5 Načini razlikovanja projektnog rada i uobičajenog rada
Kad razgovaram s ljudima u timovima, često mi kažu da nisu sigurni rade li na projektu ili "samo" rade kao i obično. Obje su uloge potrebne u jednoj organizaciji i jednako valjane, no može vam pomoći da shvatite što radite kako biste bolje vidjeli gdje se uklapa u cjelokupnu organizaciju.
Razmotrimo razliku tako da ste sigurni u koji je projekt i koji je dio posla kao i obično. Postoji pet glavnih razlika između projektnog rada i poslovanja kao i obično. Često ćete vidjeti "posao kao i obično" skraćeno kao BAU.
Projekti mijenjaju poslovanje; BAU identificira promjenu
Prvo, postoji razlika u načinu postupanja s promjenama.
Poslovanje kao i obično obavlja poslove. Drže svjetla. Oni služe korisnicima i pogoduju ciljeve. BAU timovi su prvi koji znaju kada postojeći poslovni procesi ne rade i više nisu prikladni za svrhu. Kada se to dogodi, BAU timovi su oni koji prepoznaju potrebu za promjenama.
Voditelj, kao dio strateškog pregleda, može predložiti koje promjene treba poduzeti za tu podjelu ili poslovnu jedinicu kako bi postigle svoje ciljeve. Ili, sjajna iskra u odjelu mogla bi predložiti promjenu kroz shemu prijedloga zaposlenika.
Na drugom kraju spektra možete imati puni poslovni slučaj koji je producirao viši menadžer da dostavi izmjene koje su potrebne kako bi pomogla njihovoj podjeli da dostigne svoje ciljeve za godinu dana.
To ne samo olakšava poslovne procese. Oni koji rade u BAU ulogama također mogu shvatiti da je promjena bitna zbog promjena u regulatornom okviru ili kao dio konkurentne situacije za organizaciju.
Frontline osoblje radi na pružanju strategije, i oni znaju što žele biti drugačiji od tamo.
Projekti su mehanizam za provedbu te promjene. Projekti donose promjene na i kroz BAU funkcije pomoću upravljanja projektima. Razjasnit ćemo što je upravljanje projektom dalje. Organizacija projekta radi na isporuci promjena koje su BAU timovi identificirali. To se događa nakon što prođe kroz postupak odobravanja projekta koji je obično poslovni slučaj i odobrenje višeg menadžmenta.
To ne znači da ljudi u projektnoj ulozi ne mogu nikada predložiti poboljšanja u poslovnoj praksi, ali to će činiti pod njihovom ulogom zaposlenika, a ne kao dio njihove uloge u projektu.
Ovaj odvojak, koji ćete također čuti sažeti kao 'promjena poslovanja, pokrenuti posao', vidljiv je i na kraju projekata. Promjena koju projekt provodi je isporuka izlaza. To bi mogao biti dio novog softvera, zgrade, nove usluge ili nešto drugo. Tim BAU-a odgovoran je za to i dobro iskoristiti za isporuku poslovnih koristi. Drugim riječima, projekt donosi sposobnost da dobije koristi, a BAU operacije koriste tu sposobnost da dobiju prednosti.
Projekti Upravljanje rizikom; BAU ublažava rizik
Za posao kao i obično funkcionira kako bi bila učinkovita, vidjet ćete da BAU timovi nastoje ublažiti sve rizike za operacije. Uzimanje nesigurnosti iz poslovanja za bolju organizacijsku stabilnost i ponovljive procese je dobra stvar.
Po svojoj prirodi da budu jedinstveni i nesigurni, projekti zahtijevaju element rizika. Tvrtka je malo skok u nepoznato samo radiš projekt, jer uvodi promjene i isporučuje nešto što nije bilo prije.
Projektni timovi stoga pristupaju riziku na drugačiji način od BAU strane organizacije. Voditelji projekata nastoje upravljati rizikom, kako pozitivnim tako i negativnim , kako bi dobili najbolje rezultate. To može uključivati ublažavanje rizika da bi se pokušalo ograničiti vjerojatnost da će se to dogoditi, ali uključuje i druge strategije upravljanja rizikom.
Malo je vjerojatno da ćete ikada ugroziti rizik na projektu, ali to biste mogli učiniti zbog dobrih operativnih razloga za rad BAU.
Projekti su vremenski vezani; BAU je u tijeku
Projekti imaju početak, srednji i kraj. Ovo je životni ciklus projekta . Zapravo, najdjelotvornija karakteristika projekta je da završi. Voditelj projekta i projektni tim rade na ovom projektu tijekom tog vremena. Tada je momčad raspala tijekom preuzimanja i završne faze na kraju.
BAU ne prestaje. Naravno, možete zatvoriti funkciju ili zaustaviti proces ako više nije potreban za poslovanje - iako će to biti upravljano kao projekt !. BAU funkcija proizvodi kontinuirani rad bez predvidivog datuma završetka.
Projekti se mogu kapitalizirati; BAU Često ne može biti
Projekti se mogu kapitalizirati i često BAU ne može biti - oslanjaš se na troškove poslovanja za svoj tekući posao kao i obično. Drugim riječima, računovodstveni tretmani za projekte i 'ostali' zadaci su različiti.
