Moć pomno izrađenog opsega projekta:
Pažljivo navedeno izvješće o opsegu ključni je čimbenik uspješnosti projekta i sastavni dio prakse učinkovitog upravljanja projektima. Prednosti uključuju:
- Izjava omogućuje projektnom timu i klijentima da osiguraju zajedničko gledanje očekivanih značajki, kvalitete i vremena projekta.
- Opseg omogućava timu projekta da jasno identificira i interese s dionicima: pojedincima ili skupinama na koje projekt utječe i stekne njihovu podršku i sudjelovanje.
- Opseg služi da pomogne članovima tima da se usredotoče samo na posao koji je potreban za zadovoljavanje potreba kupaca.
- Ako se sugeriraju promjene koje su izvan granica izvornog opsega, izjava služi kao vodič za procjenu i predlaganje izmjena. Ukoliko sve uključene zainteresirane strane prihvate promjene, revizija se primjenjuje.
Izrada opsega projekta:
Voditelj projekta u suradnji s članovima tima, kupcima, izvršnim sponzorom i ključnim dionicima radi razumijevanja i opisivanja potrebnih rezultata iz inicijative projekta, često referenciranog kao isporučivi. Ovaj isporuka uključuje trošak ili prihvatljivi raspon troškova koji se potvrđuje u planiranju i procjeni aktivnosti.
Također definira ključne značajke koje treba uključiti, kao i vremenski okvir za konačnu isporuku projekta. Nakon što je dogovoren od strane klijenta, voditelja projekta, projektnog tima i izvršnog sponzora, sve izmjene ove izjave moraju se provesti pomoću pažljivo kontroliranog i dokumentiranog procesa promjene.
Kaskadno djelovanje opsega projekta na druge:
Nakon što se dogovori o izjavi o opsegu ili dokumentu, uključeni radni timovi koriste podatke u priopćenju za procjenu vlastitog rada, vremena i troškova. Što je preciznija i točnija izjava o opsegu, to je vjerojatnije da će radni timovi proizvesti točne procjene i zahtjeve za resursima.
Izjave o opsegu projekta identificiraju ono što nije uključeno u inicijativu:
Nije neuobičajeno da dokument dokumenta projekta također navodi određene stavke koje nisu dio opsega projekta te su stoga isključene iz posla koji se isporučuje. Na primjer, projekt izgradnje kuće može odrediti da dobivanje ekoloških dozvola vrši vlasnik i izvan je opsega projekta izvođača koji je izgradio kuću.
Utjecaj loše konstruiranog opsega projekta:
Nedostatak jasnoće oko opsega projekta zajednički je izvor stresa i neuspjeha projekta.
Neodređen ili dvosmislen dokument o opsegu ostavlja mnoga pitanja otvorena za raspravu i neinformirane sudske pozive, utječući na značajke, kvalitetu, vrijeme i troškove inicijative.
Još jedan izazov s neodređenom opsegu koji se povezuje sa slabim procesima promjena naziva se: opseg širenja. Ograničenje opsega događa se kada zahtjevi korisnika i radni timovi dodaju dodatne mogućnosti isporukama, izvan namjere ili granica originalnih planova.
Promjena opsega:
Iako će česte promjene opsega odgoditi dovršenje projekta i potencijalno dodati značajne troškove, postoje neke situacije u kojima je potrebno i razumno prilagoditi opseg. Voditelji projekata se oslanjaju na proces "upravljanje promjenama" koji identificira traženu promjenu, revidira sve odgovarajuće procjene vremena, troškova i opterećenja te procjenjuje projekt za nove rizike s obzirom na promjenu.
Tipično voditelj projekta i izvršni sponzor donose konačnu odluku o promjeni opsega nakon što se situacija u potpunosti analizira. Promjene su dokumentirane u dnevniku odluka i zatim komuniciraju s većim projektnim timom.
Također poznat kao projektni zahtjevi, ciljevi projekta
Primjeri: opseg projekta bio je isporuka web stranice jedne stranice, u skladu s specifikacijama projekta, u roku od 2 tjedna.