Pregledajte ove savjete za otvaranje, čitanje i odgovaranje na poruke e-pošte s primjerima primljenih linija za e-poštu i formalnom i povremenom predstavljanju e-pošte.
Kako se predstaviti u e-pošti
Napišite poruku naslovnice za otvaranje poruke. Koliko poruka e-pošte otpada bez ikakve otvaranja? Obratite pažnju na ono što ste uključili u temu , tako da vaša ima priliku otvoriti. Budite specifični i neka čitač zna zašto pišete. Zadržite kratku temu, tako da primatelj može vidjeti, na prvi pogled, o čemu se radi.
Obratite svoju poruku osobi. Ako možete pronaći osobu za pisanje umjesto generičnu adresu e-pošte, npr. Hr@companyabc.com, moći ćete se osobno povezati s osobama koje želite ispuniti. LinkedIn, web stranice tvrtke i stranice društvenih medija su dobri načini za pronalaženje osoba s kontaktima .
Koristite formalni pozdrav. Ako pišete s određenim zahtjevom, služite se formalnim poslovnim pozdravom poput gospodina ili gospođe. Prva imena također funkcioniraju ako imate vezu s osobom ili pišete na povremeni način da biste pružili informacije umjesto da traže pomoć ,
Evo primjera pozdravnih poruka e-pošte i evo šanse za odabir pismo pozdrava i pozdrava .
Koristite svoje veze. Prilikom pisanja uvodne poruke e-pošte ili LinkedIn poruke ako imate nekoga tko ih je zajednički spomenuo. Upućivanje je jedan od najboljih načina za dobivanje savjeta ili pomoći.
Nemojte tražiti. Puno je bolje napisati prijedlog ili tražiti savjete nego što je diktirati nekome.
Na primjer, "Hoćete li mi dati povratne informacije o svom životopisu, ako to vrijeme dopušta?", Zvuči mnogo bolje nego "Molim vas, pregledajte moj životopis i vratite se meni." Budući da je pristojan i molba ćete dobiti dalje od toga da vam netko kaže što oni treba učiniti.
Držite ga kratko . Većina ljudi obriše poruke e-pošte i rijetko čita iza prvog paragrafa ili tako. Zadržite svoju poruku kratko - najviše 2 ili 3 stavka. Nemojte uključiti više od nekoliko rečenica u svaki odlomak. Ostavite razmak između svakog odlomka i drugog prostora prije zatvaranja i potpisa.
Jasno je zašto pišete. Vaša e-poruka treba jasno naznačiti tko ste, zašto pišete i što tražite od čitatelja. Upotrijebite prvi odlomak da biste se predstavili, drugi za svoj zahtjev, a treći zahvaliti čitatelju na njegovom ili njezinom razmatranju.
Koristite jednostavan font. Koristite jednostavan font (poput Calibri, Times New Roman ili Arial) i veličinu fonta koja je lako čitati. Veličina slova od 11 ili 12 točaka je čitljiva bez potrebe za škljocanjem. Evo kako odabrati stil i veličinu fonta .
Odaberite profesionalno zatvaranje. Vaše zatvaranje je gotovo jednako važno kao i vaše uvod. Završite svoju e-poštu s kratkim profesionalnim zatvaranjem. Evo kako završiti pismo s primjerima dobrih zatvaranja za upotrebu.
Uključi potpis. Olakšajte osobi koju šaljete kako bi se vratili u kontakt s vama. Uključite potpis s punim imenom, adresom e-pošte i telefonskim brojem. Uključite svoju poštansku adresu ako tražite pisani odgovor ili da vam nešto šalje. Evo kako postaviti svoj potpis e-pošte .
Proofread i provjera pravopisa. Kada se uvodite, važno je provjeriti i ispraviti provjeru poruke prije slanja. Imate samo jednu priliku da napravite dobar dojam, a pogreška s pogreškom prijetnji može potaknuti vašu e-poruku.
Pošaljite testnu poruku. Da biste bili sigurni da je vaša poruka savršena, najprije ga pošaljite, tako da možete provjeriti kako čitati i dati konačni izgled da biste bili sigurni da želite poslati.
Bcc: Ti. Uvijek je dobra ideja za Bcc: (slijepa kopija ugljika) u poruci.
Imat ćete zapis o tome da ga pošaljete i moći ćete se jednostavno vratiti na njega radi daljnjih komunikacija.
Primjeri e-pošte za uvodne predmete
- Uvod iz [Vaše ime ]
- Upitivanje o mogućnostima
- Pronašao sam vas kroz [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association, itd. ]
- [ Ime ] Preporučeno da vam se javim
- [ Ime ] Predložio sam dosegnuti
- Upućivanje iz [ Naziv ]
- Odredi [ Ime ]
Kada uvodite još dva čovjeka jedni drugima:
- Uvod: [ Naziv ] - [ Naziv ]
- Uvođenje [ Name ] u [ Name ]
- Povezivanje: [ Name ] - [ Name ]
- [ Naziv ] i [ Ime ] Uvod
Primjeri e-pošte
Formalno uvod
Draga gđa Smith,
Moje ime je Marcus Anderson, a ja pišem da zatražim vašu pomoć. Ja bih jako zahvalan na vašoj pomoći i savjetima.
Povremeni uvod
Bok Ime,
Moje ime je Cynthia, a ja radim za tvrtku koja se bavi zapošljavanjem ABCD-a. Nadam se da si dobro! Volio bih vam reći više o događaju koji pokrećemo.
Uvod u preporuku
Draga gđa Smith,
Ja sam prijatelj Alisa Markers, i poticala me da proslijedim svoj životopis. Alisa i ja smo zajedno radili na nekoliko projekata i pomislila da biste mi mogli pomoći pri traženju posla.
E-mail Uvođenje Netko drugi
Dragi Jonas,
Nadam se da ovo dobro pronalazi! Danas dolazim do predstavljanja kolegu Samantha Billings, koji se nedavno pridružio našoj tvrtki i preuzeo komunikaciju za tvrtku DBC.
Primjeri pregleda: Uzorak e-pošte i pisama
Predložena čitanja: Smjernice za pisanje profesionalne poruke e-pošte Kako formatirati poruku e-pošte