Prema definiciji, projekti su privremeni i jedinstvene inicijative, za razliku od redovitih operacijskih aktivnosti. I dok se mnoge tvrtke oslanjaju na osposobljene, certificirane voditelje projekata da vode svoje inicijative, projektne vještine sve su više potrebne za sve stručnjake.
Ovaj članak nudi uvod u planiranje projekta za profesionalce zainteresirane za usvajanje prakse koje dobro rade za profesionalne voditelje projekata.
Uzmite si vremena da zaista definirate i planirate svoj projekt:
Voditelji projekata shvaćaju da se težinski dio ukupnog trajanja projekta troši u planiranju . Mnogi od nas imaju tendenciju žurbe da započnemo posao, koji je u svijetu projekata sličan onome što je preskočio čitajući upute o novom komadu namještaja koje ste kupili od jednog od onih koji ga "skupljaju sami". Šanse su da žuriti raditi bez čitanja uputa stvarat će neke ozbiljne probleme u nekom trenutku u vašem nastojanju.
Umjesto da se ravno krene u posao, važno je ukloniti nekoliko kritičnih problema:
- Što točno stvarate? Budite što specifičniji.
- Kada to mora biti dovršeno?
- Koji resursi (ljudi, oprema i proračun) imate pristup do završetka projekta?
Navedene tri stavke temeljne su komponente izjave o opsegu. Svaki voditelj projekta radi kako bi razjasnio opseg prije početka rada.
Otkrivajući Inicijativu stranke za odmor tvrtke:
Primjer opsega izvještaja za stranku za odmor tvrtke može čitati kako slijedi:
Naš je cilj planirati i isporučiti party za odmor tvrtki za 100 zaposlenika i njihovih značajnih osoba do kraja prosinca, uz cijenu koja ne prelazi 10.000 dolara. Naš planiranje i koordinacija će se sastojati od 4 člana odbora s nadzorom predsjednika uprave. Stranka će uključivati otvoreni bar, obrok, desert i zabavu.
Samo uzimanje vremena za izradbu ove jednostavne, ali važne izjave pruža snažne smjernice za tim uključen u projekt. Svatko razumije prirodu projekta, vremenski okvir, resurse i proračun.
Prekinite opseg dolje u diskretne blokove rada:
Voditelji projekata stvaraju nešto što se zove struktura raščlambe rada kako bi se jasno i djelotvorno opisali svi radovi projekta koje mora ispuniti netko u određenom vremenskom okviru. U vašoj situaciji, raspada poslova može uključivati:
- Odredite lokaciju.
- Potvrdite dostupnost sobe i zaključajte ga uz polog.
- Odaberite opcije hrane.
- Potvrdite traku i ono što sadrži traku.
- Odredite opcije slastice.
- Stvorite i distribuirajte pozivnice s izborom hrane.
- Završiti izbor hrane temeljem vraćene pozivnice.
- Odlučite o vrsti zabave.
- Pregledajte opcije za zabavu i odaberite.
- Potvrdite postavljanje blagovaonice.
- Kupnja stolnih poklona za goste.
- Koordinirati i isporučiti događaj.
Voditelji projekata razvijali bi ovu analizu rada projekta bez razmatranja resursa ili vremena, ali više u obliku brainstorminga. Nakon što je identificiran cjelokupan posao neophodan za postizanje ciljeva projekta, vrijeme je da ga redoslijed, dodijelite odgovornosti i zatražite procjene vremena i troškova od članova vašeg tima.
Izrada projektnog plana iz radne podjele:
Nakon što završite jednostavnu analizu posla na prethodnoj stranici, morate sada:
- Potvrdite da su identificirane sve glavne stavke za postizanje opsega projekta.
- Potvrdite tko će se nositi s radnim stavkama i stvoriti matricu odgovornosti koja navodi glavne poslove odgovorne stranke.
- Zatražite da svaki član tima pregledava svoje zadatke, identificira procjene vremena i troškova, zabilježi rokove, rezimira potrebe resursa i osigura da su temeljito vrednovali rad za koji su odgovorni.
Nakon što se gore navedeni koraci dovrši, projektni tim treba raditi zajedno kako bi slijedio događaje u pravilnom redoslijedu, primjećujući bilo kakve sukobe za resurse ili potencijalne izazove raspoređivanja. Napomena: voditelj projekta bi dovršio ovaj korak razvijajući mrežni dijagram , izračunavanjem kritičnog puta, a zatim raspoređivanjem resursa, često uz pomoć računalnog softvera.
Za vaš manji projekt korištenjem neformalnih metoda može biti sve što je neophodno, jednostavni pristup tipa napomene poslije postavljanja predmeta u nizu. Ovaj proces će vam omogućiti da razvijate kompletnu sliku koraka i rokova za planiranje i isporuku velike zabave!
Neka posao započne:
Sada kada ste odvojili vremena za pravilno obuhvaćanje projekta, prepoznajte glavne zadatke, slijedite zadatke i vrednovali zahtjeve vremena i resursa, spremni ste postaviti tim da radi na dodijeljenim odgovornostima. Vaša uloga kao neformalni upravitelj projekta je praćenje rada, podrška članovima tima i pomoć pri prepoznavanju i rješavanju izazova dok se događaju. Dobar voditelj projekta redovito se sastaje s članovima tima kako bi procijenio napredak i identificirao i kretao se novim rizicima.
Donja linija:
Isti gore opisani pristupi mogu se primijeniti na bilo koju situaciju u vašem odjelu ili poslovnoj jedinici. Razviti jasan opseg, prepoznati posao, dodijeliti resurse, razviti procjene i raspored, a zatim pratiti i kontrolirati posao. Vaša će praksa biti prepoznata i cijenjena od strane stručnih voditelja projekata na vašem radnom mjestu, a vaši će rezultati biti puno bolji nego jednostavno skakanje u posao bez razmišljanja. Najbolji uspjeh sa sljedećom inicijativom!
-
Ažurirano je Art Petty