Financiranje projekta često se odnosi na dovođenje imovine u službu, što znači da se troškovi mogu kapitalizirati. U nekim slučajevima, ovisno o tome gdje se nalazite u svijetu i lokalnim računovodstvenim propisima, čak možete poduzeti troškove projekta ispod linije.
Troškovi BAU obično se smatraju operativnim troškovima i prate se u računu dobiti i gubitka poduzeća.
Financiranje projekata i financiranje poslovanja općenito je vrlo specijalizirano područje pa je uvijek najbolje savjetovati stručnjake za financije prije donošenja bilo kakvih prosudbi o tome što bi trebalo i ne bi trebalo biti kapitalizirano u vašoj organizaciji. Računovodstvena pravila razlikuju se od zemlje do zemlje, pa čak i od organizacije do organizacije gdje pojedine tvrtke posjeduju određene procese i načine poslovanja.
Ako ste u nedoumici, uvijek provjerite!
Projekti uključuju višefunkcionalne timove; BAU uključuje funkcionalne timove
Konačno, postoji velika razlika u sastavnicama projektnih timova. Projekti imaju tendenciju uključiti multidisciplinarne ekipe stručnjaka koji su se okupili kako bi pružili određeni output. Znanje o tome kako motivirati projektni tim je važno jer ponekad započinju projekti bez da se cilj priopći svima. Ako ljudi nemaju jasno razumijevanje o tome na što rade, tada oni nemaju najboljeg posla.
Projektni timovi čine ljudi koji ispunjavaju određene uloge. To nisu zvanja, nego pozicije unutar projekta s različitim odgovornostima. Glavne uloge projektnog tima su:
- Sponzor projekta
- Voditelj projekta
- Viši dobavljač (organizacija odgovorna za obavljanje posla, koja bi mogla biti interni tim kao IT ili vanjski izvođač ili dobavljač)
- Kupac (to može biti interni klijent kao što je drugi voditelj odjela ili, u organizaciji klijentskih usluga, korisnik za kojeg isporučujete projekt)
- Stručnjaci za predmetne teme (ljudi dovedeni timu ili za vrijeme trajanja projekta ili dijela projekta koji koriste svoje znanje kako bi doprinijeli uspjehu projekta).
Saznajte više o ulogama u projektnom timu .
S druge strane, BAU rade upravljaju funkcionalni timovi. Oni su stručnjaci u svoje pravo, ali grupirani zajedno kao podjela i normalno s manje cross-funkcionalne preklapanja na drugim odjelima od projektnih timova.
Obično je vrlo jasno o čemu bi trebali raditi i ciljevima tima. Oni će imati jasne ciljeve i viziju uloge koju odjel igra u tvrtki. Primjer bi bio tim za usluge korisnicima koji rade kao dio veće službe za korisničke usluge koje obrađuju pozive i poruke e-pošte od kupaca o vašem proizvodu.
To je komplicirano: postoji preklapanje. Na primjer, voditelj tima u tom pozivnom centru za kupce stručnjak je u svom polju. Oni se mogu poslati projektnom timu za upravljanje radnim paketom i resursima koji se odnose na isporuku dijela projekta koji se odnosi na kontakt s korisnicima. No, u svom projektnom radu, oni preuzima ulogu stručnjaka za predmetne materije, a ne voditelja tima za korisničke usluge. Kao članovi projektnog tima, oni će biti odgovorni za svoj dio proračuna projekta i imati visok stupanj diskrecije oko toga kako se rad provodi kako bi se postigli ciljevi. Možda to ne bi imali u svojoj ulozi BAU.
Sukob između BAU i projekata
Projektni rad i rad BAU-a mogu lijepo sjediti jedan uz drugoga, ali češće nego ne postoji napetost. To se događa jer projekti pokušavaju promijeniti status quo. Status quo dobro funkcionira, a ljudi uglavnom ne vole promjene, tako da će uvijek biti malo napetosti.
Drugo, kada tražite ljude da se pridruže vašem projektnom timu, mogu patiti od sukoba lojalnosti. Je li njihova prva odgovornost za svoj danski posao ili projekt? Ovdje mogu pomoći jasni ciljevi i snažna predanost projektu menadžmentu, kao i održavanje otvorenih komunikacijskih linija kako bi znali što bi trebali biti tvrtke i timski prioriteti.
Treće, održavanje poslovanja uvijek je prioritet. To ima implikaciju za projektne timove koji bi mogli vidjeti njihovo smanjenje sredstava, ključni resursi koji su se vratili na BAU uloge i vremenski rokovi odgađani jer je rad vezan uz čuvanje svakodnevnih operacija organizacije u tijeku.
Voditelji projekata mogu se frustrirati ovim, ali uvijek će to biti takvo i to bi trebalo biti. Nema smisla isporučiti fantastičan projekt ako se tvrtka u međuvremenu poprsje i nitko ne može koristiti ono što ste izgradili!
S tim smjernicama treba imati na umu da radite na projektima ili BAU ili oboje.