Savjeti za izradu poruka e-pošte koje se pripremaju za čitanje
Tijekom traženja posla, vjerojatno ćete poslati mnoge, mnoge e-poruke, uključujući i pokrovna pisma , hvala bilješkama i poruke za veze povezane s pretraživanjem posla.
U tim e-porukama želite izbjeći neugodne pogreške (primjerice, pogrešno napisati nečije ime). Također ćete htjeti napisati bilješke koje će dobiti odgovor. Pročitajte dodatne informacije o etiketi e-pošte, zajedno s savjetima o tome kako izraditi pozdrav.
Počnite svoju e-poštu s profesionalnim pozdravom
Nastojte postići jasnoću u vašem predmetu. Izaberite nešto izravno koji identificira svrhu vaše e-pošte, na primjer "promijenjeno vrijeme sastanka" ili "brzi upit o vašem prijedlogu". Izbjegavajte navijanje mrkve sa zadirkivačem poput "Moram vas obavijestiti ..." koji pokušava mamiti čitanje otvoriti e-mail kako bi se na vašu namjeru.
Ljudi često odlučuju hoće li otvoriti e-poštu na temelju naslova, pa odaberite onaj koji jasno navodi vašu svrhu.
Koristite profesionalni pozdrav. Uključite odgovarajući pozdrav za okolnosti i primatelja. Postoje pozdrave koje su prihvatljive u e-poruci koji se ne koriste u redovitom pismu, i čestitke koje se koriste za oboje.
Odaberite pozdrav na temelju dobro poznate osobe kojoj pišete i vrste poruke koju pišete. Na primjer, ako pišete nekoga koga poznajete, "Hi Jim" je prikladno. "Dragi gospodine / gospođo Smith" bilo bi prikladno prilikom prijave za posao ili pisanjem poslovnog pisma.
Izbjegavajte otvaranje e-pošte s "hej", što je vrlo neformalno i općenito se ne koristi na radnom mjestu.
Također se srami od "Bok ljudi" ili "Bok momci", čak i ako je priroda e-pošte opuštena.
Evo nekoliko primjera pozdrava za korištenje :
- Dragi prezime prezime (to dobro funkcionira ako ne poznajete spol osobe koju pišete)
- Poštovani ime (kada šaljete nekoga koga poznajete)
- Pozdrav prvom imenu (kada šaljete e-poštu nekome koga poznajete)
- Poštovani gospodine. Prezime
- Poštovani gospodine. Ime prezime
- Dragi gospodine Prezime
- Koga se tiče
- Dragi upravitelj ljudskih resursa
- Poštovani voditelj iznajmljivanja
Dodajte posljednju e-adresu. Ako nemate opciju slanja e-pošte, dodajte zadnju adresu ako imate tendenciju da imate prst brzog okidača. Umetnite ime primatelja samo kada budete sigurni da je e-pošta spremna za pokretanje.
Izbjegavajte staru pogrešku "odgovoriti sve". Pratite okidač kada pritisnete "Odgovoriti sve". Razmotrite hoće li svi na popisu zaista trebati pročitati ono što imate za reći. Obratite pažnju i na starije e-poruke u lancu koje možda ne biste htjeli da netko na popisu Odgovori svima vidite.
Idite lako na humor. Humor se može teško prepoznati u e-poruci jer vaš ton neće nužno zasjati. Bez govora tijela, izraza lica ili ritma, humor može pasti ili čak nenamjerno uvrijediti čitatelja. Igrajte sigurno i ostavite ga.
Korekturu! Nemojte pogrešno misliti da će ljudi oprostiti pogrešku pri upisu u neformalne poruke e-pošte ili da se pogreške očekuju ako upišete na svoj telefon. Možda ćete biti oštro osuđeni zbog grešaka u vašoj e-pošti, pogotovo ako su zastarjeli. Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa koji često može odabrati pogrešnu riječ za vas - korigirajte svoje e-poruke baš kao i važan dokument .
Konkretno, uvijek provjerite i dvaput provjerite da su imena ljudi pravilno napisana.
Nemojte koristiti emojine ili emotikone. Sve više i više, poruke e-pošte dolaze sličiti tekstualnim porukama. Poruke na radnom mjestu ponekad uključuju "emocionalne" emocije ili smiješne lica. Iako postaju sve češća, izbjegavajte emojise i emotikone u formalnoj korespondenciji. (Savjet: ako vaš e-mail pozdrav koristi prezime, to je siguran znak koji biste trebali ostaviti emojis i emotikone.)
Imajte na umu da e-poruka traje zauvijek. Razmislite dvaput prije slanja e-pošte nešto osobno ili povjerljivo, otpuštanje nekoga putem e-pošte, odbacivanje nekoga ili odgovaranje na ljutnju.
Takve vrste interakcija mogu se bolje učiniti osobno. Pravilo dvadeset i četiri sata je dobro. Ako niste sigurni hoćete li poslati poruku ili ne, pričekajte sljedeći dan da se odlučite. Još jedno dobro pravilo: Nemojte pisati ništa u e-poruci koju ne biste htjeli javno podijeliti (u odlaganju, recimo, ili na društvenim medijima).
Više o pisanju i slanja e-pošte: Etiquette e-mail Savjeti za tražitelje posla Pismo Pozdrav i čestitke