Kada projektni timovi rade dobro , oni mogu puno učiniti. Sve dok voditelj projekta ima dobar plan projekta i članove tima koji vole raditi zajedno, stvari imaju tendenciju da se pokreću glatko. Potrebni su potrebni resursi, ispunjeni su rokovi, a kvaliteta je, barem, prihvatljiva.
Kada članovi tima ne uspiju prema dogovorenim normama i standardima, prijetnja je vremenskog okvira, kvalitete i proračuna projekta. Slaba izvedba na projektima se događa s vremena na vrijeme. Kada se to dogodi, voditelji projekata moraju se brzo i učinkovito baviti kako bi smanjili štetu koju čini projekt. Neodređena slaba izvedba ne odlazi samostalno.
Važno je slijediti korake redoslijedom kojim se prikazuju sve dok se problem s izvedbom ne riješi. Kada se izvedba poboljšava, voditelj projekta više ne treba slijediti korake. Ako se problem ponovo pojavi, voditelj projekta može odlučiti pokrenuti korake ili pokupiti mjesto na kojem je prestao. Voditelj projekta mora koristiti profesionalnu prosudbu kako bi odlučio koji korak poduzeti. Savjeti od sponzora projekta mogu biti potrebni.
01 Obratite se problemu izravno s članom tima
Ponekad ljudi ne znaju da slabo rade i trebaju biti obaviješteni. Većina ljudi je spremna popraviti prave probleme kada su poznati. Ne biste li željeli znati jeste li bili u skladu s razumnim očekivanjima kolege?
Dođite do dogovora o tome kako će vas dvoje nastaviti. Oboje ćete trebati preuzeti obveze kako ćete se ponašati u budućnosti. Na primjer, možda ćete morati biti preciznije u komuniciranju onoga što očekujete, a član tima možda će morati postaviti pitanja koja će pojasniti kada ne razumije što se očekuje. Promjenom vašeg ponašanja potičete dobru volju od članova tima prema vama.
02 Dajte članu tima mogućnost ispravnog ponašanja
Kada član tima zna o njegovu uvredljivom ponašanju, dajte mu priliku da to ispravite. Kao što ste krenuli naprijed s projektom, potražite načine da postavite člana tima za uspjeh. Na primjer, ako ste raspravljali o nedostajućim rokovima člana tima, prijavite se s članom tima prije njegovog sljedećeg roka da biste vidjeli postoji li nešto što možete učiniti kako biste mu pomogli da ostvari sljedeći rok.
03 Povećajte problem nadzorniku člana tima
Ako pokušavate riješiti problem između vas dvoje, ne uspijete riješiti problem, sljedeći korak je eskalacija problema supervizoru člana tima. Kada idete na nadzornik, objasnite problem s izvedbom i navedite korake koje ste poduzeli da biste je riješili. Ako ste u dobroj vjeri pokušali riješiti situaciju, većina nadzornika će vam biti spremna pomoći.
Ponovno, dati članu tima mogućnost da ispravno ponašanje
Nakon što nadzornik člana tima bude upoznat s problemom, sada morate dati članu tima još jednu priliku da ispravi njegovo ponašanje.
U točkama u ovom procesu ispravljanja postupka, možda ćete biti u iskušenju ponoviti korake. Na primjer, možda ćete htjeti ponijeti problem članu tima drugi put prije odlaska na svog nadređenog. S vremena na vrijeme ovo je razumni tijek djelovanja. Drugi puta, samo produžite lošu izvedbu. Svaka situacija je drugačija, tako da koristite svoju procjenu i eventualno savjete od sponzora projekta ili svog šefa.
05 Povećajte problem sponzoru projekta
Ako se slaba izvedba još uvijek događa, zasićen si. Dao si priliku članu tima da ispravi ponašanje, i on ih je iscrpio. Učinili ste sve što možete da biste riješili problem odozdo prema gore, ali sada je vrijeme da se teška čekića ukloni s vrha prema dolje.
Poput kada ste podignuli problem nadzorniku člana tima, navedite sve relevantne informacije za sponzora. Idite na sastanak s projektnim sponzorom znajući što želite učiniti. Ako želite da jedan od sponzorskih vršnjaka savjetuje članu tima, kažite to. Ako želite da je član tima zamijenjen s nekim drugim, recite to. Sponzor je tamo da vam pruži podršku i daju vam ono što vam je potrebno da bi projekt bio uspješan. Obavijestite sponzora projekta što vam je potrebno.
Postoji mala vjerojatnost da se problem ne može riješiti intervencijom sponzora projekta. Ako je to slučaj, zamolite sponzora da ispita različite korake za rješavanje problema. Jednom kada sponzor pristane preuzeti problem, neka to riješi. Međutim, sponzor ne može riješiti ako ne upozorite pokrovitelja ako problem i dalje predstavlja problem.