- djelokrug
- Rizik
- pretpostavke
Ovaj članak nudi pregled ovih tri ključna pojma za upravljanje projektom i uključuje veze i prijedloge za dodatno čitanje.
djelokrug
U upravljanju projektima, opseg je skup granica koje definiraju opseg projekta.
Opseg opisuje što će se isporučiti kupcu kao rezultat inicijative projekta.
Razumijevanje opsega omogućuje upravitelju projekta i projektnom timu da razumije što se nalazi unutar ili izvan granica projekta. Ako nešto nije "u opsegu", to nije fakturirano u planiranju rada projekta . Aktivnosti koje spadaju unutar granica izjave o opsegu smatraju se "u opsegu" i računaju se u rasporedu i proračunu. Ako neka aktivnost padne izvan granica, smatra se "izvan opsega" i nije planirana.
Bilo da ste voditelj projekta ili dio projektnog tima, razmislite o tome da li je nešto u opsegu ili izvan opsega dok napredujete.
Kao primjer, zamislite da vas je klijent zamolio da izgradite web stranicu. Dok ocrtavate opseg (ili postavite granice) projekta, naznačite sljedeće stavke kao u opsegu:
- Izrada web stranica i dijagrami žičanih okvira
- Uspostava pokusnog kreveta
- Kodiranje na odobreni žičani okvir
- Razvoj grafike za temu web stranice
- Testiranje i ispravljanje pogrešaka prije objavljivanja web mjesta
Tijekom trajanja projekta, klijent od vas traži da uključite pregled videa tvrtke. Videozapis nije naveden u okviru projekta i zbog toga je izvan opsega.
Iako biste mogli raditi videozapis uz dodatnu naplatu, to će zahtijevati reviziju opsega i procjene troškova i vremena za projekt.
U nedostatku jasnog i dogovorenog dokumenta opsega, pitanje videozapisa moglo je postati sporan između vašeg tima i predstavnika kupaca. Jasno objašnjenje opsega omogućilo vam je smirivanje situacije i baviti se promjenom na uredan način.
Pa kako odrediti što je unutar ili izvan opsega? Prvo ćete željeti navesti sve pojedinosti o projektu koji trenutačno znate na temelju rasprava s klijentom ili vlasnikom projekta. Tada ćete htjeti napraviti ključne pretpostavke koje će voziti ono što se smatra u ili izvan opsega.
pretpostavke
U nekom trenutku u vašem životu vjerojatno vam je rečeno: "Nikad ne postavljajte pretpostavke". Međutim, pretpostavke u upravljanju projektima svakodnevna je aktivnost. Pretpostavke vam pomažu u definiranju opsega i rizika te fino podešavanje procjena za vrijeme i troškove. Naravno, bitno je dokumentirati i provjeriti vaše pretpostavke.
Razmislite o nečemu jednostavnom, kao što je stvaranje knjige. Pretpostavimo da vaš prijatelj ima ideju za knjigu stola za kavu i od vas je tražio da upravljate projektom. Njegov prvi zahtjev je za proračun kako bi osigurao sredstva.
Dok definirate opseg, jasno je da vaš prijatelj nije siguran u mnoge detalje, uključujući brojanje stranica, uključivanje slika, stil prikaza i težinu papira koji će se koristiti za stranice. Budući da će svi ovi čimbenici utjecati na troškove i složenost proizvodnje, morat ćete napraviti pretpostavke o specifikacijama i potvrditi te pretpostavke kao prihvatljive ili neprihvatljive kod prijatelja.
Nakon daljnje rasprave, vaš prijatelj vam kaže da planira uključiti 50 fotografija u knjigu. Pretpostavku možete temeljiti na 50 slika ili, predviđajući da će se taj broj s vremenom povećati, možete pretpostaviti da će između 75 i 90 stranica biti prikazane na slikama.
