Projektni plan sastanka tvrtke za uzimanje u obzir da biste započeli
Predinstalacija projekta
Vaš prvi korak je planiranje plana.
Počnete raspravljati o događaju s dionicima. Ako je ovo prošle godine, što je dobro? Što je pošlo po zlu? Tko je vodio projekt i može li vam pomoći da izbjegnete zamke ove godine? Budući da vam je glavni izvršni direktor dodijelio projekt, što želi od događaja? Kada će događaj biti? Gdje? Koji je proračun?
Skupite što više informacija koliko možete. Ovo će biti kostur na kojemu izradite projektni plan.
Izgradite tim
Koje druge resurse trebate učiniti da ovaj projekt bude uspješan? Postoje li ljudi u drugim odjelima koji vam mogu pomoći da ovaj događaj postignete uspjeh? Što trebate učiniti da biste dobili pomoć? Možete li pitati ili trebate dobiti formalno odobrenje od svog šefa? Koliko vremena trebate od njih? Koje specifične vještine trebate pružiti? Može li itko drugi pružiti tu vještinu ako osoba koja vam je potrebna nije dostupna?
Budući da je to sastanak na razini cijele tvrtke, kako HR može pomoći?
Trebate li pomoć od Odjela ustanova? Što je s Odjelom za marketing? Trebate li pomoć u tom području?
Planirajte dnevni red
Jednom kad znate koliko će dugo trajati sastanak, počinjete ispunjavati vremenske blokove. Trebate otvaranje zvučnika? Tko će to biti? Hoćete li zadržati sudionike zajedno ili ćete ih slomiti u manje grupe za neki dio programa?
Koliko drugih zvučnika trebate? Tko će smjestiti manje sjednice ako izbiješ?
Hoće li događaj potrajati više od jednog dana? Kako ćete zatvoriti prvi dan? Kako ćete se ponovno otvoriti na dan drugog?
Kako ćete se završiti na kraju? Trebate završni govor? Kako ćete se nositi s logistikom ljudi koji provjeravaju iz hotela ako ih rezervirate?
Pronađite prostor
Saznajte koliko ljudi dolaze. Zatim odredite koliko vam je velik prostor potreban. Gdje će se događaj održati? Postoji li soba u korporativnom uredu ili trebate veći prostor? Hoće li izvršni direktor želi da se sastanak održava izvan mjesta kako bi se ljudi mogli usredotočiti ili želi da se održi u uredu kako bi se smanjili troškovi?
Koja svojstva na vašem području mogu pružiti potrebni prostor? Je li hotel u blizini zračne luke dobar izbor za smanjenje vremena putovanja za osobe koje dolaze izvan grada ili bi trebalo nešto naći izvan grada koji će biti tiši?
Što različiti prostori naplaćuju za svoje objekte? Što oni uključuju i što će vam trebati kupiti i donijeti? Hoće li dodijeliti osobu s kojom ćete raditi? Koja je njihova politika u pogledu materijala i ljudi izvanjske?
Povucite ga
Nakon što ste prikupili odgovore na barem većinu ovih pitanja, možete početi sastavljati projektni plan.
Ne zaboravite da je ovdje prikazan popis projektnih zadataka, samo struktura raščlambe (WBS). Ne uključuje nikakve ovisnosti između zadataka ili vremenskih rokova. Oni će biti dodani kasnije.
Primjer projekta projekta sastanka tvrtke
U Kako planirati projekt Koristeći osnovne alate za upravljanje projektima , razgovarali smo o razmišljanju o planiranju projekta i korištenju vještina upravljanja projektima tijekom procesa planiranja. Evo kako bi planiranje radne strukture projekta (WBS) moglo tražiti projekt za planiranje sastanka tvrtke:
1. Predinstalirati projekt
- Odredite proračun
- Razgovarajte s izvršnim direktorom o uspostavljanju ciljeva projekta
- Kontaktirajte prethodnog voditelja projekta (PM) za savjete
- Utvrdite popis dionika
- Kontaktirajte dionike za ulaz.
