Razlika je u tome što osobni asistenti pomažu samo jednoj osobi, a mogu pomoći i osobnim zadacima poput kupovine ili zakazivanja društvenih angažmana.
Neki ljudi delegiraju projektni rad svojim pomoćnicima ili im se pridružuju pomoćnici u odsutnosti.
Zahtjevi za posao za osobne asistente
Iako ne postoji određeni minimalni zahtjev za osobnim asistentima u smislu obrazovanja, pozadina u poslovnom ili upravnom radu pomaže. Drugi ili treći jezik može biti važan iu nekim slučajevima. Općenito, vještine koje imate su važnije od vašeg obrazovanja. Rasprava o nekim od tih potrebnih vještina može vam pomoći da odlučite je li ova vrsta posla za vas.
Evo popisa vještina osobnog asistenta za životopise, pokrovne pisma, aplikacije za posao i intervjua. Obavezane vještine će varirati ovisno o poslu za koji se prijavljujete, pa također pregledajte naš popis vještina navedenih po zaposlenju i vrsti vještine . Pogledajte ovaj popis i provjerite jeste li koristili te vještine u prethodnim poslovima ili ste ih stekli tijekom treninga.
Napravite bilješke o tome kada i kako ste ih koristili ili razvili.
Zatim ih dodajte na svoj životopis i pismo pokrivanja ili držite pri ruci za popunjavanje zahtjeva za posao. Ljudi koji prikazuju aplikacije često će tražiti ključne vještine. Uskladite svoje vještine s onima koji su objavljeni kao potrebni za taj posao. Zatim budite sigurni da su navedeni u vašem pismu i navedeni na svom životopisu.
Također biste trebali razviti odgovore na intervju kako ste iskoristili svoje vještine na prethodnim pozicijama. Imati primjer kako ste riješili problem na radnom mjestu koristeći jednu ili više takvih vještina. Pokažite kako je pomoću vaših vještina pridonijela uspjehu projekta.
Primjeri osobnih vještina pomoćnika
Ovaj popis nije iscrpan, ali uključuje neke od najvažnijih, traženih vještina osobnih asistenata.
Organizacija i upravljanje vremenom
Kao osobni asistent, velik dio vašeg posla bit će održavanje nekog drugog organiziranog i na rasporedu. Zato morate biti dobro organizirani. Srećom, organizacija se može naučiti. Postoje specifične tehnike koje možete prilagoditi kako bi učinkovitije iskoristili vrijeme i kako biste na drugi način održali svoj život i posao vašeg upravitelja.
Pisana i verbalna komunikacija
Morat ćete razumjeti i slijediti upute te ćete morati prenijeti informacije jasno i iskreno. Ovisno o pojedinostima vašeg položaja, možda ćete morati dobrodošlicu klijentima, odgovarati na dopisivanje ili izraditi izvješća i prezentacije. Svi ti poslovi zahtijevaju vrhunske komunikacijske vještine, uključujući govorenje i pisanje, slušanje i čitanje.
Točnost i pažnja na detalje
Pozornost na detalje je kritična komponenta kako boravka u organizaciji tako i dobro komunikacije.
Neodređenost ili netočnost u najboljem slučaju stvaraju neučinkovitost, a također mogu uzrokovati ozbiljne pogreške ili otuđiti kolege vašeg upravitelja.
Poznavanje relevantnog softvera
Koji je softver koji ćete morati podnijeti može se razlikovati, no vjerojatno će uključivati obradu teksta, proračunske tablice, baze podataka, kalendare, objavljivanje na stolnim računalima i PowerPoint ili nešto slično. Mogućnost pružanja minimalne tehničke podrške je plus. Možda ćete morati procijeniti nekoliko različitih programa i aplikacija koje biste sami odabrali, a koji nude najbolje alate za postizanje ciljeva upravitelja. Uvijek, vaš je zadatak olakšati i jednostavniji rad vašeg upravitelja i to bi moglo zahtijevati mnogo rješavanja problema iza scene.
Takt i diskrecija
Kao osobni asistent, često ćete biti izloženi osjetljivom materijalu, od poslovnih tajni do vrlo osobnih podataka koje ćete morati čuvati u tajnosti.
Slična vještina je takt, sposobnost da lagano reagira ili ne prenese na informacije koje bi drugi ljudi mogli pronaći teško ili neugodno. Morate, recimo, biti sigurna osoba za vašeg rukovoditelja da bude ranjiva. Uostalom, samo ćete znati koliko im je potrebna pomoć.
Popis osobnih vještina pomoćnika
Administrativne vještine
Ove su vještine često dio opisa posla za osobni asistent ili vještine dodane vrijednosti. Vaš će poslodavac možda trebati nekoga tko može obavljati te zadatke za nju.
- Upravni
- imenovanja
- Dopisivanje
- zadataka
- Događaji
- Planiranje događaja
- podnošenje
- Provedbeni postupci
- Održavanje rasporeda
- sastanci
- Upravljanje uredima
- Upravljanje projektima
- Istraživanje
- Zakazivanje
- Diktiranje
- Primanje poruka
- Voditi bilješke
- Putni aranžmani
- Planiranje putovanja
Komunikacijske vještine
Kao osobni asistent, svi aspekti komunikacije važni su za taj posao. Budite spremni pokazati svoje iskustvo ili obuku.
