posao, to znači popravljanje pogrešaka i izradu teksta što je više moguće jasno i sažeto.
Ne pišete roman
Kada pišete za posao, ne pišete sljedeći "veliki američki roman". Vaše pisanje trebalo bi biti opisno koliko je potrebno, ali ne morate slikati živopisne slike s puno velikih riječi i likova govora. Ako mislite na "staklene kuće", nemojte pisati "vitreous domicile", pisati "staklene kuće".