Kao nadzornik, jedan od najvećih načina na koji projektni sponzor podržava voditelja projekta je kroz rješavanje problema samo onaj s organizacijskim utjecajem sponzora projekta.
Kada se voditelji projekta suoče s problemima koje samo sponzori projekata mogu riješiti, ovdje su stvari koje bi voditelji projekata trebali raditi.
Ispuh svih ostalih opcija
Sponzori projekta obično se nalaze na organizacijskoj razini gdje je većina odluka teško, jer ako je odluka jednostavna, to se postiže na nižoj razini. Moraju brzo donijeti teške odluke, ponekad s ograničenim informacijama.
Kao voditelj projekta, morate se pobrinuti da ste iscrpili sve druge mogućnosti za rješavanje problema prije odlaska u projektni sponzor. Na primjer, recimo da imate člana projektnog tima koji ne ispunjava svoje obveze. Prije nego što preuzmete problem sponzoru projekta, pokušajte riješiti problem jedan-na-jedan s članom projektnog tima. Kada to ne uspije, trebate otići do nadzornika člana tima. Kada to ne uspije riješiti problem, problem možete riješiti sponzoru projekta. Iscrpili ste svoje mogućnosti za rješavanje problema odozdo prema gore.
Sada projektni sponzor može raditi na tom pitanju s vrha prema dolje. Projektni sponzor bi trebao riješiti problem sa svojim vršnjacima i obavijestiti vas o dogovorenom putu djelovanja.
Posljednje što se želite dogoditi je da projektni sponzor pribavi rezoluciju koju ste mogli provesti pod vlastitim autoritetom bez ikakve pomoći.
Ponekad se to dogodi. Svatko čini pogreške. Saznajte s takvim situacijama kada se dogode, a vi ćete biti bolji voditelj projekta za to. Sljedeći put kada se pojavi slična situacija, bolje ćete se riješiti nego što ste prije učinili.
Budite specifični o onome što vam treba
Dok su sponzori projekata navikli na rad s nepotpunim informacijama, voditelj projekta ne smije ostaviti relevantne informacije. Važno je da sponzor projekta ima kontekst za situaciju koja mu treba svoju pozornost.
Nakon što sponzor projekta ima odgovarajući kontekst za odluku, budite specifični o tome što vam je potrebno od sponzora. Trebate li smjer kako nastaviti? Trebate li autorizaciju za poduzimanje određene radnje? Trebate li riješiti problem? Trebate li resurse koji se ne mogu dobiti?
Ako niste pomislili upravo ono što trebate, možete donijeti odluku o tome što vam je potrebno, ali saznajte kasnije da ste pogriješili. Razmislite o pitanju prije nego što ste ga preuzeli sponzoru kako biste umanjili rizik gubitnog vremena.
Zadržite svoj zahtjev usredotočenima
Sponzori projekta su zauzeti ljudi. Bezbrojni problemi povlače se u svoje rasporede kako bi odsukali svoje vrijeme.
Kada voditelj projekta ima istinsku potrebu za vrijeme sponzora projekta, to nije loša stvar ili upad u vrijeme sponzora.
Vrijeme provedeno s voditeljem projekta i sponzorom projekta trebalo bi biti vrlo produktivno. Držite svoj zahtjev usredotočen tako da iskoristite samo onoliko vremena koliko je vaša sponzorka potrebno.
Budući da vaš sponzor doživljava produktivno vrijeme s vama, on ili ona će se veseliti vašim sastancima. Ljudi na visokim razinama organizacija često troše svoje vrijeme na neproduktivne sastanke na kojima moraju prisustvovati. Sudjelovanje na produktivnom sastanku moglo bi biti energična promjena ritma vašeg sponzora projekta.