Kako pronaći važne zapise brzo i jednostavno
Jedini put kad se čini da razmišlja o vašim važnim dokumentima je kad vam treba. I često ih ne možete pronaći kada vam je potreban jer nemate organiziran i centraliziran sustav za pohranjivanje vaših važnih dokumenata i / ili posljednji put kada ih trebate, jednostavno ste je bacili natrag u more papirima u vašem kućnom uredu umjesto da ga vratite na mjesto gdje je pripadao.
Zvuk poznat?
S vašim važnim radovima širom vaše kuće, gubite puno vremena i energije u potrazi za njima. Također ste u opasnosti da izgubite neke od njih u potpunosti. Ali s nekoliko jednostavnih koraka možete organizirati važne papirnate dokumente za jedan sat ovaj vikend!
Trebat će vam mali ormarić s dvije ladice ili prijenosni okvir za vješanje, više obojene vješalice (6 različitih boja), mape s gornjom pločom u trećoj boji i sigurnosni sef (opcionalno). Ili biste mogli kupiti veliki vezivo i kartice. Nakon što dobijete robu ovdje su šest koraka koje ćete pratiti kako biste organizirali svoje papire.
Prvi korak: Skupi sve svoje dokumente
Prije nego što možete organizirati sve važne dokumente, morate ih pronaći. To je ponekad lakše reći nego učiniti.
Provjerite svoj kućni ured kao u ladicama i papirima složenim na vašem stolu ili stolu. Provjerite hrpe papira koji neredovite kuhinjske ploče, kao i kuhinjske ladice i košare.
Gledajte sobu za spavaću sobu i noćni ormarić (mogli ste ih ostaviti tamo ujutro i zaboraviti na njih). Posljednje, ali ne manje važno, provjerite svoju torbicu ili aktovku za važne dokumente za koje slučajno još uvijek nosiš (opps).
Drugi korak: Kategorizirajte svoje dokumente
Najvažniji dokumenti spadaju u jednu od sljedećih šest kategorija.
Poredajte sve prikupljene dokumente na sljedeći način:
- Zapisi o zemlji i imovini - hipoteka, imovina, projekti i primitci za kućanstvo, priručnici i jamstva uređaja, porez na imovinu, polica osiguranja i priručnici
- Auto zapisi - naslovi, evidencije o održavanju, police osiguranja i informacije, informacije o kreditima i evidencije o plaćanju
- Zdravstvena evidencija - police osiguranja, priručnici za zdravstveno osiguranje, objašnjenja medicinskih naknada, liječničkih zapisa, liste na recept, fleksibilne informacije o potrošnji, medicinske primitke, medicinske smjernice, police životnog osiguranja
- Financijske evidencije - bankovne izjave, porezne prijave, evidencije o odbitku poreza, investicijske evidencije, evidencije o kreditima, izjave o kreditnoj kartici
- Elektronički zapisi - ugovori i priručnici za mobitele; potvrde o prodaji i jamstva za računala, prijenosna računala i iPads; kabelske i internetske planove i račune; prijem i priručnik za bežični usmjerivač
- Osobni podaci - potvrde o rođenju, svjedodžbe o braku, potvrdu o razvodu, isprave o skrbništvu, informacijama o socijalnoj sigurnosti, zapisima o imunizaciji, putovnicama, evidenciji vojne službe, krštenju i potvrde, volji, pogrebnog plana i informacije o pokopu. Ako imate kućne ljubimce, možete uključiti i njihove važne dokumente kao što su veterinarska i cjepiva u ovoj kategoriji.
Treći korak: Pronađite vitalne dokumente
Većina vaših važnih dokumenata može se pohraniti u redovnom ormaru za pohranu ili prijenosnom okviru za vješanje. Postoje neki, međutim, koji se stvarno treba pohraniti u vatrostalnu sigurnu ili offsite pohranu opcija, kao što su sef.
Vitalni dokumenti su dokumenti koji bi bili vrlo teški ili vrlo dugotrajni za zamjenu. Mogu sadržavati osjetljive osobne podatke koji bi mogli biti ugroženi u slučaju prekida ili pljačke. U slučaju, vaš dom je bio uništen požarom ili poplavom, a ti bi vitalni dokumenti ostali netaknuti.
Za većinu ljudi bit će važni sljedeći dokumenti: informacije o socijalnoj sigurnosti, potvrde o rođenju, police osiguranja zajedno s kontaktnim informacijama vašeg agenta, voljama, imovinskim stvarima, naslovima automobila, putovnicom i bilo kojim ugovorom ili ugovorom koji je zahtijevao vaš originalni potpis.
Napravite glavni popis svih vitalnih dokumenata koje postavite u vašem vatrostalnom sefu ili u opciji za pohranu izvan mjesta.
Četvrti korak: Duplikat vašeg novčanika
Većina nas svakodnevno nosi kritične podatke u našim novčanicima. Znate li sve što je u vašem novčaniku? Što biste učinili ako je vaš novčanik izgubljen ili ukraden?
Napravite kopije vozačke dozvole, darovne kartice, kartice zdravstvenog osiguranja, članske iskaznice, poput teretane teretane trgovine, skladišnih klubova i, što je najvažnije, sve kreditne i debitne kartice (kopirajte naprijed i nazad). Zadržite te kopije drugim važnim papirnatim dokumentima:
Korak pet: Napravite jednostavan sustav podnošenja
Što je jednostavniji sustav podnošenja, to je vjerojatnije da ćete ga koristiti na dosljednoj osnovi. Uzmite svaku kategoriju važnog dokumenta i dodijelite joj visoku boju datoteke:
- Zapisi o domovini i imovini
- Auto Records
- Zdravstveni zapisi
- Financijski zapisi
- Elektronička evidencija
- Osobni zapisi
Dodajte odgovarajući broj visičnih datoteka u svoj sustav podnošenja za broj dokumenata koje imate u svakoj kategoriji.
Koristite manila mape i stvorite mapu za svaki pojedini dokument unutar svake kategorije. Postavite mape u odgovarajuću sekciju varalica u boji.
Ako ste kupili veliku vezu s tri prstena i umetke kartica, označite kartice s gore navedenim nazivima zapisa, utor za papir provucite sve dokumente i organizirajte ih. Ako papiri ne bi trebali biti bušeni papirnom rupom, rupica za papir buši mapu i stavlja dokumente u mapu.
Sada, ako papirologija baš i nije vaša stvar, to vam može biti trenutak za oslobađanje. Možete skenirati sve te dokumente, spremiti ih na tvrdi disk, a zatim ih uništiti. Ali upotrijebite vlastitu diskreciju jer je neki papirologija bolje ostavljena. Koristite svoju najbolju prosudbu.
Održavanje u tijeku
Sada kada su vaši važni radovi organizirani, čuvajte ih organiziranim. Svaki mjesec kada plaćate račune, podnesite sve nove dokumente u odgovarajućem odjeljku vašeg sustava podnošenja. Istovremeno, potražite sve dokumente koje ste uklonili iz sustava tijekom mjeseca koji možda i dalje nalazite iz sustava podnošenja. Ponovno ih prenesite. Najmanje dva puta godišnje, pregledajte dokumente u vašem sustavu podnošenja kako biste vidjeli može li se bilo koji od njih izbrisati. Dobar raspored koji slijedi je prva godina i na kraju svake školske godine.
Uz malo napora, možete uživati u dugoročnim koristima organiziranjem vaših važnih papirnih dokumenata.
Uredio je Elizabeth McGrory.