1. 8:00 Ponedjeljak ujutro sastanci osoblja
Problem s ovim sastankom je da nitko nije spreman za to. Uostalom, u ponedjeljak ujutro u 8 sati, ništa se još nije dogodilo, a ono što se dogodilo prošlog tjedna uglavnom je antička povijest.
Drugi problem s ovim sastankom je taj da za bilo koga tko bude spreman, oni moraju raditi nedjeljnu večer koja je povoljna, ali zajamčena je da ćete zaraditi neke ozbiljne glasove za "skretanje godine" od zaposlenika i članova obitelji zaposlenika.
Rješenje: ako morate voditi timski sastanak u ponedjeljak, gurnite je na kasnije ili ujutro ili poslije podne. Još bolje, gurnite ga do utorka ujutro.
2. Susreti statusa okruglog stola
Znate ovaj sastanak. To je mjesto gdje ljudi kretati po sobi dijeleći svoja najnovija ažuriranja, sagase, fantazije i snove. Sjednite na pogrešno mjesto i završite kao 22. osoba kako biste ponudili ažuriranje grupi čiji su mjehurići preopterećeni i mozak je zanemarivao od politički orijentiranih ažuriranja koja proizlaze iz usta kolega u dalekim funkcijama.
Rješenje: ispunite ako morate, ali postavite neka pravila o ažuriranjima. Zamolite ljude da se usredotoče na važne vijesti koje utječu na sve ili da identificiraju izazove koji zahtijevaju pomoć iz različitih funkcija.
Učinite bilo što da biste ograničili bolan korak besplatnih ažuriranja statusa samopomoći koji generiraju nedisciplinirane sastanke okruglih stolova.
3. Ponavljajući sastanci koji su izgubili svoju namjenu
Svaki ponavljajući sastanak na kojem se nitko ne može sjetiti zašto se taj susret još uvijek održava kandidat je za neposrednu eliminaciju.
Zakoni fizike koji se prenose na sastanke i sastanak na rasporedu imaju tendenciju da ostanu na rasporedu dugo nakon što je iskoristio svoju korisnost na radnom mjestu. Jedan novi menadžer pregledao je ponavljajući popis sastanaka na rasporedu svojeg tima i otkazao dva jer nije mogao otkriti razlog da takvi sastanci postoje. Dobio je više od nekoliko hvala-note i nekoliko komentara od ljudi pitajući se kako je uspio ubiti ovaj sastanak koji se pokušavali riješiti prošle godine.
Rješenje: pregledajte sve ponavljajuće sastanke koje podvrgavate vašem timu ili da ste sudionik i uklonite ih iz svog života i života članova vašeg tima. Ako niste domaćin sastanka, obavijestite domaćina o svojoj namjeri i vašoj perspektivi o korisnosti sastanka. Ako ste domaćin / sponzor, angažirajte članove tima i dajte im glas i glas. Malo drakonsko rezanje ponavljajućih sastanaka otvara dragocjeno vrijeme za druge važnije aktivnosti.
4. Sastanci skupine Word-Smithing
Ovo je bilo koji sastanak na kojemu skupljate grupu ljudi da rade na tekstu za nešto: viziju, misiju, izjavu o strategiji, izjavu o opsegu u upravljanju projektima.
Izlaz tih sesija obično je niz bespomoćno izrađenih rečenica koje reflektiraju kompromise od strane osobe koja je zadužena. Nitko u sobi ne slaže s konačnim proizvodom, ali svatko kima glavom u znak pristanka čim se tekst prebaće izvan smiješne do strašnog pokušaja da se boli.
Slučaj : nikad ne odustajte grubo formulirati bilo što odboru. Uzmite si ubod na samu predmetnu stavku, odskaknite ga s nekolicine kolega, a kada se približite nečemu što počinje raditi za vas, vrlo pažljivo zatražite unos grupe. Zatraži razjašnjenja, uzima velike bilješke, a zatim nestaje i preoblikuje izjavu (e), ponavljajući postupak po potrebi.
5. Sastanci strategija predložaka
Završavam tamo gdje sam započeo, s vrlo slomljenom strategijskom sastankom opisanom u otvaranju ovog članka.
Ne postoji čarobni proces ili predložak niti čak jednostavni niz koraka koji pomažu u strateškoj jasnoći. Provođenje analize SWOT (snage, slabosti, mogućnosti i prijetnji) analiza nije uvijek na kritičnom putu do postizanja točne procjene uvjeta i prilika. I brojevi i ciljevi i rast nisu strategije. Čuvajte se bilo koga tko bi rekao da imaju jednostavan postupak za ovu složenu temu.
Rješenje: uložite u visoko kvalificiranog i iskusnog facilitatora strategije ili savjetnika koji razumije kako voditi, ponekad voditi i ponekad slijediti u potrazi za razvijanjem djelotvorne, smislene strategije. Pravi stručnjak će držati skupinu odgovornom za pronalaženje odgovora na pravu (teška) pitanja koja moraju biti odgovorena na putu ka strateškoj jasnoći.
Donja linija
Sastanci su neprocjenjive mogućnosti povezivanja, komuniciranja, izgradnje odnosa i poticanja kreativnog rješavanja problema. Oni su također zreli za zloupotrebu, pa čak i zlostavljanje. Nastojte biti upravitelj koji poštuje moć i važnost sastanaka. Koristite ove forume iz pravih razloga tako da ih arhitekturi usredotočite na ključna pitanja, traže ideje i važno, poštujte vrijeme koje svatko stavlja u sesije. Vaši članovi tima će cijeniti vaš pozitivan pristup više nego što ste ikada mogli znati.