Možete vidjeti kako pretpostavke izravno utječu i na raspored. Na primjer, zamislite da vodite projekt u parku koji uključuje izgradnju skloništa.
Prilikom postavljanja projekta dobivate proračun i dodijeljene članove tima, od kojih je jedan zadužen za materijale. Kada izradite svoj raspored, zamolite osobu zaduženu za materijale kada će cement stići. Ova osoba odgovara da nije siguran kada će cement doći, ali vjeruje da će to biti između 1. lipnja i 10. lipnja. Dok gradite opseg i raspored, pretpostavlja se da će cement doći najkasnije 10. lipnja. primjer pokazuje dvije prednosti za izradu pretpostavki.
Prva korist je da pretpostavka primanja cementa najkasnije do 10. lipnja omogućuje planiranje aktivnosti koje se oslanjaju na dolazak cementa. Druga prednost je u tome što osigurava osobu zaduženu za materijale s rokom za isporuku cementa, koji tada može prenijeti svom dobavljaču. Nesvjesno je postavio ključni rok za pokretanje projekta.
Izrada pretpostavki postavlja mjerila koja se često pregledavaju tijekom projekta kako bi pomogli projektnom timu da ostane unutar opsega, na vrijeme i unutar proračuna. Ali što se događa kada su pretpostavke pogrešne? Ovdje dolazi do rizika.
Rizik
Nakon što izgradite svoj opseg i utvrdite pretpostavke koje su iza opsega i procjena, poželjet ćete početi procjenjivati područja rizika . Rizik je isti u upravljanju projektima kao što je to u stvarnom svijetu; to je opasnost ili šansa koja može stvoriti štetu. (Napomena: Institut za upravljanje projektima i Tijelo za upravljanje projektom - PMBOK nudi detaljne definicije rizika i tipova i utvrđuje okvir za upravljanje projektnim rizikom.)
Svi projekti sadrže rizik, a ako ste voditelj projekta ili vlasnik projekta, nije samo vaša odgovornost predvidjeti rizik, već je i vaš posao da prenesete potencijalni učinak tih rizika na projektni tim i da se pripremite za ublažavanje rizika.
Rizik dolazi u različitim stupnjevima. Ponekad rizik može samo značiti da će projekt raditi malo drugačije ili se malo neočekivano okrenuti. U nekim slučajevima, međutim, rizik može dovesti do katastrofalnih rezultata koji pretvaraju vaš projekt na glavu.
Koristimo scenarij igrališta iz gore navedenog cementnog primjera. Jedan od rizika je da cement ne dođe do pretpostavljenog datuma 10. lipnja. Koji su potencijalni učinci tog rizika? Sve posljedice aktivnosti koje slijede nakon izlijevanja cementa odgađaju se kao rezultat ovog problema.
Rizici mogu biti i pozitivni. Razmotriti utjecaj na projekt ako se cement pojavi ranije nego što se očekuje. Iako to izgleda kao pozitivan ishod, ipak stvara problem za vrijeme i redoslijed svih drugih koraka u projektu.
Voditelji projekata rade sa svojim projektnim timovima kako bi razmotrili potencijalne rizike. Oni procesu korak dalje i pogled na potencijalnu težinu rizika i vjerojatnost nastanka. Nadalje, identificiraju one pojedince koji su najprikladniji za identifikaciju kada se rizik pojavljuju i izrađuju dogovorene planove za smanjenje rizika.
Mnoge tvrtke imaju detaljne predloške rizika koji su se razvili tijekom vremena i iskustva s drugim projektima. Neke industrije sastavljaju profile rizika koji se koriste kao polazište za analizu rizika. Mnoge industrije prakticiraju vrlo detaljnu statističku analizu za planiranje rizika.
Donja linija
Uvjeti: opseg, pretpostavke i rizik, svi su važni u svijetu upravljanja projektima. Koristite ovaj članak kao polazište za istraživanje ovih i drugih važnih pojmova za upravljanje projektom u daljnjem detalju.