Da, nejasna istina je da svi oni aktivno izbjegavaju vođenje teškog razgovora. To vjerojatno uključuje vas. Naučili smo teški način da nitko ne pobijedi kad vođa odgađa suočavanje s teškom temom.
Bilo da ste prva linija supervizora koji je primio pritužbe (koje ste potvrdili) da bi Bob možda želio promijeniti ili upotrijebiti deodorant, ili, vi ste CEO koji odgađa suočavanje sa stvarnošću koja joj plaća zvijezda , postoji teška razgovor koji iznajmljuje prostor u vašem umu negdje.
Vrijeme je da oslobodite taj prostor i smanjite tjeskobu prije razgovora s nekom pravilnom pripremom.
Savjeti za planiranje produktivne teške razgovore:
- Započnite s planiranjem usredotočujući se na prednosti provođenja ovog prekasnog razgovora . U najozbiljnijim situacijama, zdravlje vašeg tima, vašeg poduzeća, pa čak i vašeg ugleda negativno utječe na vaše napore u zastoju. Suočiti se i voditi razgovor, učinkovito ćete ukloniti prepreku, riješiti dugogodišnji problem i / ili omogućiti nekome ili nekoj skupini da ojača u uspjehu. I da, oslobodit ćete prostor koji ovaj anksiozni budući događaj iznajmljuje u vašem umu.
- Procijenite situaciju i željeni smjer za raspravu. Pitajte se: kakvu smo situaciju ovdje radili? Razmislite o situaciji i usredotočite se na identificiranje najvjerojatnijeg pristupa ili ishoda. Korisnicima je korisno kategorizirati situaciju prije vođenja rasprave. Iako ne postoji univerzalna kategorizacija, okvir trenera , treniranja, savjetovanja ili osnaživanja korisna je polazna točka.
Neke situacije zaslužuju treniranje, gdje potičete, nude povratne informacije i izazovite pojedinca da se prilagodi ili prilagodi putem prakse.
Ostale situacije su jasni primjeri gdje su vještine problem. U ovom slučaju trening je održiv pristup praćen promatranjem i treniranjem.
U nekim situacijama prilagodba ponašanja bitna je za sigurnost, prihvatljivu izvedbu ili širu produktivnost. Kronijski kasni zaposlenik ugrožava performanse grupe. Kaustični zaposlenik ugrožava zdravlje tima. Te situacije moraju biti ispunjene implikacijama. Eufemistički sam ih referirao kao "savjetodavni razgovori".
U situacijama u kojima pojedinac pokazuje sposobnost ili majstorstvo situacija zahtijeva osnaživanje da učine više. Dok je pozitivna situacija, mnogi pojedinci ugodno se osjećaju ugodno i bit ćete izazvani da ih vodite u nova područja i izazove.
- Usredotočite se na prepoznavanje osnovnog ponašanja. Svrha povratne ili trenerske rasprave je podržati promjenu ili jačanje ponašanja. Stav nije ponašanje. Koji je osnovni ponašanje koje ste vi i drugi primijetili da utječu na izvedbu? Budi precizan.
Povezivanje ponašanja s tvrtkom, a ne osobom. Oduprite optuživanju kronično kasne osobe kao lijenog ili neodgovornog. Usredotočite se na utjecaj zakašnjenja na sposobnost tima ili funkcije ili pojedinca da uspješno završi svoj posao. Slično tome, najam zvijezda CEO-a može biti neodlučan na ključnim talentima ili strateškim pitanjima. Usredotočite se na utjecaj nedostatka pravovremene odluke na poslovanje.
Na primjer:
John, kasnio si zbog svoje smjene tri puta za dva tjedna. Kada kasni, vaši članovi tima moraju istovremeno pokriti vaše područje i svoje. To povećava stres grupi, povećava pogreške i ugrožava kvalitetu naše usluge našim korisnicima.
Cheryl, zadržao si dvije ključne odluke za protekli mjesec. Nedostatak odluka o tim pitanjima gura naš raspored. Kao što znate, igramo nadoknadu s našim konkurentima na tim područjima, a odgode s naše strane izravno će utjecati na naše rezultate vrhunske i donje linije sljedeće godine.
- Planirajte i prakticirajte svoju početnu rečenicu. U desecima radionica koje pomažu pojedincima da uče kako uspješno kretati teškim raspravama, aktivnost izrade i prakticiranja početne rečenice dosljedno je identificirana kao najvažniji korak u uspješnom procesu. Uzmite si vremena za zapisivanje pitanja i ponašanja i oblika i okvira, a zatim praćenje početne rečenice. Postoji visok stupanj povezanosti između približavanja otvarača razgovora i provođenja učinkovitog, konstruktivnog razgovora.
Planirajte i vježbajte svoju početnu rečenicu dok ne bude udobna. - Plan za konačno odredište ovog početnog razgovora. Već ste ocijenili situaciju (treniranje, trening, savjetovanje, osnaživanje). Vaš cilj je postizanje dogovora (idealnog) ili usklađenosti (u okolnostima savjetovanja) u cilju jačanja ili promjene ponašanja. Prilikom provođenja rasprave je i umjetnost i znanost te tema za naknadni post, trebate planirati kako ćete uvesti željene sljedeće korake. U nekim će slučajevima to biti dijalog i u drugim slučajevima mandat. Znajte gdje želite završiti razgovor prije nego započnete razgovor.
- Planirajte razumni i pravilan vremenski horizont. Znati i biti spremni artikulirati je li odmah potrebno promijeniti promjenu ponašanja ili treba li ga promatrati tijekom vremena i putem treniranja i redovite povratne informacije. Razgovor nije kraj procesa i oni koji upravljaju teškim razgovorima imaju jasnu ideju o vremenskom horizontu kako bi se pravne promjene mogle odvijati.
Bottom-Line za sada:
Učinkoviti vođe i veliki menadžeri razumiju važnost i hitnost teških razgovora. I dok nam je tendencija da ih zaustavimo ili ih izbjegavamo u potpunosti, taj je pristup štetan za sve uključene. Prvi korak u rješavanju vaših zakašnjelih teških razgovora najbolje se provodi kao sesija planiranja. Mjerite dva puta, jednom rezati. I da, svi znamo da prethodno planiranje sprječava osobito lošu izvedbu.