Rizik
"Rizik" je pojam koji se odnosi na ono što bi moglo poći po zlu s vašim projektom. Na primjer, ako gradite novi poslovni blok, cijena čelika može se povećati, a to može imati utjecaj na vaš proračun. Ali možda neće ići gore. Jednako tako, ako planirate organizirati svoj godišnji korporativni piknik vani, to bi moglo biti lijepo vrijeme, ali moglo bi kišiti. Ukratko, rizik je nešto što se još nije dogodilo.
Važno je znati koje rizike okružuju vaš projekt jer onda možete planirati za njih. Planove B ili planove za nepredviđene slučajeve možete staviti u akciju kako biste izbjegli rizik na prvom mjestu. Uz cijenu čelika i vremena, ne možete mnogo učiniti kako biste ih spriječili, ali možete napraviti planove u slučaju da to rade. Na primjer, možete unajmiti marquee ili stock up s kišobranima, tako da ako se kiša na piknik dan, ljudi još uvijek mogu imati dobar provod.
Problem
Pitanja i rizici često zbunjuju članovi projektnog tima, a važno je kao voditelj projekta kako biste bili sigurni da ćete o tim temama na odgovarajući način razgovarati. Rizik je nešto što se još nije dogodilo, a pitanje je nešto što se dogodilo. Pitanja su samo problemi s kojima se suočava vaš projektni tim.
Možda ste vidjeli da dolazi (i rukovodi se kao rizik za početak) ili bi to moglo biti potpuno neočekivano. Bilo kako bilo, dogodilo se sada i morate nešto učiniti!
Prekretnica
Prekretnice su točke u vremenu koje označavaju ključne trenutke tijekom projekta. Često se koriste za:
- Početak faze
- Kraj faze
- Kraj velikog dijela posla ili velike zadaće
- Imajući na umu određeni rok u nepodmirenom roku
- Nekretnine na plovilu
Razmislite o prekretnicama kao vrsti datuma koji biste napisali na svojem kalendaru kod kuće - velike važne trenutke u projektu poput završetka testiranja ili pokretanja partya. Prekretnice su jedna od devet komponenti Ganttovog grafikona , tako da ćete ih vidjeti na rasporedu projekata prikazanih kao dijamant.
Sponzor
Vaš projektni sponzor sjedi na projektu . Oni su osoba koja "posjeduje" projekt i dobivaju prednosti. Na primjer, ako pokrenete novi informatički sustav za tvornički tim koji će se koristiti, glavni direktor tvornice bio bi sponzor projekta. IT tim bi bio dio projektnog tima, ali oni ne bi preuzeli sponzorsku ulogu. Sponzor projekta je osoba s kojom se možete obratiti kada trebate smjer višeg menadžmenta. To bi moglo biti kako bi:
- Deblokiranje problema
- Pronađite neke resurse
- Odobrite proračun
- Donijeti odluke
- Slažem se na konačnu specifikaciju
I tako dalje. Voditelj projekta učinkovito izvještava sponzora tijekom trajanja projekta, kako u smislu strukture upravljanja crtama, tako i tjednim ili mjesečnim (ili stvarnim) projektnim izvješćivanjem.
Sudionik
Dionici su ostali koji su uključeni u vaš projekt. Neki će projekti imati široke skupine dionika koji pokrivaju svaki odjel u organizaciji. Drugi će imati ograničeni opseg. Neki su dionici izvan vaše organizacije, kao što su vlada ili regulatorna tijela.
Oni također trebaju biti informirani o aktualnim vijestima. Većina dionika će biti potpora (ili ambivalentnoj) promjenama koje donosi vaš projekt, ali neće svi biti!
Upoznat ćete dionike koji ne žele dobrodošlicu vašem projektu otvorenim rukama!