Plan projekta je vrhunac pomnog planiranja voditelja projekta . To je glavni dokument koji vodi kako će se projekt odvijati. Prema Institutu za upravljanje projektima , riječ je o "formalnom, odobrenom dokumentu koji služi za vođenje projekta i nadzor nad projektom". To je plan planova jer su dokumentirani u njemu namjere projektnog menadžera za svaki ključni aspekt projekta ,
Navedeni u nastavku su kritični elementi pronađeni u mnogim projektnim planovima. Organizacije imaju svoje procese i protokole za ono što treba biti u planu projekta i općenito kako se projekti trebaju izvoditi, tako da svi planovi upravljanja projektima neće imati te elemente. Međutim, voditelji projekata trebali bi ih sve razmotriti u fazi planiranja kako bi izbjegli zbrku i prisilnu improvizaciju tijekom faze izvođenja projekta.
01 Ciljevi projekta
02 Projektni opseg
Poput ciljeva projekta, opseg je definiran u povelji; međutim, voditelj projekta trebao bi dodatno precizirati opseg projekta. Jedan od najboljih načina za definiranje onoga što je u opsegu projekta je odrediti što je izvan opsega. Na primjer, projekt automatizacije ručnog postupka treba definiciju opsega o tome gdje taj proces započinje i završava kako bi se prikladno isključili zadaci koji su izvan opsega projekta. Ove informacije pomažu upravitelju projekta definirati što je u opsegu.
03 Vremenska razdoblja i glavni isporučivi proizvodi
Ključna dostignuća projekta nazivaju se prekretnice. Ključni radni proizvodi nazivaju se glavnim isporukama. Oni predstavljaju velike komponente rada na projektu. Plan projekta trebao bi identificirati ove stavke, definirati ih i postaviti rokove za njihovo dovršavanje.
Recimo da organizacija poduzima projekt razvitka novog softvera. Takav projekt ima i prekretnice i isporuke. Glavni isporuke mogu biti konačni popis poslovnih zahtjeva i popis funkcionalnih zahtjeva koji provode poslovne zahtjeve. Nakon toga, projekt bi mogao imati prekretnice na kraju poslovnog dizajna, kraj testiranja sustava, kraja ispitivanja prihvatljivosti korisnika i datuma uspostave softvera. Ovi prekretnici imaju radne proizvode povezane s njima, ali više su o procesima nego sami proizvodi.
Prekretnica i glavni rokovi isporuke ne moraju biti točni datumi, no što su točniji datumi, to bolje. Nešto s rokom od listopada može se postići svaki dan u listopadu od 31. do 31. listopada, ali rok od 15. listopada mora biti ispunjen 15. listopada ili prije njega. Točni datumi pomažu voditelju projekta da precizira strukturu raspada posla.
Struktura radne raspodjele
Struktura raščlambe rada, ili WBS, dekonstruira prekretnice i glavne isporuke u projektu u manje komade kako bi jedna osoba mogla biti dodijeljena odgovornost za svaki komad. U razvijanju strukture rada, voditelj projekta razmatra mnoge čimbenike kao što su snage i slabosti članova projektnog tima, međuovisnosti među zadacima, raspoloživi resursi i ukupni rok projekta.
Voditelj projekta je u konačnici odgovoran za uspjeh projekta, ali on ne može raditi sam. WBS je alat koji voditelj projekta koristi kako bi osigurao odgovornost za projekt jer govori sponzoru projekta, članovima projektnog tima i dionicima koji su odgovorni za to. Ako se voditelj projekta brine o zadatku, voditelj projekta zna točno tko se sastaje u vezi s tom zabrinutošću.
05 Proračun
Proračun projekta pokazuje koliko je novca dodijeljeno za ostvarivanje projekta. Voditelj projekta je odgovoran za raspršivanje tih resursa na odgovarajući način. Za projekt koji ima dobavljače, voditelj projekta osigurava da su isporuke završene u skladu s uvjetima ugovora, uz posebnu pozornost na kvalitetu. Neki proračuni projekta povezani su s planom ljudskih resursa.
06 Plan ljudskih resursa
Plan ljudskih resursa pokazuje kako će projekt biti osoblje. Ponekad je poznat kao plan osoblja. Ovaj plan definira tko će biti na projektnom timu i koliko dugo opredjeljenje za svaku osobu očekuje. U izradi ovog plana, voditelj projekta pregovara s članovima tima i njihovim nadzornicima o tome koliko vremena svaki član tima može posvetiti projektu. Ako se osoblje treba konzultirati na projektu, ali nije dio projektnog tima, to je također dokumentirano u planu osoblja. Opet, savjetuju se odgovarajuci nadzornici.
07 Plan upravljanja rizicima
Mnoge stvari mogu pogriješiti na projektu. Dok je svaka moguća katastrofa ili manje štucanje nepredvidljiva, mnogi se mogu predvidjeti. U planu upravljanja rizicima, voditelj projekta identificira rizike za projekt, vjerojatnost da će se ti rizici dogoditi i strategije ublažavanja tih rizika. Voditelj projekta traži ulogu od sponzora projekta, projektnog tima, dionika i internih stručnjaka.
Strategije ublažavanja stavljaju se na mjesto za rizike koji su vjerojatno nastali ili imaju visoke troškove povezane s njima. Rizici koji se vjerojatno neće pojaviti i one koji imaju niske troškove navedeni su u planu; međutim, oni možda nemaju strategije ublažavanja.
08 Plan komunikacija
Komunikacijski plan prikazuje kako će projekt biti priopćen različitoj publici. Slično kao struktura raščlambe rada, komunikacijski plan dodjeljuje odgovornost za popunjavanje svake komponente članu projektnog tima.
Svaka poruka ima namjeru publike. Voditelji projekata jamče svaku poruku prilagođenu njegovoj specifičnoj publici. Komunikacijski plan pomaže voditeljima projekata da osiguraju dobre informacije pravim ljudima u pravo vrijeme.
09 Plan upravljanja zainteresiranim stranama
Plan upravljanja dionicima identificira kako će se dionici koristiti u projektu. Ponekad dionici trebaju samo dobiti informacije. To se može pobrinuti u planu komunikacije. Ako je potrebno više od zainteresiranih strana, plan upravljanja zainteresiranim stranama navodi kako će se dobiti.
10 Plan upravljanja promjenama
Plan upravljanja promjenama postavlja okvir za izmjenu projekta. Voditelji projekata žele izbjeći promjene projekta; međutim, promjene su ponekad neizbježne. Plan upravljanja promjenama osigurava protokole i procese za stvaranje promjena. Od ključne je važnosti za odgovornost i transparentnost koju sponzori projekata, voditelji projekata i članovi projektnog tima prate plan upravljanja promjenama.