Završetak Formule I-9 za svakog zaposlenika je ozbiljan posao - ozbiljno
Svi zaposlenici, građani i ne-građani, zaposleni nakon 6. studenoga 1986., moraju ispuniti odjeljak 1 Formule I-9 u trenutku najma.
Poslodavac je odgovoran za osiguravanje pravovremenog i pravilnog ispunjavanja Odjeljka 1 Formule I-9 od strane zaposlenika.
Poslodavac mora provjeriti provjera zapošljavanja i osigurati ispravno popunjavanje odjeljaka 2 i 3 Formule I-9. Poslodavci moraju ispuniti odjeljak 2. obrasca I-9 ispitujući prve dokaze (samo izvorne, neistekle dokumente) identiteta i zapošljavanja u roku od tri (3) radna dana od dana početka zapošljavanja.
Zaposlenik mora biti fizički prisutan, a izvorni dokumenti moraju biti pregledani osobno. Zaposlenik koji pregledava izvorne dokumente mora potpisati odjeljak 2 I-9.
Obrazac potvrđuje da ste provjerili dva odobrena oblika identifikacije koji dokazuju da je zaposlenik zakonito ovlašten za rad u Sjedinjenim Državama.
Poslodavci ili njihovi ovlašteni predstavnici trebaju popuniti odjeljak 3 prilikom ponovnog potvrđivanja da zaposlenik ispunjava uvjete za rad u SAD-u.
Prilikom rehiring zaposlenika u roku od tri godine od datuma kada je I-9 izvorno završen, poslodavci imaju mogućnost popunjavanja novog I-9 obrasca ili popunjavanja odjeljka 3.
Povremeno morate provjeriti obrasce I-9 kako biste osigurali da imate ispunjeni obrazac za svakog zaposlenika. Potrebno je provjeriti istinitost i potpunost dokazivanja revizije i bilo kakve obuke koju su članovi osoblja ispunili ili spremali I-9.
Mjesto dovršenih I-9 obrazaca
Zbog tih razloga ćete htjeti zadržati sve zaposlenike I-9 i prateću dokumentaciju u zasebnoj zbornici za osoblje.
Vlada može pregledati ove obrasce. Ako službenici vlasti pregledaju vaše I-9 obrasce, ne želite im omogućiti pristup privatnim osobnim datotekama vaših zaposlenika i povjerljivim informacijama koje oni sadrže.
Stoga, u interesu povjerljivosti zaposlenika i ograničenog pristupa, želite izolirati zaposlenike I-9 u jednoj mapi koja je posebno posvećena pohrani I-9.
To štiti privatnost vaših zaposlenika i štedi poslodavca od mogućih odgovora na dodatna pitanja koja su podignuta zbog sadržaja datoteke zaposlenika zaposlenika . Možda biste nesvjesno otvorili svoju tvrtku za povećanu istragu zaposlenika USCIS-a. Izbjegavajte ovo.
Trenutni I-9 Istraživanje datoteka
Prema US Immigration and Customs Enforcement (ICE), vlada može pregledati vaše I-9: "Postupak administrativne inspekcije započinje službom Obavijesti o inspekciji (NOI) kod poslodavca koji obvezuje proizvodnju obrazaca I-9.
"Prema zakonu poslodavci su osigurani najmanje tri radna dana za izradu Obrazaca I-9.
Često će ICE zatražiti od poslodavca da dostavi popratnu dokumentaciju koja može sadržavati kopiju platnog lista, popis sadašnjih zaposlenika, članke i poslovne licence. "
Sadašnji trend je da ICE povećava njene napore u provedbi. Poslodavci se sve više suočavaju s kaznenim prijave na upravitelje, vlasnike i članove osoblja HR zbog neispunjavanja i pohrane I-9 obrazaca za svakog zaposlenika. Poduzeća su sve više primila značajne novčane kazne i bile su zabranjene.
Poslodavci trebaju ozbiljno shvatiti I-9 obrasce. Ozbiljno. Trebate li još govoriti?
Pogledajte trenutačni obrazac I-9 i potpune upute za njegovu provedbu na Odjelu za domovinsku sigurnost - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
Također poznat kao: datoteke zaposlenika, evidencija zaposlenika, datoteke za ljudske resurse, dokumentacija