Ne ostavljajte svoje poruke iz nečije ruke
Evo više objašnjenja koje će vam pomoći da razumijete važnost poruke "izvan ureda" i zašto biste trebali zakazati određeno vrijeme za rad na njemu.
Postavlja očekivanja ... za sve
(Nadajmo se) da ćete dobiti rodiljni dopust nakon što se dijete rodilo. Ovaj put daleko od ureda je privatan i vrlo poseban. Nikada nećete dobiti ovaj put natrag sa svojim novorođenčad. Ikad. Stoga je važno zaštititi ovo razdoblje u vašem životu.
Znaš kako se osjeća da dobiješ radnu poruku e-pošte na odmoru, zar ne? Osjećate se primorani poslati brzi odgovor! Ali dok ste na dopustu, zapravo nemate vremena za "brz" odgovor.
Vi i vaša obitelj pozdravljate drugog člana u svijetu. Ovaj put vezivanja će biti ispunjen besane noći, nepredvidljiv raspored, hormonske fluktuacije, liječnik imenovanja, posjetitelji, i tko zna što još. Isto tako, bit će vam i dobre količine promjena u vama i svima oko sebe koje želite upravljati.
Pisanje e-pošte pod tim uvjetima neće proizvoditi vaš najbolji posao. Vaša poruka "izvan ureda" će vas zaštititi od prekida rada, kao i slabo osmišljenih poruka e-pošte.
Postavljanje granica je potrebno za to vrijeme. Kako bi vam pomogao da svoj život radite na čekanju, postavite novi prioritet da vaše novorođenče i sve što dolazi s njom dolaze prvi.
Kada izradite poruku o pravilnoj funkciji, vaši klijenti, suradnici i svi ostali koji vas pokušaju doći razumiju vaš novi prioritet i nadamo se da ga nećete prijeći.
Pa kako ste stvorili strašan "ne ometaj" poruku kako biste zaštitili takvo posebno vrijeme?
Dajte poruku "izvan ureda" Neke misli
Kada ste trudni oko 26 tjedana, počnite raditi na svojoj "izvan ureda". Ako dobijete opciju za spremanje naslova za ovu poruku, nazovite ga "Maternity Leave - izvan ureda".
Priprema poruke unaprijed daje vam veću kontrolu nad onim što će vaša poruka reći. Ti si taj koji poznaje vaš posao, koji će preuzeti vaše odgovornosti i kada se vraćate u ured. Odlučite želite li reći da ćete se vratiti na određeni dan, tijekom određenog tjedna ili uopće ne spomenuti datum. Ako ne date određenu osobu s kojom se pošiljatelj može obratiti, odlučite želite li spomenuti e-adresu svojeg upravitelja ili telefonski broj koji bi mogli nazvati.
Prilikom izrade ove poruke unaprijed ćete spasiti sve, uključujući i sebe, vrijeme i energiju. Možda ćete trebati neočekivano napustiti ured (znate, da biste isporučili bebu), tako da poruka postavljena daje vašem IT administratoru ili upravitelju pripremljenu poruku za upotrebu.
Želite da IT ili vaš upravitelj postavljaju ton ove poruke? Pakao ne!
Kad se poruka "izvan ureda" sprema, recite svom upravitelju. Sviđat će vam se čuti da ste spremni za izlaz i postoji još jedna stvar koju trebate učiniti kako bi vam pružili podršku.
Stvari koje treba uključiti u vašu poruku
Ispod je uzorak "izvan ureda" poruka koju možete koristiti. Kada omogućite poruku u softveru e-pošte, ona će automatski odgovoriti na poruke e-pošte poslane vama tijekom određenog vremena koje ste postavili.
Na vama je ako želite obavijestiti primatelje gdje se nalazite. Jednostavno možete reći da ste "izvan ureda" ili ih možete obavijestiti da ste na rodiljnom dopustu. Ako ne želite obavijestiti sve da ste na rodiljnom dopustu , jednostavno izbrišite tri riječi "za rodiljni dopust". Možete koristiti varijantu ove poruke e-pošte za produžene odmore ili poslovna putovanja!
Gdje vidite (zagrade), umetnite odgovarajuće riječi ili izraze za svoje okolnosti.
Zahvaljujemo na e-poruci. Ja sam izvan ureda na porodnom dopustu sve do (datum na koji očekujete povratak).
Ako vam je potrebna hitna pomoć, obratite se (ime kolega koji vas pokriva, s pojedinostima za kontakt, e-poštom vašeg upravitelja ili telefonskim brojem).
(Ako imate određene projekte koje pokrivate, navedite naziv projekta i osobu koja vas pokriva).
Ako vaša stvar nije hitna, na povratku ću odgovoriti na vašu e-poštu.
Lijepi pozdrav,
(Tvoje ime)