- Javi se na telefon
- Komunikacija
- Pozdravljam posjetitelje
- Obrada upita
- Umrežavanje
- Neverbalna komunikacija
- Probni pozivi
- Verbalne komunikacije
- Pisane komunikacije
Financijske vještine
Imate li iskustva ili obuku za ove zadatke?
- Računovodstvo
- Proračun
- Nabava
- Katalog
- kupovina
Tehnološke vještine
Jeste li u mogućnosti koristiti različite platforme i uređaje te napraviti osnovno otklanjanje poteškoća?
- Računalo (PC, Mac, tablet)
- Upravljanje bazama podataka
- Microsoft Office
- Priprema prezentacije
- Izvještaji
- Obrada riječi
Osobna vještina vještina
Te su vještine često dio vaše osobnosti. Pokažite kako ste ih koristili i razvili.
- povjerljivost
- Diplomatski
- Diskrecija
- savitljivost
- interpersonalna
- multitasking
- Organizacija
- Pozitivan stav
- Rješavanje problema
- Stručni pristup
- Samo-motivirani
- Timski igrač
- Upravljanje vremenom
- Neovisno raditi
Ako niste koristili ove vještine na prethodnom poslu, pogledajte kako ste ih razvili na volonterskim ili neplaćenim poslovima ili ih koristite u vašem osobnom životu. Koristite li te vještine kao dio vjerske zajednice ili za studentski projekt u školi? Jeste li razvili vještine u sklopu sportskog tima ili individualnog sporta? To iskustvo može biti vrijedno i učiniti vam boljim kandidatom za poziciju.
Uzorak Nastavi osobnog asistenta
U nastavku uzorka koji je osmišljen za osobni asistent, obratite pažnju na to kako je nekoliko elemenata navedenih u tekstu uključeno u tekst - osobito početni "Kvalifikacijski sažetak".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobitel: 870.123.4567
Osobni pomoćnik
Detaljno orijentiran i visoko organiziran osobni asistent dobro upućen u pružanje besprijekornu podršku ravnateljima na razini C. Besprijekorno i neovisno obavljaju upravne, zakazane obveze i putovanja, kupnju i odgovornosti za planiranje događaja uz jednostavnu učinkovitost. Ključne kompetencije:
- Administrativni : Obradite osjetljive podatke i rješavajte sve dopisivanje i diktiranje s beskompromisnim integritetom i povjerljivošću. Osigurati okruženje bez stresa za izvršno odlučivanje proaktivnim koordiniranjem sastanaka i posebnih događaja i rješavanjem komplikacija u formativnim fazama.
- Komunikacije: Jednostavno izgradite odnose s klijentima, dobavljačima i dionicima projekta, osobno i pisanim putem. Adept u umrežavanju diplomatski između stranaka kako bi se osiguralo kvalitetno provođenje projekata i događaja.
- Financijska uprava: u mogućnosti iskoristiti obrazovanje u računovodstvu kako bi točno balansirala knjige i izvršila proračunske i nabavne funkcije.
- Ključne prednosti: Pozitivan i savršeno profesionalan u ponašanju, s mogućnošću ulaska povjerenja i angažmana drugih. Tehničke osobine uključuju Microsoft Office Suite, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Fluent na španjolskom.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Osobni asistent predsjednika (20XX do danas)
Osigurati sveobuhvatnu administrativnu i osobnu potporu osnivačici butik financijskog savjetodavnog poduzeća s opsegom odgovornosti koja uključuje diktiranje, dopisivanje, upravljanje uredom, odnose dobavljača, raspoređivanje imenovanja, koordinaciju putovanja i funkcije planiranja događaja.
- Planirali su sve detalje za vrlo uspješne odnose s klijentima, uključujući vikende tenisa i tenisa, seminare o financijskom planiranju i banketima dioničara.
- Sourced i osiguran troškovno učinkovit putnički i zabavni dobavljači, smanjujući putne troškove za 15%.
- Koristi se Adobe Creative Suite za stvaranje vizualno zanimljivih novih marketinških brošura i mjesečnog newslettera.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Administrativni asistent (20XX do 20XX)
Poslužio je kao administrativni asistent za skupinu od tri CPA-a. Pozdravio je klijente i prikupio osobne kontakte i financijske informacije; organizirane datoteke klijenata. Planirali su i bilježili bilješke na sastancima, obradili prijem telefona i obrađenu korespondenciju.
- Često su pohvalili i klijenti i poslodavci zbog veselog ponašanja i snažne pažnje na detalje.
- Pomaže obučavanju klijenata i novog osoblja u korištenju vlastitog softvera za upravljanje porezom.
Obrazovanje
BS u poslovnoj administraciji (manje: računovodstvo); 3.52 GPA
Sveučilište Missouri, Columbia, MO
Teniski tim, Kappa Alpha Theta Sorority, klub Toastmasters, godina u inozemstvu u Madridu, Španjolska