Savjeti o tome kako biti učinkovitiji
Dodatne strategije pregledajte ove savjete za upravljanje vremenom i savjete o ravnoteži između rada i života .
Kako raditi pametno i biti učinkovitije
Korištenje vremena učinkovitije je važna vještina koja svatko od recepcionara do upravitelja može naučiti.
Usvajanje odgovarajuće kombinacije praksi upravljanja vremenom može smanjiti stres i uštedjeti do sat vremena na dan. Slijedi devet savjeta o tome kako raditi pametno i biti učinkovitije.
1. Koristite tehnologiju za organiziranje. Ne možete biti najplodniji ako ste neorganizirani i okruženi neredima. Riješite se onih slučajnih hrpa papira i ljepljivih bilješki i koristite jednostavan elektronički sustav za podnošenje. Postoje brojni softverski programi koji vam mogu pomoći organizirati široku lepezu podataka o kupcima i proizvodima, omogućujući brz i jednostavan pristup. Također, usvojite osobni program raspoređivanja koji vam omogućuje održavanje kalendara, popisa obveza, radnih planova i direktorija kontakata.
2. Grupiranje dolaznih poruka. Stalno provjeravanje i odgovaranje na vašu e-poštu, glasovnu poštu i ostale poruke samo zaustavljaju vašu misao i sprečavaju produktivnost, posebno u poslovima koji zahtijevaju kreativno, inovativno ili strateško razmišljanje .
Saznajte kako odgovoriti na dolazne poruke u skupinama i razmislite o tome da ih provjeravate samo tri do četiri puta dnevno.
3. Usvojite pristup "jednim dodirom". Koristite princip "Do, Delegate, Delete or File" za rješavanje e-pošte, pisama, računa, tekstualnih poruka, glasovnih poruka i drugih zahtjeva.
4. Vremena s padom vremena. Mnogo je vremena izgubljeno na poslu zbog odgađanja, obavljanja "zauzetog posla", posjećivanja internetskih stranica (osobito društvenih medija ), prisustvovanja nepotrebnim sastancima, prekomjernog uređivanja izvješća i interakcije s glupim kolegama koji se uvijek šalju ili žale.
Usredotočite se na zadatke i aktivnosti koje zapravo "pomiču iglu" poslovanja i smanjuju ili uklanjaju one koji to ne čine.
5. Uzmi često mini-pauze. Čak i najbogatiji ljudi moraju očistiti svoje misli i protežu svoje noge sada i opet. Povremeno odstranite pet do deset minuta disanja s vašeg stola. Idite brzi hodati van ako možete, napraviti neke vježbe istezanje ili prošetati i spuštati niz stube nekoliko puta. Razgovarajte s nekim koga uživate. Piti vodu. Jedite zdravo zalogaj poput svježeg voća i povrća. Ukratko napuštanje vašeg posla opustit će vaše tijelo i pomladiti vaš um. Osim toga, bit će vam manje frazzled kad se vratite kući u večernjim satima.
6. Delegirati. Ne morate to učiniti sve. Stvarno. Drugi ljudi su vrlo sposobni za rukovanje nekim od zadataka koje općenito rezerviraju za sebe. Razmislite o dužnostima koje biste mogli dijeliti s drugima. Zatim polako započnite parcelu nekih od tih odgovornosti. To će vam omogućiti da se usredotočite na svoje stavke s visokim prioritetom, a dajte suradnicima priliku rasti i sjaja.
7. Saznajte kako reći ne. Takva mala riječ, ali tako je teško reći. Kada vas netko pita da nešto učinite, a to nije vaša strast ili prioritet, pristojno, ali čvrsto odbijanje.
Podsjetite se da vam govorenje nečemu jednoj stvari daje slobodu da kažem da nešto drugo što je više ispunjeno i dostojnije vašeg vremena i vještina.
8. Zaustavite se za savršenstvom. Rijetko ćete ga dosegnuti i gotovo je uvijek nepotrebno. Perfekcionizam često dovodi do mikro-upravljanja, loših odnosa s kolegama, odugovlačenja, niske produktivnosti, depresije, stresa i tjeskobe. Najuspješniji ljudi su oni koji su zadovoljeni kada je posao dobro obavljen i spasio njihovu potrebu za savršenstvom za nekoliko, doista važnih stvari.
9. Znati kada tražiti pomoć. Ako ste preplašeni na poslu i uzrokuje nepotrebni stres, nemojte trpjeti u tišini. Prolite supervjersku / nadmorsku sliku i objasnite svoju situaciju svom šefu ili nadzorniku. Neodržive radne situacije obično se mogu ublažiti, ali će vam donijeti određenu asertivnost.
Slično tome, ako se uravnoteženi život i dalje izbjegne, ili imate kroničnog stresa, razgovarajte s profesionalnim (savjetnikom, mentalnim zdravljem ili klerom). Iskoristite usluge koje nudi vaš Program za pomoć zaposlenicima (EAP). Dopuštajući vašem životu da vas preplavljuje tjedan dana nakon tjedna, mjesec za satom, može dovesti do ozbiljnih fizičkih, mentalnih i socijalnih problema. Budite pozitivni i znajte da postoje rješenja za vaše probleme, ali ćete morati potražiti pomoć.