Iako se ova definicija može činiti složenima, načelnici za upravljanje projektima zapravo su ukorijenjeni u zdravom razumu i praktičnosti.
Bilo da želite pružiti upravljanje projektima svojim klijentima ili vaš cilj je da postanete voditelj projekta, razmotrite osnove upravljanja projektima korak po korak. Prije nego što počnete, utvrdite hoće li usluga koju namjeravate ponuditi (ili zadatak koji ste poduzeli) zaista projekt.
Opća uprava versus upravljanje projektima
Kako odlučiti je li nešto nešto ili nije projekt? Da biste to razorili, razdvojite dva različita područja upravljanja u funkcionalno (ili opće) upravljanje i upravljanje projektima.
Funkcionalno ili opće upravljanje je kontinuirani rad zadatka. Jedan primjer bi bio ako posjedujete tehnološku tvrtku i imate klijent za koji pružate podršku za podršku, a kontinuirano upravljate njihovim godišnjim računom stvaranjem sigurnosnih kopija njihovih poslužitelja i davanjem tjednog izvješća o aktivnostima. Ako ovo radite pet godina i imate ugovor o obnavljanju s klijentom, vaš je posao kontinuiran i stoga općenit ili funkcionalan.
Ako, međutim, vaš klijent želi implementirati novi sustav za upravljanje sadržajem i imati jednu godinu za razvoj novog sustava i zamoliti vas da vodite njegov razvoj, vaš klijent vas je uključio u projekt.
Slično tome, ako radite s ljudskim resursima i vaš je zadatak upravljati proračunom odjela i nadgledati mlađe suradnike, onda imate funkcionalan posao jer je kontinuirani posao koji nema definiranu završnicu.
S druge strane, ako imate isti HR zadatak i direktor vašeg odjela traži da implementirate novi program zapošljavanja (i osigurava vam rok i proračun) i čini vas voditeljem projekta, onda je to projekt jer ima datum početka i završetka, a zadatak se događa samo jednom.
Vizualiziranje vašeg projekta u tri dijela
Sad kad shvatite osnovu projekta, možete bliže pogledati upravljanje projektom. Kao primjer primjenom programa regrutiranja, sada kad znate da postoji potreba za projektom, sljedeći korak opisuje potreban opseg, vrijeme i proračun.
Upravljanje projektom je planiranje, organiziranje i kontrola opsega, proračuna i vremena projekta prijamnog programa. Da biste vizualizirali projekt, nacrtajte jednostavnu piramidu. Svaka linija piramide predstavlja jedan od tri glavna dijela projekta (tj. Opseg, vrijeme i proračun). Prazan prostor usred piramide je kvaliteta isporučenog proizvoda. Piramida je važno sredstvo koje treba imati na umu dok planirate svoj projekt jer, kako se vaši tri glavna dijela rastu ili smanjuju, utječe na kvalitetu proizvoda.
Opseg Projekta
Definiranje opsega često je najteži i složeni dio upravljanja projektom.
Pojedinosti o projektu obično su nepoznat na početku, stoga procjena aktivnosti i zadataka potrebnih za izvršenje projekta potrebno je promišljeno. Opseg se sastoji od svih različitih aktivnosti i zadataka koji će se poduzeti kako bi se proizvodio krajnji proizvod koji ćete isporučiti. Definiranje opsega projekta pomoći će vam odrediti vrijeme i proračun koji vam je potreban da biste dovršili projekt. Dobar način za početak je jednostavno napisati ono što mislite da je potrebno da biste dovršili zadatak. Zatim se savjetujte s drugima kako biste dobili sveobuhvatan pregled svih uključenih aktivnosti.
Vrijeme projekta
Nakon što utvrdite početni opseg, možete početi dodijeliti vrijeme za svaku aktivnost i zadatak, a dodatno, da biste pogledali veću sliku projekata. Pitajte se koje će se aktivnosti istodobno dogoditi i koje će se dogoditi u nizu.
Isto tako, obratite pažnju na to koliko će ljudi pregledati projektne aktivnosti jer će to utjecati na vrijeme koje će trebati da biste dovršili korak. Iznenađujuće koliko dugo jednostavan zadatak može potrajati kada ih tri osobe trebaju pregledati. Nakon što izračunate vrijeme koje će trebati za dovršavanje kumulativnih aktivnosti i zadataka, spremni ste za izradu rasporeda projekta za projektni tim koji će slijediti.
Proračun projekta
U ovom trenutku ste utvrdili što (opseg) i duljinu (vrijeme) projekta, Sada je vrijeme da odredite proračun. Slično kao što je izračunavanje vremena za projekt, često ćete morati konzultirati druge, uključujući voditelje odjela kako biste odredili točan proračun. Proračun se sastoji od višestrukih razmatranja, uključujući upotrebu ljudi i materijala koji su uključeni u poduzete aktivnosti i za koliko su dugotrajni (tj. Ljudi) potrebni i korišteni materijali.
Komunikacija je ključna
Često puta klijent (ili šef) želi da projekt završi unutar unaprijed određenog vremena i proračuna bez razmatranja opsega projekta. Problem s tim je da gotovo uvijek, opseg projekta ne može se razumno dovršiti s obzirom na vrijeme i proračunska ograničenja. Slijedom toga, dio upravljanja projektom pregovara o uvjetima opsega projekta s klijentom ili šefom. Kroz proces pregovora, kao i čitavu duljinu projekta, dobra komunikacija je najvažnija vještina koja vam je potrebna. Što jasnije komunicirate izazove na putu, sretniji će vaš klijent ili šef.