- Uspostavite željeni datum za događaj
- Odredite koliko je zvučnika / prezentera potrebno
- Odredite koliko pomoćnog osoblja treba
- Odredite koliko će zaposlenika sudjelovati
- Popis mogućih lokacija za događaj
2. Izgradite projektni tim
- Dobiti rep od marketinga
- Dobiti rep od HR-a
- Provjerite hoće li Nabava dodijeliti nekome tko će vam pomoći
- Zamolite Susan da obrađuje detalje svih zvučnika
- Dobiti rep od objekta
- Raspored sastanka projektnog tima za kick-off
3. Razvijanje dnevnog reda
3a Planirajte prvi dan
- Postavite početno vrijeme
- Postavite vrijeme, uredite mjesto i osoblje za registraciju
- Postavite duljinu jutarnje sesije
- Postavite duljinu govora
- Izračunajte broj zvučnika koji su potrebni za jutarnju sesiju
- Zapošljavanje govornika
- Planiranje sredine jutarnje pauze (vrijeme i duljina)
- Uređujte osvježavanje prostorije za konferencije tijekom pauze (voda, otpad itd.)
- Planirati ručak za ručak (vrijeme, duljina, mjesto, izbornik, tko plaća)
- Plan poslijepodnevne sesije (duljina, broj zvučnika)
- Zaposlite popodnevne govornike
- Plan Dan zatvaranja jednog dana (vrijeme, tko, duljina)
3b Plan dva dana
- Postavite početno vrijeme
- Postavite duljinu jutarnje sesije
- Izračunajte broj zvučnika koji su potrebni za jutarnju sesiju
- Zapošljavanje govornika
- Planiranje sredine jutarnje pauze (vrijeme i duljina)
- Uređujte osvježavanje prostorije za konferencije tijekom pauze (voda, otpad itd.)
- Planirati ručak za ručak (vrijeme, duljina, mjesto, izbornik, tko plaća)
- Plan poslijepodnevne sesije (duljina, broj zvučnika)
- Zaposlite popodnevne govornike
- Plan zatvaranja govora (vrijeme, tko, dužina)
- Rasporedite vrijeme odjave s hotelom
4. Planirajte prostor
- Odredite broj sudionika
- Plan rasporeda sjedenja (redaka prema tablicama)
- Izračunajte potrebni prostor
- Istražite dostupna mjesta s tom količinom prostora (troškovi, lokacija i usluge uključene)
- Broj broja govornika svaki dan i ukupno
- Odredite broj i vrstu pomoćnog osoblja
- Saznajte koliko će sudionika / zvučnika / osoblja trebati sobe
- Pregovarajte o troškovima i datumima s dostupnim lokacijama
- Potpišite ugovor s odabranom lokacijom
5. Objavite događaj
- Dovršite sve pojedinosti s lokacijom događaja
- Pobrinite se da su sudionici obaviješteni
- Obavijesti sve govornike o temi i vremenu prezentacije / danu
- Obavijestite sve pomoćne djelatnike o dužnostima i smjenama
- Nabavite primljene pozivnice od sudionika
- Po potrebi obavijestite zamjenske sudionike
6. Slijedite gore
- Preuzmite nacrte iz svih govornika
- Pregledajte konačne govora
- Dobijte oznake s imenima za sve sudionike, zvučnike i osoblje
- Kupite materijale i darove za sudionike
- Ponovno potvrdite s lokacijom događaja
7. Pregledajte i ocijenite
- Pošaljite ispitivanje zadovoljstva svim sudionicima
- Pošaljite pregled ankete svim zvučnicima
- Pošaljite hvala svim govornicima i osoblju
- Održite sastanak s projektnim timom
Daljnje planiranje
Struktura raščlambe radnog plana projekta (WBS) iznad pokazuje uzorak za planiranje sastanka tvrtke. To je samo obris. Projektni tim bi i dalje trebao raditi na ovim predmetima i proširiti ih na mnoge od njih. Osim toga, trebali bi raditi na vremenu potrebnom za svaki zadatak, relativnoj važnosti zadataka i međusobnim odnosima / ovisnostima između zadataka.