Strategije sastanka za rješavanje pitanja zaposlenika
No, obrnuto može biti istina: započnite pozitivan razgovor i pozovite druge da se pridruže, a ishod može biti produktivan sastanak sa svima koji hodaju daleko osjećajući da je sastanak vrijedno svoje vrijeme.
Jedna od najvećih pritužbi o poslovnim sastancima je da su oni često nepotrebni i troše dragocjeno radno vrijeme. Obavezno navedite svrhu sastanka , unaprijed odredite vrijeme koje ćete posvetiti sastanku (kao i sve otvorene rasprave), a zatim se pridržavajte tema sastanka i planiranog trajanja. Također biste željeli učiniti sastanke zanimljivijima uz sastanak ledolomaca ili zagrijavanja .
Ovdje su strategije za bavljenje zaposlenicima koji postavljaju pitanja tijekom sastanaka na koje ne želite odmah odgovoriti ili da ne želite adresu u bilo kojem trenutku tijekom sastanka.
Kada se odmah ponašati na pitanje
Ako je pitanje pravodobno i na zadatku i smatrate da treba riješiti, odmah mu odgovorite - ali kratko - a potom slijedite tako što ćete na kraju sastanka postaviti još pitanja ako imate vremena.
Podržite tvrdnju da se krećete s govorom tijela. Gledajte svoje bilješke ili se okrenite prema ploči i sl. Razdivajući trenutak u kontaktu s očima pokazujete da se krećete dalje. Ako pogledate u publiku (osobito uz podignute obrve), možda ćete poslati signal da ostavljate otvor za više pitanja.
Ako je publika negativna ili neprijateljska, priznajte njihove zabrinutosti, ali samo neizravno. Odvojite trenutak da vam objasni kako razumijete i podijelite svoje brige, ali ako se previše udaljite, ništa se neće ostvariti. Predlažite da ljudi kasnije pišu svoja pitanja ili dogovore da se s vama približe privatno gdje možete detaljnije raspravljati o njihovim problemima.
Odgovaranje na jedno pitanje dolazi u ruci jer je:
- Omogućuje imatelju sastanka da se obratite nečemu što možda nisu mislili;
- Šalje poruku da slušate svoju publiku;
- Uzimanjem samo jednog pitanja, također šaljete poruku da još uvijek upravljate sastankom, ali brinite o tome što sudionici razmišljaju.
Kako precizno odložiti pitanje
Ako će se pitanje postaviti kasnije na sastanku, navedite: "To je dobro pitanje i jedno ćemo se uskoro baviti."
Ako je pitanje postavljeno izvan teme i neće biti riješeno na sastanku, navedite skup posebnih uputa za rješavanje. Ako jednostavno odbijete odgovoriti na pitanje ili donositi presudu, "to nije svrha ovog sastanka", možda ćete poslati pogrešnu poruku svojim zaposlenicima: upravljanje ne brine.
Drugi način odgađanja pitanja o kojima se neće govoriti na sastanku je tražiti osobu da se s vama (ili nekom drugom odgovarajućom članicom uprave) privatno sastaje kako bi detaljnije raspravljala o svojim problemima.
Možda čak predlažete (ako je primjereno) da je pitanje dovoljno značajno da bi se osiguralo da se u budućem vremenu rješava na posebnom sastanku.
Odgoda pitanja je korisna jer:
- U povremenoj radnoj sredini zaposlenici se mogu osjećati previše slobodno da govore svoje umove i mogu preuzeti kontrolu nad sastankom;
- Većina ljutih ili nezadovoljnih zaposlenika želi se čuti više nego bilo što drugo. Dajući im sondiranje odbora u pravo vrijeme i postavljanje može pomoći izbjeći male probleme iz postaje veći problemi; i
- Zaposlenici trebaju i odgovaraju dobrom vodstvu. Ako menadžment održava kontrolu na pravičan i uravnotežen način, šalje poruku zaposlenicima koje uprava sluša, ali mora postaviti odgovarajuće granice.