Vladine organizacije poduzimaju projekte kada se neki aspekt obavljanja posla naroda mora mijenjati. Prema Institutu za upravljanje projektima , projekt je "privremena grupna aktivnost koja je dizajnirana za proizvodnju jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata". Kada projekt promijeni kako organizacija posluje, krajnji proizvodi projekta ugrađeni su u svakodnevni rad i time poboljšavaju organizacija neprekidno radi.
Može zvučati lako, ali nije. Promjena je otežana, a projekti mogu vrlo lako nestati s tračnica. Svaki dan izaziva izazove koji ugrožavaju napredak projekta i eventualni uspjeh. Za borbu protiv ove opasnosti, projekti trebaju određene ključne elemente. Uz sljedeće stavke, projekt ima veliku šansu za uspjeh.
01 Predan projektni sponzor
Sponzor projekta ima četiri osnovne odgovornosti vezane uz projekt. Prvo, sponzor je predvodio projekt. On ili ona oduševljava projektni tim javno i privatno. Drugo, sponzor podržava voditelja projekta . Kada voditelj projekta treba ukloniti prepreke, on ili ona poziva sponzora na pomoć jer sponzor ima organizacijski utjecaj kako bi se stvari dogodile. Treće, sponzor usklađuje resurse pružajući im izravno ili radeći s drugim ljudima na visokoj razini kako bi dobili resurse. Kada je sponzor snažan prvak za projekt, sponzorovi vršnjaka vjerojatno će pridonijeti značajnim resursima. Četvrto, sponzor olakšava donošenje odluka. Kada projektni tim padne, sponzor može odlučiti o odluci ili će stanovati bez odluke.
Sponzor ostaje informiran kroz stalnu komunikaciju s voditeljem projekta. Dva zajedno rade za utvrđivanje kada sponzor treba koračati i snažno provoditi odgovornosti sponzora u potpori voditelja projekta. Na primjer, voditelj projekta može imati poteškoća s dobivanjem informacija iz odjela financija organizacije. Sponzor projekta može pristupiti glavnom financijskom službeniku o situaciji i zatražiti da zadatak dobivanja informacija bude prioritet iznad konkurentskih zadataka.
Obriši ciljeve i opseg
Prije izvođenja ili čak planiranja rada na projektu, sponzor projekta mora artikulirati ciljeve i opseg projekta. Ciljevi su velike stvari koje projekt treba postići. Na primjer, uzmite projekt poboljšanja softvera. Odjel za ljudske resurse koristi poznati prilagodljiv poslovni softver za upravljanje platnim spisima. Organizacija želi dodati modul za upravljanje učenjem. Ciljevi projekta su prilagoditi softver za upravljanje učenjem poslovnim potrebama organizacije i integrirati ga u postojeći sustav plaća.
Opseg definira parametre projekta. Nastavlja se s primjerom softverskog projekta; opseg ovog projekta ograničen je na dovođenje sustava za upravljanje učenjem i njegovu integraciju s platnim sustavom. Mnogo puta, korisno je identificirati stvari koje nisu obuhvaćene radi razumijevanja onoga što je u opsegu. Za ovaj je projekt dodavanje ostalih modula izvan opsega. Računovodstveni odjel ne može doći do voditelja projekta i zatražiti naplatu, potraživanja ili module koji se plaćaju.
Dodavanje modula nakon što je projekt definiran dopušta propuštanje opsega . Dobri sponzori projekata i voditelji projekata čuvaju se protiv dosega i ne žele dodati sredinu projekta. Povećanje opsega projekta povećava potrebu projekta za resursima poput vremena i novca. Osim toga, rad na dodatnom opsegu dovodi do ugroženosti kvalitete radnih proizvoda.
Dobar voditelj projekta
Voditelji projekata obično imaju sljedeće osobine koje im pomažu da premjeste projekt. Voditelji projekata su planeri. Razmišljaju o redoslijedu rada i znaju što treba dogoditi nakon što tim dovrši zadatak. Oni čine dobre planove, ali također znaju kada će biti fleksibilni i odstupiti od plana. Voditelji projekata su pouzdani. Sa svojim uspjehom koji ovisi o radu drugih, voditelji projekata trebaju ljude da vjeruju u njihovu dobru namjeru i kompetenciju. Povjerenje je osobito važno u odnosu između voditelja projekta i sponzora projekta. Voditelji projekata obično se ekstrovertirani, jer velika većina njihova rada uključuje komunikaciju.
Drže ljude odgovornim za svoje obveze. Evo primjera. Nadzornik člana projektnog tima rekao je voditelju projekta da član tima može posvetiti četiri sata tjedno na projektu. Ovaj član tima propustio je dva tjedna susreta u nizu i nije postigao napredak u svojim dodijeljenim zadacima u strukturi posla. Nakon prvog propuštenog sastanka, voditelj projekta se sastao s članom tima kako bi razgovarao o odsutnosti i propuštenim rokovima. Član tima izjavio je da ima više prioriteta. Voditeljica projekta sumnja da to nije točno, pa je nakon drugog propuštenog sastanka voditelj projekta sastao s nadglednikom člana tima. Nadzornik je rekao voditelju projekta da će osigurati da se ponašanje člana tima okrene.
Zainteresirani dionici
Dionici na projektu su ljudi koji imaju zainteresiranost za uspjeh projekta, ali nisu članovi projektnog tima. Oni ne razmišljaju o projektu na dnevnoj osnovi, kao što su voditelji projekta ili članovi projektnog tima, ali žele biti u petlji o ključnim odlukama i ukupnom napretku prema ciljevima projekta.
Zainteresirane strane imaju svoje motive da ostanu u toku projektnih aktivnosti, ali je odgovornost voditelja projekta da ih dovede na način na koji unapređuje rad prema ciljevima projekta. U mnogim slučajevima, to uključuje osjetljivu ravnotežu između prevelikog unosa i prevelikog unosa. Zainteresirane strane ne mogu se odmjeriti na svaku odluku. To bi potkopalo projekt i napravio svaku odluku u borbi. Isto tako, dionike se ne mogu isključiti jer veliki aspekt gotovo svakog projekta zadovoljava dionike.
05 Dedicirani članovi projektnog tima
Članovi projektnog tima obavljaju poslove projekta. Mnogo puta, članovi projektnog tima su dodijeljeni projektu na vrhu svojih redovitih dužnosti, što znači da nema smanjenja drugih radova za nadoknadu dodatnog rada na projektu. Voditelji projekata mogu pomoći članovima tima da pregovaraju sa svojim nadzornicima o ovom pitanju, ali voditelj projekta nema kontrolu nad odgovornima članova projektnog tima koji su izvan projekta.
Predanost članova tima za projekt vrlo je vrijedna. Bez predanosti, rokovi skliznuti, a radni proizvodi nisu dobre kvalitete. Dedicirani članovi tima motivirani su za postizanje ciljeva projekta na vrijeme, unutar proračuna i do očekivanja kvalitete.